Een grootboek vormt de ruggengraat van de financiën van een bedrijf, organisartie of instelling. Het speelt een centrale rol in het boekhoudsysteem en is essentieel voor het toezicht op en de analyse van de financiële situatie van een onderneming. Door een grootboekrekeningschema te gebruiken organiseer en registreer je alle financiëne transacties op een ordelijke manier. Maar wat is een grootboekrekeningschema precies? In dit artikel leggen we het je uit.
Wat is een grootboek?
Laten we beginnen met een belangrijke vraag: wat is een grootboek? Dit is de plaats waar de informatie uit het journaal wordt georganiseerd en opgeslagen. Elke rekening heeft zijn eigen grootboek en alle transacties met betrekking tot die rekening worden in het grootboek geregistreerd. In het grootboek vind je ook het lopende saldo voor elke rekening. Vroeger bestond het grootboek uit papier, maar tegenwoordig heb je er verschillende boekhoudprogramma’s voor. Daardoor hoef je niet alles meer zelf te doen. Natuurlijk is het ook handig om een professional in te schakelen, zoals een boekhouder of accountant. Aan de hand van alle financiële gegevens stelt deze specialist de jaarrekening van jouw onderneming op.
Wat is een grootboekrekeningschema?
Een belangrijk onderdeel van een grootboek die je simpelweg niet over het hoofd kunt zien is de lijst van rekeningen. Elke rekening heeft een uniek nummer of code, zodat je het eenvoudig terug kunt vinden. Het rekeningschema biedt een structuur voor het organiseren van financiële gegevens. Zo bevat het doorgaans categorieën als activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.
Journaalpost
Een onmisbaar onderdeel van een grootboek is de zogeheten ‘journaalpost’. In dit document leg je alle transacties vast. Elke boeking krijgt een eigen transactienummer. Wederom vereenvoudigd dit het terugvinden van bepaalde gegevens. Ook bevat de journaalpost informatie zoals de datum van de transactie, de betrokken rekeningen en het bedrag van de transactie.
Proefbalans
Een ander belangrijk onderdeel van een grootboek is de proefbalans. De proefbalans is een rapport dat de saldi van alle rekeningen samenvat. In feite is het een financieel overzicht met een samenvatting van alle financiële transacties van een bedrijf, instelling of organisatisatie binnen een bepaalde periode. Misschien wil je graag een proefbalans opstellen voor het afgelopen halfjaar. In dat geval is het een tussentijds rapport dat jouw bedrijf gebruikt om de boekhouding te controleren en om er voor te zorgen dat de balans klopt.
Lijst met rekeningen
In een proefbalans vind je een lijst van alle rekeningen van het bedrijf, waaronder de activa, passiva, opbrengsten en kosten. De totale debet- en creditbedragen kun je ook teruglezen. Aan de hand van deze informatie kan een boekhouder het saldo van elke rekening controleren en zo bepalen of de boekhouding wel of niet klopt. Zodoende is de proefbalans een belangrijk hulpmiddel om eventuele fouten of onjuistheden in de boekhouding op te sporen voordat ze beginnen aan het opstellen van de jaarrekening.
Jaarrekening
Tenslotte maakt een jaarrekening deel uit van het grootboekschema. Ook dit is een financieel overzicht, maar dan over een heel jaar. Het is een zeer gedetailleerd verslag met informatie over de prestaties van een onderneming in het afgelopen boekjaar. Zowel de inkomsten als uitgaven, winst en verlies worden daarin meegenomen. Op basis van deze informatie zie je al vrij snel wat de financiële positie van een onderneming is, zowel in positieve als in negatieve zin.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
