Wat is Debiteurenbeheer? Uitleg en tips voor je boekhouding

Debiteuren en crediteuren zijn een onmisbaar onderdeel van de administratie van een bedrijf. De boekhouder die de financiën van een bedrijf controleert weet er alles van. Maar wat is debiteurenbeheer precies en waarom is het zo belangrijk? In dit artikel leggen we het je haarfijn uit.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer verwijst naar het proces van het succesvol innen van het geld van klanten die producten en/of diensten bij een bedrijf hebben gekocht. Deze procedure draagt bij aan de financiële gezondheid en het algemeen welzijn van het bedrijf. De reden daarvoor is simpel: er komt geld binnen en zodoende is er sprake van kapitaal. Het geld maakt investeringen mogelijk én zorgt er voor dat bedrijven eventuele schulden op tijd kunnen betalen. Een bedrijf dat dit voor elkaar krijgt is niet alleen financieel gezond, maar heeft vaak ook een goede binding met klanten. Die kopen immers graag producten en/of diensten en betalen netjes op tijd. En daardoor kan het bedrijf blijven voortbestaan. Een fijne wisselwerking!

Klik hier voor meer informatie

Hoe zorg je voor effectief debiteurenbeheer?

Allemaal leuk en aardig, maar hoe zorg je nu voor effectief debiteurenbeheer? Gelukkig zijn daar enkele handige methodes voor. Zo is het belangrijk om duidelijke aflossingstermijnen in te stellen en aan te geven. Deze moeten bestaan uit de dag van betaling, het verschuldigde bedrag en de betalingsmethode. De interactie met klanten over deze voorwaarden moet zowel duidelijk als beknopt zijn. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of de betalingen op tijd worden gedaan. Is dat niet het geval? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de klant.

Tip: let op de credit score van klanten

Een bedrijf kan niet bestaan zonder klanten. Maar die moeten natuurlijk wel op tijd betalen. Misschien wil je graag weten of een nieuwe klant betrouwbaar is. In dat geval raden we aan om naar hun credit score te kijken. Krediet- en hypotheekverstrekkers doen dit al jaren om de kredietwaardigheid van potentiële klanten te bepalen. Deze manier van werken vermindert het risico op wanbetaling. Zo accepteren sommige bedrijven geen klanten met torenhoge schulden.

Controleer de klantenadministratie regelmatig

Als het goed is heb je als bedrijf een uitgebreide klantenadministratie. Wees je bewust van het feit dat de informatie kan verouderen. Controleer relevante informatie daarom regelmatig, zoals contactgegevens, de betalingsgeschiedenis en de kredietwaardigheid van klanten.

Wat te doen als klanten te laat zijn met betalen?

Wanneer betalingen te laat zijn, is het belangrijk om snel te handelen. Stuur herinneringen of bel desnoods naar de klant. Helaas is het soms nodig om een incassobureau in te schakelen. Het is echter belangrijk om professioneel en begripvol om te gaan met klanten die moeite hebben met betalen. Dit is een manier om goede relaties te onderhouden en het risico op negatieve recensies of schade aan de reputatie van het bedrijf te verminderen.

Wat is het nut van incassosoftware?

Een ander nuttig hulpmiddel bij debiteurenbeheer die we graag even willen noemen is het gebruik van incassosoftware. Deze software kan helpen bij het automatiseren van veel van de taken die komen kijken bij het innen van schulden. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van herinneringen, het creëren van rapporten en het bijhouden van de betalingsgeschiedenis. Dergelijke software helpt het proces te stroomlijnen en de werkdruk voor jou en/of het personeel te verminderen. Bij deze een top 5 van incassosoftware voor ondernemers:

Yazoom
AFAS
Vrendly
CreditDevice
Praclox

Wanneer moet je een incassobureau inschakelen?

Naast het gebruik van technologieën als Yazoom en AFAS is het soms een goed idee om incassodiensten in te schakelen. Dit zijn experts als het om het innen van schulden gaat, inclusief de juridische kant van de zaak. Ze weten precies hoe de vork in de steel zit en helpen jou graag. Aan de andere kant liggen de kosten van incassobureau’s hoger dan die van incassosoftware. Ga dus wel na of je deze diensten écht nodig hebt.

Waarom een nauwkeurige administratie van levensbelang is

Of je nu incassosoftware gebruikt of expert inschakelt: bij het beheer van debiteuren is het altijd belangrijk om een nauwkeurige administratie bij te houden. Noteer niet alleen alle betalingen, maar ook de communicatie met klanten. Deze informatie kan worden gebruikt om de voortgang van incasso’s te volgen en eventuele problemen op te sporen. En wellicht komt het ook van pas bij het opstellen van rapporten op te stellen voor het management. Deze informatie is uiterst nuttig als er vanwege wanbetaling toch juridische stappen worden ondernomen.

Zo vind je de meest effectieve methode voor debiteurenbeheer

Tenslotte willen we benadrukken dat het debiteurenbeheer altijd actueel moet blijven. Soms moet je bepaalde betalingsvoorwaarden aanpassen of de klantenadministratie bijwerken. Dat is nu eenmaal onderdeel van het vak. Niks blijft hetzelfde! Wel is het zo dat debiteurenadministratie dankzij geavanceerde software steeds eenvoudiger uit te voeren is. Hoe dan is het een kunst om de meest effectieve methode te vinden om betalingen van klanten te innen. En tegelijkertijd dien je een goede relatie met jouw klanten te behouden. Best een uitdaging wanneer je aanmaningen moet sturen!

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is debiteurenbeheer?