Welke Ledenadministratie software werkt het best?

Als vereniging is het essentieel om een ledenadministratie bij te houden en in dit artikel belicht ik de eenvoudigste manier om dit te doen. Er komen verschillende online programma’s aan bod, waarbij de functies, gebruiksvriendelijkheid, kosten en meer met elkaar worden vergeleken. Zo weet jij na het lezen van dit artikel precies welke software het beste is voor het bijhouden van de ledenadministratie van jouw vereniging, club of zelfs stichting.

Kort samengevat is dit de beste ledenadministratie software:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
• Exact Online – Beste voor grote verenigingen
• Club Collect – Beste voor kleine verenigingen

Wat is een ledenadministratie?

Voordat ik inga op ledenadministratie software, eerst even een korte samenvatting wat een ledenadministratie precies inhoudt en waar deze wettelijk gezien aan moet voldoen. En daarbij maakt het niet uit of het nu gaat om een politieke partij, een kerk, een sportclub, een Vereniging van Eigenaren of een muziekvereniging. Het is namelijk verplicht om een goede ledenadministratie bij te houden, en naast deze administratieplicht zit daar ook een bewaarplicht van 7 jaar aan verbonden. ledenadministratie valt namelijk onder de boekhouding van een vereniging, en dient daarom aan dezelfde bewaarplicht te voldoen. Over het algemeen neemt een penningmeester het bijhouden van de ledenadministratie op zich.

Het is dus belangrijk om te weten welke gegevens van leden je verplicht bent om te verzamelen en bewaren, maar ook hoe je dit op een veilige manier doet in overeenstemming met de privacywetgeving. Zo moet je eerst toestemming vragen aan een lid of je gegevens mag verwerken, heeft dit lid het recht om deze gegevens in te mogen zien, mogen de gegevens enkel voor het oorspronkelijke doel worden gebruikt en dient de vereniging te zorgen voor het beveiligen van deze gegevens. Bij dit laatste is ledenadministratie software erg handig, aangezien de software al beschikt over een veilige opslag en de benodigde veiligheidsmaatregelen.

Ook zorgt ledenadministratie software voor een duidelijk overzicht van alle gegevens, dat voor meerdere (bevoegde) gebruikers toegankelijk is. Deze gebruiksvriendelijkheid is van groot belang, bijvoorbeeld als iemand uit het bestuur een bepaalde taak moet overnemen en hierdoor direct met het systeem aan de slag kan. Dit is positief voor de onderlinge communicatie, aangezien alle betrokkenen dezelfde informatie kunnen opzoeken. Tevens kunnen er met ledenadministratie software handige rapporten worden aangemaakt en worden de gegevens op een duidelijke en overzichtelijke manier gepresenteerd. Ongeacht de omvang van de vereniging en het aantal leden.

Een ledenadministratie die niet voldoet aan de wettelijk gestelde eisen door de Nederlandse overheid, loopt kans op het krijgen van een sanctie. Iets dat je natuurlijk liever wil voorkomen. Met name voor grotere verenigingen of verenigingen waarvan het aantal leden groeiende is, biedt ledenadministratie software een uitkomst. Sommige pakketten maken het zelfs mogelijk voor leden om bepaalde gegevens zelf te wijzigen, wat ontzettend handig is. Daarnaast vinden veel leden een online ledenadministratie erg prettig, omdat het een stuk transparanter is. Zo weten leden precies welke gegevens van hen zijn opgeslagen en waar.

Tenslotte biedt ledenadministratie nog een groot voordeel en dat is dat fouten in de administratie worden voorkomen, in vergelijking met bijvoorbeeld een administratie in Excel. Berekeningen worden namelijk voor je gedaan en ook handmatig overtypen behoort zoveel mogelijk tot het verleden. Daarnaast is het een stuk goedkoper dan de gehele ledenadministratie uit te besteden aan een boekhouder of accountant, en heeft het bestuur en de penningmeester altijd een duidelijk overzicht van de financiële stand van zaken.

Welke gegevens worden opgenomen in een ledenadministratie?

Een ledenadministratie bestaat uit persoonlijke gegevens van leden, waarbij je kunt denken aan namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en bankgegevens. Deze ledenlijst mag enkel worden gebruikt door de vereniging voor het besproken doel, en de gegevens mogen dus niet zomaar worden verstrekt aan derden. Omdat deze gegevens nogal vaak wijzigen, biedt ledenadministratie software een uitkomst en het scheelt de penningmeester een hoop werk. .

Alle voordelen van een online ledenadministratie op een rij

• Transparantie, aangezien gegevens op een eenvoudige manier kunnen worden ingezien en indien nodig worden gedeeld
• Tijdbesparend, het bijhouden van een online ledenadministratie met daarvoor bestemde software is erg efficiënt en sommige software stelt leden in staat om zelf gegevens te wijzigen
• Overzichtelijk, alle gegevens worden op een duidelijke manier gepresenteerd voor een goed overzicht, inclusief rapportages
• Betere communicatie, omdat iedereen uit de voeten kan met de software, komt dit ook ten goede aan de onderlinge communicatie binnen het bestuur en die met de leden
• Gebruiksvriendelijk, als bepaalde taken moeten worden overgedragen binnen de vereniging, is dit veel eenvoudiger dan bijvoorbeeld een administratie in Excel
• Kostenbesparend, online ledenadministratie software is veel goedkoper dan het inhuren van een administratiekantoor om deze werkzaamheden te verrichten
• Veilig, met de juiste software voldoe je automatisch aan een beveiligde opslag van gevoelige data, in overeenstemming met de huidige wet- en regelgevingen
• Minder fouten, omdat veel handelingen worden geautomatiseerd en er geen handmatige berekeningen hoeven worden uitgevoerd
• Makkelijke opslag, zowel het bewaren van de data als het voldoen aan de bewaarplicht is een fluitje van een cent met behulp van goede ledenadministratie software

Extra opmerking: Een stichting is net iets anders dan een vereniging, maar ook stichtingen kunnen baat hebben bij ledenadministratie software. Alleen niet om de gegevens van leden van de vereniging bij te houden, maar van bijvoorbeeld hun donateurs. Dus ook als je een stichting runt, kan dit artikel en de genoemde software erg nuttig zijn.

De beste ledenadministratie software

Nu je weet waar een ledenadministratie allemaal aan moet voldoen, is het tijd om de beste software oplossingen te bekijken. Ieder met zijn eigen voor- en nadelen natuurlijk. Er is namelijk niet één oplossing die het beste is voor iedere vereniging, en welk pakket het beste bij jouw vereniging past is afhankelijk van verschillende factoren zoals: de grootte van de vereniging, het budget, wie de software gaat gebruiken, en meer.

De eerste functie die onderdeel is van Club Collect is het online inschrijfformulier. Dit formulier is geheel naar wens aan te passen met eigen velden en kan vervolgens op de site van de vereniging worden geplaatst. Zodra er een nieuw lid is bij gekomen ontvang je hiervan een melding en ook het innen van de contributie verloopt geheel geautomatiseerd, inclusief de keuze uit verschillende abonnementen. Contributies kunnen automatisch worden geïnd, maar ook gespreid worden betaald evenals het doen van betalingen via diverse online betaalopties zoals iDEAL en PayPal. Indien gewenst kunnen betalingen worden gecombineerd, als er bijvoorbeeld meerdere leden van een gezin lid zijn van een bepaalde club of vereniging.

De interface van Club Collect is erg modern en overzichtelijk, waarbij gegevens kunnen worden gefilterd en leden kunnen worden gegroepeerd. Het is mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijkertijd in de software te werken en leden kunnen hun eigen gegevens via de online omgeving aanpassen. Als je ervoor kiest om gebruik te maken van de ledenadministratie software van Club Collect, voldoet deze automatisch aan de AVG richtlijnen. Wat dus iets is dat je direct van jouw to-do lijstje kunt schrappen. Daarnaast beschikt de software over een versleutelde verbinding en over diverse beveiligingscertificaten. Ook kun je via Club Collect nieuwsbrieven versturen om leden betrokken te houden bij het wel en wee van de vereniging, maar indien gewenst kan dit ook via een koppeling met bijvoorbeeld MailChimp.

Club Collect beschikt over drie verschillende opties waarbij de kosten worden berekend op basis van het aantal leden en de gebruikskosten. Hoe duurder de kosten per lid, hoe meer mogelijkheden je hiervoor terug krijgt. Het is mogelijk om een gratis demo aan te vragen, en een van de opties is zelfs geheel gratis. Het gratis ledenadministratie software pakket is een goede optie voor kleinschalige verenigingen, en de kosten per lid voor de overige twee pakketten zijn €0,12 en €0,20 per persoon per maand. De gebruikskosten variëren, waarbij het belangrijk is dat deze ook in rekening worden gebracht als je het gratis pakket afneemt. Voorbeelden van gebruikskosten zijn: €0,25 voor een iDEAL betaling en €0,10 voor een SMS bericht. Indien je voor het duurste pakket kiest, vallen sommige van deze gebruikskosten weg of kun je gebruikmaken van een gereduceerd tarief.

Een van de functies die onderdeel is van de ledenadministratie software van e-Boekhouden.nl is het eenvoudig bijhouden van persoonlijke data, die je in één keer kunt importeren. Naast vaste velden is het mogelijk om zelf vrije velden aan te maken, voor het bijhouden van specifieke gegevens. Per lid kun je precies aangeven wat de contributie bedraagt, die je handmatig maar ook middels een automatisch incasso kunt innen, evenals het instellen van de gewenste termijn(en). Eventuele losse kosten kun je eenvoudig factureren, waarbij het ook mogelijk is om dit voor een gehele groep te doen. Tenslotte kun je net als bij de software van Club Collect nieuwsbrieven versturen vanuit de software zelf, naar alle leden of bepaalde groepen.

Het ledenbeheer is onderdeel van de facturatiemodule, welke los is af te nemen voor €9,50 per maand als je boven de 240 boekingen per jaar zit. Zit je hieronder, dan ontvang je zowel de facturatiemodule (inclusief ledenbeheer) en de boekhoudmodule voor het bedrag van €9,95. Waarmee je dus ook de gehele boekhouding van de vereniging kunt regelen. Indien je de boekhoudmodule los wil afnemen als je boven de 240 boekingen per jaar zit, dan kost deze €14,50 per maand. De software is geheel gratis uit te proberen voor 14 dagen en in ruil voor het plaatsen van reclame op de site van je vereniging, ontvang je 15% korting als je overstapt op een betaald abonnement. Deze korting geldt trouwens ook voor stichtingen. Het grote voordeel van de software van e-Boekhouden is dat er geen verborgen kosten zijn, daarnaast is het abonnement maandelijks opzegbaar en inclusief een onbeperkt aantal gebruikers.

De softwaremodule ledenbeheer werkt op basis van ledenkaarten, waar je alle gegevens van een lid vindt, zoals contactgegevens en betaalinformatie. Nieuwe leden kunnen handmatig worden ingevoerd, of leden kunnen zichzelf aanmelden via de website door gebruik te maken van een online contactformulier van de Websitebeheer module. Houd er dus rekening mee dat je voor deze laatste optie twee modules moet afnemen. Net als bij de voorgaande twee aanbieders is het ook bij e-Captain mogelijk om eigen velden aan te maken, voor het noteren van specifieke gegevens. Alle data is extra beveiligd en je dient niet alleen met je gebruikersnaam en wachtwoord in te loggen, maar ook met een pincode. Als je gebruik maakt van de ledenadministratie van e-Captain voldoe je automatisch aan de AVG regelgeving.

e-Captain heeft een aantal handige en unieke functies, die veel verenigingen van pas zullen komen. Denk aan het indienen van declaraties en het maken van een vrijwilligersplanning (rooster). Daarnaast is de software inclusief gebruik van de gratis app genaamd Cappie. Deze app kan worden vormgegeven op basis van de kleuren van jouw vereniging, is inclusief een mobiel forum en beschikbaar voor zowel Android als iOS.

De software van e-Captain is maar liefst 6 weken lang gratis uit te proberen. Indien je wil gaan voor een betaald abonnement, wordt de prijs berekend op het aantal actieve en inactieve gebruikers. Bij minder dan 300 actieve leden en minder dan 500 inactieve leden of relaties, betaal je een vaste prijs van €365 per jaar. Hoe meer leden; hoe duurder de software, met een maximale prijs per jaar van €765. Het grote voordeel van dit prijsmodel is dat je ook als kleine vereniging (of stichting) gebruik maakt van alle functies en je nooit voor verrassingen komt te staan. Echter is het dus niet mogelijk om een maandabonnement af te sluiten.

De ledenadministratie software van Exact is dus enorm uitgebreid en de software is te koppelen met tal van externe en interne applicaties. Daarnaast heb je met een Exact Online abonnement gratis toegang tot de Exact klantenservice, evenals de kennisbank, waar je niet alleen tekstuele informatie vindt maar ook video tutorials en seminars. Een van de voordelen van de ledenadministratie van Exact is dat je deze koppelt aan de bankrekening van je vereniging. Zo worden betalingen van leden automatisch verwerkt en dit scheelt een hoop handmatig werk. Let wel even op of de koppeling beschikbaar is voor de bank van jouw vereniging, op het moment van schrijven is er een automatische bankkoppeling beschikbaar voor Bunq, RaboBank, ABN AMRO, Knab en ING.

Ook het innen van contributies gaat bijna geheel automatisch, waarbij je factureert in eigen huisstijl en ook een automatisch incasso behoort tot de mogelijkheden. Samenwerken met je accountant of boekhouder is erg eenvoudig, evenals het toekennen van bepaalde rechten per gebruiker.

Exact Online is 30 dagen lang gratis uit te proberen zonder verplichtingen, evenals eventuele koppelingen. Wat betreft de betaalde pakketten heb je de keuze uit vier verschillende opties, namelijk Exact Online Boekhouden Essentials voor €42, Exact Online Boekhouden Plus voor €82, Exact Online Boekhouden Professional voor €122 en Exact Online Boekhouden Premium voor €212. Alle prijzen zijn per maand en elk abonnement is maandelijks opzegbaar. Houd er rekening mee dat het goedkoopste pakket geschikt is voor slechts 5 verkoopfacturen per maand, waarna er extra kosten in rekening worden gebracht. Het is toch verstandig om de extra kosten even te bekijken, aangezien niet alle functies onderdeel zijn van het pakket. Hoe duurder het pakket hoe meer mogelijkheden je ontvangt, evenals een groter aantal administraties en/of gebruikers.

Top 4 ledenadministratie software met elkaar vergeleken

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.