VvE Administratie Software, Administratievereisten en meer

Een VvE is een rechtsvorm, waardoor ook een VvE onderhevig is aan het bijhouden van een administratie. En net zoals iedere rechtsvorm, dient deze dus ook te voldoen aan bepaalde wetten, regels en verplichtingen. In dit artikel bekijken we wat een VvE precies is, waar de administratie van een VvE aan moet voldoen en hoe je deze het makkelijkste bijhoudt, bijvoorbeeld door het gebruik van online boekhoudsoftware.

Kort samengevat is dit de beste software voor de VvE administratie:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
• Exact – Beste voor boekhouden en leden bijhouden
• Snelstart – Eenvoudig en makkelijk op te zetten

Wat is een VvE?

VvE is de afkorting voor Vereniging Van Eigenaren en het is een rechtsvorm die de gezamenlijke belangen van eigenaren vertegenwoordigt die wonen in een appartementsgebouw. Het is dus een vereniging, maar dan in een bijzondere vorm die ervoor zorgt dat de regels worden nageleefd. De VvE zorgt ook voor het onderhouden van gemeenschappelijke ruimtes, denk aan de hal en een eventuele tuin, maar ook de gevels en het dak. Als je een appartement koopt, wordt je automatisch lid van de VvE. De kosten die je hiervoor betaalt verschillen per VvE en zijn afhankelijk van de geboden service, de hoeveelheid onderhoud en eventuele extra kosten zoals bijvoorbeeld investeringen in energiebesparende maatregelen.

Waar moet de administratie van een VvE aan voldoen?

Een van de belangrijkste taken waar een VvE aan moet voldoen op administratief gebied is het beheer van de financiën. Hier komt echter best wat bij kijken, zoals de maandelijkse administratie maar ook het opstellen van de jaarlijkse afrekeningen. Hieronder een overzicht van een aantal zaken waar een VvE administratie mee te maken krijgt:

Exploitatierekening

Net als de winst- en verliesrekening van een onderneming, heeft een VvE een exploitatierekening waarin de baten en lasten staan. Hierin worden de inkomsten en uitgaven genoemd en verantwoord. De enige uitgaven die niet vermeldt staan in de exploitatierekening van de VvE, zijn uitgaven die te maken hebben met groot onderhoud.

De exploitatierekening dient een gespecificeerd overzicht te geven van de baten en lasten. Denk bij de inkomsten bijvoorbeeld aan: de ledenbijdragen, renteopbrengsten en overige inkomsten (zoals boetes die zijn betaald door leden). Deze inkomsten moeten individueel worden vermeld en mogen niet enkel als een totaalbedrag worden opgesomd. Het is belangrijk dat deze inkomsten inzichtelijk zijn, zodat de leden kunnen zien waar ze vandaan komen. Voor de uitgaven of kosten geldt hetzelfde, alleen zijn dit er vaak een stuk meer. Bij de lasten kun je denken aan: onderhoudskosten, reserveringen voor groot onderhoud, verenigingskosten, schadevergoedingen, verzekeringen, juridische kosten, kosten voor nutsvoorzieningen zoals water en elektra, en gemeentelijke lasten. Wat de kosten precies zullen zijn en welke categorieën er worden opgesteld, verschilt per VvE.

Een exploitatierekening kan ontzettend uitgebreid zijn, door alle baten en lasten tot in detail uit te splitsen. Denk bijvoorbeeld aan het specificeren van de onderhoudskosten zoals tuinonderhoud, schoonmaakkosten van de gemeenschappelijke hal of het vervangen van de batterijen voor de rookmelders in gemeenschappelijke ruimtes. Enkel de categorieën die van toepassing zijn dit jaar, hoeven in de exploitatierekening te worden opgenomen.

Jaarrekening

Een ander onderdeel dat verplicht is voor de VvE administratie is de balans. Welke samen met de bovengenoemde exploitatierekening en een toelichting de jaarstukken vormen. De balans bestaat uit het vermogen en de schulden van de VvE, plus bezittingen en vorderingen (zoals bijvoorbeeld achterstallige contributie die nog ontvangen dient te worden.) Over het algemeen is er een kascommissie aangesteld binnen de VvE die de jaarstukken (exploitatierekening, balans en toelichting) controleert. Zij dienen te beoordelen of alle benodigde informatie is opgenomen en of dit juist is. Zij bekijken dus wat er is binnengekomen, hoeveel geld eruit is gegaan en wat er op dat moment nog aan eventuele reserves aanwezig is. De taak van de kascommissie moet worden gedaan door twee VvE leden die niet in het bestuur zitten, of door een professionele accountant.

De jaarrekening moet ook worden voorzien van een eigen toelichting en dit alles dient voltooid te worden, binnen zes maanden na het afronden van een boekjaar. Het boekjaar komt vrijwel altijd overeen met het kalenderjaar.

Het tijdig afronden van de jaarrekening betekent ook het presenteren van de informatie op de ledenvergadering. Indien nodig dient er extra uitleg te worden gegeven over bepaalde zaken. Het gehele bestuur is hiervoor verantwoordelijk en alle bestuursleden dienen de jaarrekening te ondertekenen, dus niet alleen de penningmeester.

De algemene ledenvergadering

De Algemene Leden Vergadering (ALV), ook wel de VvE vergadering genoemd, is een jaarlijkse (of periodieke vergadering) waarin de VvE leden samen komen om onder andere de jaarrekening te bespreken. Het is wettelijk verplicht om minimaal eens per jaar te vergaderen en tijdens deze vergadering kunnen besluiten worden genomen, waarbij de meerderheid bepaalt. Tijdens deze vergadering moeten de jaarstukken beschikbaar zijn, om te worden ingezien door de leden van de VvE. Het is tevens belangrijk om deze verplichte, jaarlijkse vergadering op tijd bekend te maken en dat de jaarstukken ook tijdig in het bezit zijn van de bestuursleden die de ledenvergadering organiseren. Tijdens het presenteren van de financiële stukken is het gewenst dat het bestuur en de kascommissie deze zullen toelichten.

Of het mogelijk is om over bepaalde onderwerpen te stemmen verschilt per VvE en of er voldoende leden aanwezig zijn. Dit wordt bepaald door het quorum; ofwel het minimaal aantal leden dat stemrecht heeft en aanwezig moet zijn om een besluit geldig te verklaren. Daarom dient er een presentielijst te worden bijgehouden, die door de stemgerechtigde leden die de AVL bijwonen moet worden ondertekend. Leden hebben tot 7 dagen vóór deze vergadering de gelegenheid om onderwerpen aan te dragen, die ze tijdens de ALV willen bespreken. Tijdens het houden van de ALV dienen er ook notulen te worden bijgehouden, die tevens in de administratie van de VvE dienen te worden opgenomen en moeten worden gestuurd naar de eigenaren.

Inzagerecht

Het inzagerecht is iets dat specifiek van toepassing is op de VvE administratie, want alle eigenaren/leden van de VvE hebben het recht om de administratie in te zien. Dit kan bijvoorbeeld door een lid toegang te geven tot de digitale omgeving van de administratie. Het inzagerecht van de VvE zit nogal ingewikkeld in elkaar, met name met betrekking op de  inzage en afgifte van documenten. In bepaalde gevallen dienen namelijk wel degelijk stukken te worden afgegeven.

Leden hebben in ieder geval altijd recht op de inzage van de administratie van het gebouw, het geldbeheer van de VvE en recht op inlichtingen. Dit staat vermeld in bijna alle modelreglementen, behalve modelreglement 2006.

Bewaarplicht

Net als ondernemingen die winst maken, dient ook de VvE te voldoen aan de bewaarplicht van zeven jaar. Ook de jaarrekening valt onder deze bewaarplicht en dit is een belangrijk punt om rekening mee te houden.

Online boekhoudsoftware voor de VvE administratie

Er komt dus een hoop kijken bij het bijhouden van een VvE administratie, maar gelukkig is een online boekhoudprogramma een handige tool om het bijhouden van de administratie een stuk makkelijker te maken en tevens overzichtelijk te houden. Het helpt tevens om op een eenvoudige manier te voldoen aan het recht van inzage en de wettelijk bepaalde bewaarplicht.

Voordelen van een online boekhouding

Online boekhouden kent een groot aantal voordelen ten opzichte van een boekhouding in Excel, of het uitbesteden van de boekhouding aan een accountants kantoor. Een van de belangrijkste voordelen van een VvE is dat het bestuur altijd precies weet hoe de VvE er financieel voorstaat. Dankzij een realtime inzicht is het meteen duidelijk welke leden hun VvE bijdrage niet hebben betaald, welke uitgaven er zijn gedaan, hoeveel reserves er nog zijn en wat de grootste kostenposten zijn. Of welke bedragen er nog open staan, zodat er voldoende fondsen beschikbaar zijn om aan alle betaalverplichtingen te voldoen. Dit inzicht wordt niet alleen op een overzichtelijke en visuele manier gepresenteerd (denk aan grafieken en tabellen), maar je kunt ook rapportages opvragen van een bepaalde rubriek en/of over een bepaalde periode. Het is dus bijvoorbeeld erg makkelijk om de onderhoudskosten van het vorige jaar te vergelijken, met die van het huidige jaar tot nu toe.

Een ander voordeel van een online boekhoudprogramma is het feit dat de gehele administratie online wordt bewaard op een centrale plaats. Dit zorgt ervoor dat de administratie door iedereen die over de inlogcodes beschikt kan worden ingezien, vanaf iedere locatie en apparaat. Het is tevens erg veilig, want de administratie dient niet handmatig te worden geback-upt en wordt opgeslagen in de cloud, zodat er geen gevaar is dat de administratie kwijt raakt als bepaalde computer hardware het begeeft. Bijkomend voordeel is dat het veel eenvoudiger is om te voldoen aan de bewaarplicht van de Nederlandse belastingdienst, omdat je niet te maken hebt met mappen vol papieren en documenten. Evenals het overdragen van administratieve taken, omdat het een systeem is dat door iedereen kan worden gebruikt. Goede boekhoudsoftware werkt geheel intuïtief, waardoor je ook zonder boekhoudkundige kennis de administratie kunt bijhouden. Iets dat met name erg handig is, als de administratie door meerdere mensen wordt gedaan en dient te worden gecontroleerd.

Een ander voordeel van boekhoudsoftware voor de VvE administratie is dat het een ontzettend efficiënte manier van werken is. Je hoeft zelf geen formules te maken of berekeningen uit te voeren, omdat de software al deze taken van je overneemt. Dit zorgt er ook voor dat er veel minder fouten in de administratie sluipen, alleen al doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden overgenomen.

Naast de boekhouding, kan met dezelfde online software ook de ledenadministratie worden gedaan. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens op een centrale plaats staan, wat natuurlijk wel zo makkelijk is. De gegevens van de leden worden automatisch gekoppeld aan de ledencontributie, maar ook persoonlijke gegevens kunnen eenvoudig worden gewijzigd.

Alle voordelen van online boekhoudsoftware voor de VvE Administratie op een rij:

• Altijd en overal inzicht, dat op een overzichtelijke manier wordt gepresenteerd
• Software die gebruiksvriendelijk is, waardoor iedereen hierin kan werken
• Real time inzicht in de financiële stand van zaken
• Alle gegevens zijn op te vragen en te downloaden in handige rapportages
• Online boekhoudsoftware werkt efficiënt
• Automatisering en slimme functies voorkomen fouten in de administratie
• Het bijhouden van de ledenadministratie, evenals de boekhouding, gebeurt op één centrale plek
• De VvE data wordt op een veilige plek bewaard in de cloud
• Toegang voor meerdere gebruikers
• De mogelijkheid om samen te werken met een accountant

e-Boekhouden.nl voor VvE’s

e-Boekhouden.nl is een van de aanbieders die boekhoudsoftware ontwikkelen, maar het grote voordeel van deze Nederlandse onderneming is dat zij speciale software hebben ontwikkeld voor verenigingen en VvE’s.

De VvE software van e-Boekhouden is zowel geschikt voor nieuwe als bestaande VvE’s, want als je al een ledenadministratie hebt kun je deze gegevens gewoon in de software importeren. Dit kost slechts een minuutje, waarna het gehele ledenbestand onderdeel is van de administratie. Een ander groot voordeel van e-Boekhouden boven andere boekhoudsoftware pakketten, is de mogelijkheid om te werken met periodieke facturen. Dit is natuurlijk onmisbaar als je werkt met terugkerende contributies van VvE eigenaren. Op deze manier worden alle bijdragen automatisch in de administratie verwerkt, zodat jij er als bestuurslid geen omkijken meer naar hebt.

Indien je liever samenwerkt met een accountant of boekhouder, dan is dit tevens mogelijk in combinatie met de boekhoudsoftware van e-Boekhouden.nl. Sterker nog, het is ook voor de boekhouder of accountant een stuk makkelijker om zich een weg te banen door de financiële documenten, als je hiervoor professionele online software gebruikt. Zo heeft het bestuur altijd inzicht in de financiën van de VvE, maar kan een accountant worden ingeschakeld indien nodig. Je kunt tevens een beroep doen op de professionele e-Boekhouden klantenservice, zowel met betrekking tot technische als inhoudelijke vragen. Iets dat er fijn is, met name als je nog niet zo bekend bent met het regelen en bijhouden van een VvE administratie.

Functies e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl beschikt over een aantal functies die het leden van de VvE een stuk makkelijker maken. Zoals bijvoorbeeld de handige koppelingen, denk aan het koppelen van de administratie aan de VvE bankrekening. Op deze manier worden alle in- en uitgaven direct in de boekhouding verwerkt, hoeven er geen gegevens handmatig te worden overgenomen en dien je enkel maar het boekingsvoorstel goed te keuren of indien nodig bij te werken. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door de “scan & herken” functie, waarbij documenten kunnen worden geupload via de app of kunnen worden gemaild, zodat deze vervolgens dankzij innovatieve technologie worden verwerkt. Naast het bijhouden van de administratie kun je met de software van e-Boekhouden voor VvE’s ook facturen opstellen in de eigen huisstijl van het gebouw of door gebruik te maken van een sjabloon. Je hebt dus geen aparte facturatie software meer nodig. Ook het versturen van herinneringen is een fluitje van een cent.

De software van e-Boekhouden voor verenigingen beschikt tevens over een ledenadministratie, met een onbeperkt aantal lidmaatschappen. Het innen van de contributie kan dankzij de software van e-Boekhouden geheel automatisch, dankzij een automatisch incasso. Je kunt de software zelfs gebruiken voor het opstellen en versturen van nieuwsbrieven. Zowel kleine als grote VvE’s hoeven dus niet bang te zijn voor hoge kosten, maar weten precies wat ze per maand dienen te betalen voor het gebruik van de software. Hetzelfde geldt voor het aantal gebruikers, iets wat voor een VvE anders nogal hoog kan oplopen qua kosten, als er extra dient te worden betaald bij het toevoegen van iedere extra gebruiker.

De prijzen van e-Boekhouden zijn zeer schappelijk voor verenigingen en er worden dezelfde prijzen gehanteerd als voor stichtingen zonder winstoogmerk. Je hebt tevens de keuze welke modules je afneemt: enkel de module boekhouden, enkel de module voor de ledenadministratie of beide. Zo betaal je alleen voor datgene wat je daadwerkelijk gebruikt.

Hieronder een overzicht van de kosten van de e-Boekhouden pakketten voor VvE’s:

Bovenstaande software van e-Boekhouden is 14 dagen lang gratis uit te proberen, zonder enige verplichtingen.

Conclusie VvE administratie

Het bijhouden van een correcte VvE administratie is best een klus en er komen een aantal belangrijke dingen bij kijken. Denk aan het opmaken van de jaarrekening, het houden van de verplichte jaarlijkse ledenvergadering, het verschaffen van inzicht aan leden en de wettelijke bewaarplicht. Dan heb je naast de boekhouding, ook nog de ledenadministratie, waaronder het innen van ledenbijdragen en het op de hoogte houden van de VvE leden valt. Een manier om de VvE administratie op een zo makkelijk mogelijke manier bij te houden en tevens te voldoen aan de wettelijke verplichtingen met een kloppende administratie, is door gebruik te maken van online boekhoudsoftware. Kies voor software die specifiek gericht is op verenigingen en VvE’s, zodat je kunt profiteren van specifieke functies zoals periodiek factureren, automatische incasso’s, het versturen van nieuwsbrieven en een onbeperkt aantal gebruikers.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.