Wat is een Kostenplaats? Uitleg en tips voor je boekhouding

Op het gebied van financieel management gebruiken bedrijven verschillende strategieën om hun kosten te beheren. Een daarvan waar we graag aandacht aan willen besteden is de zogeheten kostenplaats. Wat betekent dit begrip en welke voordelen brengt het met zich mee voor een onderneming? Laten we sneller dieper in dit onderwerp duiken.

Wat is een kostenplaats?

Een kostenplaats is een manier om een bepaalde kostensoort een plaats te geven in de boekhouding. Het komt er op neer dat een bepaalde eenheid of afdeling wordt gegroepeerd om zo meer overzicht binnen het bedrijf te creëren. Dit gebeurt op basis van een nummer of een indicatie. Binnen een bedrijf vinden dagelijks veel activiteiten plaats. Dit brengt meestal bepaalde kosten met zich mee. Een kostenplaats is daar verantwoordelijk voor, zelfs als er niet direct sprake van winst.

Klik hier voor meer informatie

Waarom is een kostenplaats zo belangrijk?

Door deze manier van werken is een bedrijf, organisatie of instelling in staat om bepaalde kosten in kaart te brengen en toe te wijzen aan specifieke activiteiten en afdelingen. Dit geeft het bestuur of het management een volledig beeld van waar de middelen aan besteed worden. Door te groeperen worden de kosten nauwkeuriger bijgehouden, en daardoor ziet een bedrijf vrij snel welke activiteiten geld kosten en wie daarvoor verantwoordelijk is of zijn. Dit maakt het nemen van beslissingen op financieel gebied, bijvoorbeeld het toewijzen van bepaalde budgetten, veel eenvoudiger.

Hoe voorkom je met deze manier van werken geldverspilling?

Het is belangrijk dat een bedrijf alle kosten per afdeling of eenheid goed in de gaten houdt. Dit maakt het onderling vergelijken van uitgaven eenvoudiger dan ooit. Bovendien voorkom je er geldverspilling mee, en ook dat is fijn. Inefficiëntie komt veel minder voor, terwijl een bedrijf vrij snel ziet waar op bezuinigd an worden. Hoe meer informatie er beschikbaar is, hoe beter een onderneming realistische doelen op financieel gebied kan stellen. En dat is zeker niet het enige voordeel. Deze manier van werken bevordert ook een cultuur waarin elke afdeling verantwoording aflegt.

Betere berekening van productkosten

Voor bedrijven die meerdere producten of diensten produceren of leveren, zijn kostencentra essentieel voor een nauwkeurige prijsbepaling en berekening van de productkosten. Op basis van deze informatie kunnen er concurrerende prijzen worden opgesteld. Deze moeten de kosten altijd voldoende dekken én zorgen voor winstgevendheid.

Wat zijn de voordelen van de invoering van een kostenplaats?

Inmiddels is wel duidelijk dat een kostenplaats een onderneming veel voordelen biedt. Laten we ze overzichtelijk op een rijtje zetten.

Voordeel 1: Beter beheer van alle kosten
Dankzij deze methode is het mogelijk om de kosten per afdeling of eenheid gedetailleerd bij te houden. Ook is het management van een bedrijf veel beter in staat om het gebruik van middelen, denk bijvoorbeeld aan computerapparatuur, beter bij te houden, Dit voorkomt overbesteding en verspilling en biedt ruimte voor kostenvermindering. Door eer controle optimaliseren bedrijven, instellingen of organisaties hun uitgaven en werken ze op financieel gebied efficiënter dan ooit.

Voordeel 2: Prestaties van elke afdeling komen beter in beeld
Het beoordelen van de prestaties van elke specifieke kostenplaats is een belangrijke taak. Door deze manier van werken ziet het management van een bedrijf vrij snel welke afdelingen goed presteren en welke niet. In het laatste geval is ingrijpen noodzakelijk. Gelukkig maakt deze aanpak op basis van gegevens het mogelijk om op tijd in te grijpen. Binnen de kortste keren is de efficiëntie aanzienlijk verbeterd en ontstaat er een werkcultuur waarin verbeteringen binnen het bedrijf/de organisatie aan de orde van de dag zijn.

Voordeel 3: Afdelingen zijn meer kostenbewust
Een ander groot voordeel van een kostenplaats is dat het het verantwoordelijkheidsgevoel binnen de afdeling van een bedrijf versterkt. Door kosten toe te wijzen aan specifieke eenheden is het gemakkelijker vast te stellen wie verantwoordelijk is voor bepaalde uitgaves. Dit stimuleert eigen verantwoordelijkheid en verbetert het toezicht op en de controle van afzonderlijke afdelingen.

Voordeel 4: Het vergroot de transparantie binnen een bedrijf
Door uitgaven te categoriseren in specifieke activiteiten en afdelingen stellen organisaties, bedrijven of instellingen nauwkeurige financiële overzichten en rapporten op. Dankzij deze transparantie wordt er voldaan aan wettelijke eisen. Daarnaast krijgen belanghebbenden volledig inzicht in de financiële prestaties van de organisatie en het gebruik van bepaalde producten, diensten en/of middelen.

Heeft een kostenplaats ook nadelen?

Hoewel een kostenplaats veel voordelen biedt, willen we ook een groot nadeel benoemen. Er is namelijk ook een risico genaamd ‘suboptimalisatie’. Misschien heb je geen flauw idee wat dit is, maar we leggen het graag uit. Het betekent dat het afzonderlijke beheer van kostenplaats soms zorgt voor een gefragmenteerde aanpak. Daarbij richt elke afdeling zich op het minimaliseren van zijn eigen kosten, zonder dat er oog is voor het grotere geheel. Helaas leidt dit soms to inefficiëntie en conflicten tussen verschillende afdelingen. En dat zorgt er juist voor dat een bedrijf minder goed presteert. Pas dus wel op voor fragmentatie wanneer je op deze manier te werk gaat.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een kostenplaats?