Wist je dat er wereldwijd ruim 300 miljoen bedrijven actief zijn? China, de Verenigde Staten, India en Brazilië tellen de meeste ondernemers. Het gaat om honderden miljoenen mensen. Daar valt Nederland met ruim 2 miljoen bedrijven natuurlijk bij in het niet. Toch is het relatief veel als je kijkt naar de omvang van ons land. Ben jij een van de ondernemers die ons land telt? Dan is het heel belangrijk om jouw administratie op een correcte manier te bewaren. Wat houdt dit precies in en hoe doe je dat?
Wat houdt het bewaren van de administratie in?
Van koop- en verkoop tot communicatie met klanten: een ondernemer moet aan allerlei zaken denken. Het bijhouden van de administratie mag zeker niet vergeten worden. Dit betekent dat je alle gegevens van een bedrijf op één plek bewaart en bijwerkt. Dek bijvoorbeeld aan alle transacties die binnen een onderneming plaatsvinden. Dit kan financiële administratie omvatten, zoals facturen en kwitanties, maar ook personeelsdossiers en contactgegevens van klanten.
Waarom is het belangrijk om de administratie goed bij te houden?
Het bijhouden van een nauwkeurige en actuele administratie is zeer belangrijk voor zowel kleine als grote bedrijven. Op die manier houden ze hun financiën bij, controleren ze hun prestaties en zijn ze in staat om beter beleid te voeren. Een goed overzicht van alle zaken binnen het bedrijf maakt het net iets gemakkelijker om beslissingen te nemen. Bovendien verschaft het waardevolle inzichten in het reilen en zeilen binnen het bedrijf. Wat gaat er bijvoorbeeld (financieel) goed en op welke punten is er verbetering nodig?
Hoe houd je de administratie bij?
Er zijn allerlei manieren om een administratie bij te houden. Vroeger gebruikten ondernemers voornamelijk dossiers en papieren documenten. Dit bracht echter wel risico’s met zich mee, zoals verlies, diefstal of een brand. Als de administratie op de een of andere manier verloren ging zorgde dit voor enorme problemen binnen het bedrijf. Dit risico is door de komst van digitale databases enorm verkleint. Misschien heb je toch een voorkeur voor papieren opslag of een combinatie van fysiek en digitaal. Laat jouw keuze afhangen van de hoeveelheid administratie die je wil bewaren en jouw eigen voorkeuren en middelen.
Wat moet je doen als je geen tijd hebt voor de administratie?
Welk systeem je ook kiest: het is belangrijk om duidelijke procedures te hebben voor het toevoegen van nieuwe informatie en het onderhouden van bestaande. Controleer ook regelmatig jouw administratie bekijken om er zeker van te zijn dat ze volledig en nauwkeurig is. Heb je hier geen tijd of kennis voor? Dan raden we aan om een accountant in te schakelen. Die voert aan het einde van het jaar bijvoorbeeld een accountantscontrole van de jaarrekening uit.
Tot slot: welke voordelen brengt het bijhouden van de administratie met zich mee?
Het bijhouden van de administratie brengt ontzettend veel voordelen met zich mee. We hebben ze even voor jou op een rijtje gezet:
1 – Transacties worden op een permanente en betrouwbare manier bijgehouden
Goede administratie helpt bedrijven een permanente en betrouwbare registratie van hun transacties bij te houden. Dit is belangrijk as er bijvoorbeeld geschillen ontstaan of wanneer bedrijven voor informatie moeten teruggrijpen op verslagen uit het verleden.
2. Het helpt bij de planning
Bedrijven kunnen gegevens uit het verleden gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over toekomstige planning. Denk bijvoorbeeld aan zaken als budgettering, het stellen van verkoopdoelen en het voorspellen van klantgedrag.
3. Het verkleint de kans op fraude
Het bijhouden van een nauwkeurige administratie helpt bedrijven om de kans op fraude te verkleinen. De administratie kan immers door een interne of externe partij worden gecontroleerd op afwijkingen. Dit is vooral belangrijk bij de financiële administratie.
4. Het verschaft waardevolle inzichten
Administratie kan waardevolle inzichten verschaffen die van grote waarde zijn voor managers. Denk bijvoorbeeld het analyseren van verkoopgegevens. Deze helpen managers bij het nemen van beslissingen over voorraadniveaus, prijzen en marketingstrategieën.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
