Binnen een bedrijf vinden er bijna dagelijks verschillende financiële transacties plaats. Als gevolg hiervan komt het beheer van debiteuren om de hoek kijken. Debiteuren zijn afnemers of klanten aan wie goederen of diensten op krediet zijn geleverd. Een openstaande post debiteur wordt aangemaakt wanneer er een verkoop op basis van krediet plaatsvindt. Wat houden openstaande posten debiteuren precies in en waarom spelen ze een belangrijke rol binnen een bedrijf? Wij zochten het voor je uit.
Wat houdt openstaande posten debiteuren precies in?
Openstaande posten debiteuren houden concreet in dat er nog bedragen te ontvangen zijn voor het leveren van goederen of diensten aan klanten op krediet. Wanneer er een verkoop op krediet plaatsvindt, wordt er doorgaans een vordering op naam van het betreffende bedrijf gecreëerd. Deze vordering heeft betrekking op het bedrag dat de klant moet betalen en wordt als een activum op de balans van het bedrijf genoteerd. Het beheer van openstaande posten debiteuren is voor een bedrijf om verschillende redenen belangrijk. In de volgende alinea’s zullen deze redenen nader worden toegelicht.
Liquiditeit en cashflow
Een van de redenen waarom het belangrijk is om openstaande posten debiteuren goed te beheren, is vanwege de liquiditeit en cashflow. Stel je voor dat een bedrijf niet tijdig betaald wordt voor geleverde diensten. In zo een situatie zou het bedrijf niet in staat zijn om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen. Door openstaande posten debiteuren effectief aan te pakken, kan een gezonde cashflow worden gegarandeerd. Zo een bedrijf zou dan geen problemen hebben met het betalen van leveranciers of salarissen.
Financieel risico omlaag brengen
Een factuur die te lang openstaat, loopt het risico oninbaar te worden. Dit kan gebeuren wanneer klanten insolvent worden, failliet gaan of simpelweg niet in staat zijn om te betalen. Het laatste wat je als bedrijf wilt, is dat je geen geld ontvangt voor geleverde diensten of producten. Dit zou betekenen dat je onbetaald werk hebt verricht. Door een efficiënte aanpak van het beheer van openstaande posten debiteuren, kun je voorkomen dat vorderingen oninbaar worden. Daarnaast zorg je er ook voor dat verliezen aanzienlijk worden verminderd.
Welke methoden bestaan er voor effectief beheer van openstaande posten debiteuren?
Om openstaande posten debiteuren effectief te beheren, zijn er verschillende methoden beschikbaar. Een gestructureerde aanpak en consistente opvolging spelen hierbij een cruciale rol. Allereerst is het belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden vast te stellen en deze tijdig aan de klanten te communiceren. Betalingstermijnen, betalingsmethoden, boetes en rentes zijn enkele aspecten die in deze betalingsvoorwaarden moeten worden opgenomen. Daarnaast is het essentieel om het facturatieproces goed in kaart te brengen. Facturen moeten correct en tijdig naar de klanten worden verstuurd. Ze moeten alle benodigde details bevatten, zodat het voor de klant duidelijk is aan welke verplichtingen hij zich moet houden.
Tot slot: de belangrijke rol van automatiseren
In moderne bedrijfsvoering gebruiken de meeste ondernemingen geautomatiseerde systemen, zoals boekhoudsoftware, om hun debiteurenbeheer te stroomlijnen. Deze geautomatiseerde aanpak maakt het proces efficiënter en vereenvoudigt het opvolgen van openstaande posten aanzienlijk. Het is dus zeker verstandig én praktisch voor een bedrijf om een geautomatiseerd systeem te implementeren. We leven immers in 2024, dus mogelijkheden genoeg!
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
