ZZP in de zorg – Onmisbare software voor zorg ZZP’ers

Als ZZP’er in de zorg heb je een aantal voordelen, want je bepaalt zelf wanneer je wel of niet werkt en welk uurtarief je hanteert. Echter komen er ook wat extra dingen bij kijken, zoals bijvoorbeeld de administratieve rompslomp. In dit artikel vertel ik welke software jouw werk voor ZZP in de zorg een stuk makkelijker maakt. Zowel urenregistratie software, kilometerregistratie mogelijkheden, een facturatie programma en natuurlijk eenvoudige boekhoudsoftware komen aan bod.

Kort samengevat is dit de beste software voor ZZP in de zorg:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
• Rompslomp – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
• Vixum – Beste mobiele app

Starten als ZZP’er in de zorg: voorbereiding

Voordat ik inga op handige software oplossingen die specifiek zijn voor ZZP’ers in de zorg, eerst even de dingen op een rij die je moet regelen voordat je überhaupt aan de slag kunt. Als je dit al geregeld hebt, sla dan dit hoofdstuk over om meteen naar de software aanbevelingen te gaan.

Als Zelfstandige Zonder Personeel ben je dus ondernemer voor de Nederlandse wet. En om in de zorgsector aan de slag te gaan, moet je een aantal extra dingen regelen naast je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK).

Hieronder een handig overzicht voor startende zorg ZZP’ers. Let op: niet alles is verplicht. Sommige dingen zijn optioneel, zoals een aansprakelijkheidsverzekering.

• een verplichte inschrijving bij de KvK kost éénmalig €75. Je kunt de aanvraag online voorbereiden en tijdens een afspraak bij een van de KvK kantoren maak je jouw inschrijving in het handelsregister definitief
• een aansprakelijkheidsverzekering is niet verplicht, maar veel opdrachtgevers vereisen dit wel. Het is zeker aan te raden, want het beschermt je namelijk niet alleen tegen schade die je veroorzaakt aan eigendommen maar ook in het geval van letselschade. De premie is afhankelijk van de sector waarin je werkt, je (verwachte) jaaromzet, de aanbieder, en meer. Als richtlijn kun je rekenen op een premie tussen €10 tot €50 per maand
• meld je aan bij de Inspectiedienst Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), want dit is sinds 2022 verplicht. Je kunt tevens een kwaliteitscheck doen, om extra informatie te ontvangen met betrekking tot de zorgkwaliteit
• vraag een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan. Dit kun je (online) doen via je gemeente
• schrijf je in bij het BIG register, als je werkt op niveau 4 of 5 als verpleegkundige. Het BIG register is verplicht voor 12 verschillende zorgberoepen. Je aanmelden kan online en dit kost eenmalig €85
• sluit je aan bij een erkende geschillencommissie. Iets dat verplicht is volgens de Wkkgz, zodat klanten klachten kunnen indienen
• vraag een Algemene Gegevens Beheer (AGB) code aan, zodat klanten zorg kunnen declareren. Iets dat soms wel en soms niet verplicht is. Om dit aan te kunnen vragen heb je in ieder geval een keurmerk nodig, zoals hieronder omschreven
• vraag een keurmerk aan, waarbij je kunt kiezen uit een KIWA keurmerk van €110 per jaar voor de thuiszorg en een HKZ keurmerk van €510 voor drie jaar. Het verschilt per beroepsgroep en niveau of een keurmerk verplicht is

Software die je nodig hebt als ZZP’er in de zorg

Software is niet verplicht als ZZP’er in de zorg, maar het is wel een manier om efficiënter te werken en naast tijd ook geld te besparen. Specifieke software gericht op zorg ZZP’ers heeft tal van voordelen, zoals:

• Efficiënter werken | Software zorgt er dankzij slimme automatiseringen voor dat veel handmatig invoerwerk niet meer nodig is en berekeningen automatisch worden gedaan. Zo houd je meer tijd vrij voor het echte ondernemen en/of het zoeken van nieuwe klanten
• Fouten voorkomen | Handmatige foutjes worden voorkomen als je kiest voor het gebruiken van gespecialiseerde software. Denk aan het verkeerd overtypen van informatie of een foute berekening. Zo ben je zeker van een kloppende administratie, die voldoet aan de eisen die zijn gesteld door de Nederlandse Belastingdienst
• Geld besparen | Software voor zorg ZZP’ers is meestal niet duur en soms zelfs gratis voor starters. Zo ben je dus veel minder geld kwijt dan wanneer je jouw administratie uitbesteed aan een boekhouder of accountant. Daarnaast biedt de meeste software de mogelijkheid om samen te werken met een financieel adviseur, zodat je indien gewenst bepaalde taken alsnog uit handen kunt geven
• Alles vanuit een centrale online omgeving beheren | Door te kiezen voor een alles-in-een-oplossing of voor het koppelen van diverse programma’s, staan alle belangrijke gegevens op een centrale plaats opgeslagen. Zo heb je waar en wanneer je maar wil toegang tot je administratie, zowel via vaste als mobiele apparaten
• Gegevens veilig opslaan | Online software aanbieders moeten zich houden aan strikte veiligheidseisen, zodat gevoelige en financiële informatie veilig wordt opgeslagen. Met boekhoudsoftware voldoe je ook automatisch aan de bewaarplicht van 7 jaar, zonder mappen vol papieren en documenten in huis
• Het krijgen van meer inzicht en overzicht | Door het gebruiken van online software heb je altijd inzicht hoe jouw bedrijf er financieel voor staat en heb je dus altijd de touwtjes in handen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en weet je precies waar eventuele kansen of juist verbeterpunten liggen. Je kunt ook rapportages opvragen. Inzicht dat je niet hebt met bijvoorbeeld een administratie in Excel of door het uitbesteden van de boekhouding.

Hoewel er tal van software oplossingen zijn: voor het bijhouden van uren en/of kilometers, het schrijven van facturen en het doen van de boekhouding, heb ik hieronder de beste en meest voordelige opties op een rij gezet voor zowel starters als ervaren ZZP’ers.

e-Boekhouden is een betrouwbare ondernemer met meer dan 20 jaar ervaring op zak. Het ZZP Mini Pakket kost normaal gesproken €9,95 per maand en bestaat uit de modules boekhouden en facturatie. Dus ook als je gratis abonnement afloopt ben je nog geen tientje per maand kwijt, wat natuurlijk spotgoedkoop is.

De software is een tikkeltje ouderwets, maar functioneert prima. Zo kun je jouw zakelijke bankrekening koppelen, gebruik maken van de app, de BTW-aangifte indienen, ritten registreren, uren bijhouden, rapportages opvragen, facturen maken in je eigen huisstijl, en nog veel meer. De software is geschikt tot 240 boekingen per jaar en inclusief een onbeperkt aantal gebruikers, dus je kunt ook je boekhouder gratis laten meekijken.

Als je ergens niet uitkomt neem je gewoon contact op met de e-Boekhouden klantenservice, telefonisch of per e-mail. De medewerkers van de klantenservice zijn erg vriendelijk en professioneel, iets dat ook terug te vinden is in recensies van bestaande gebruikers.

Vixum is gemaakt door een groepje jonge ondernemers, waarbij de software vooral geschikt is om de boekhouding te verwerken vanuit je agenda. Erg handig dus als je moet voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst, waarbij de uren uit je agenda automatisch worden verwerkt in de administratie. Ook het factureren van uren is hierdoor erg gemakkelijk. Het is een unieke insteek, die voor sommige ZZP’ers in de zorg een uitkomst kan bieden.

Overige functies van de Vixum software zijn het koppelen van je bankrekening (9 banken), het inzien van rapportages, het opstellen van offertes en facturen, het doen van de BTW-aangifte, het scannen van losse inkoopbonnetjes via de app, en meer. Deze functies zijn overigens enkel beschikbaar bij het Basic abonnement, want het Start abonnement is enkel geschikt voor facturatie. Ongeacht het gekozen pakket, ontvang je een mooie korting als je kiest voor een jaarbetaling.

Het enige nadeel van Vixum is de geboden klantenservice, die je kunt bereiken door het invullen van een contactformulier. Gelukkig is er wel een kennisbank, waar behoorlijk wat informatie terug te vinden is over de software. De reviews van gebruikers zijn positief, maar omdat het een vrij nieuwe onderneming is zijn er echter nog weinig online recensies geplaatst.

TimeChimp biedt Nederlandstalige software aan, die perfect is voor het gebruik van mobiele apparaten. De TimeChimp app voor iOS en Android maakt het makkelijk om je uren bij te houden op locatie, dus ook als je bij cliënten bent. Uiteraard kan dit ook via vaste apparaten. Uren bijhouden doe je handmatig of via het inkloksysteem. Kilometers bijhouden doe je op basis van het vertrek- en aankomstadres of door middel van GPS. Zowel uren als ritten kunnen worden gekoppeld aan klanten of projecten, om deze makkelijk te kunnen factureren.

De software van TimeChimp is gratis voor starters, als je alleen gebruik wil maken van de urenregistratie module. Wil je dit ook kunnen doen via de prikklok, dan kost het Basic abonnement €18 per maand, en voor alle eerder genoemde functies betaal je €28 per maand voor het Pro abonnement. De software is dus wat aan de duurdere kant. Als je kiest voor een jaarabonnement en -facturatie ontvang je wel 20% korting.

Contact opnemen met de klantenservice kan telefonisch, per e-mail en via de live chat. De beoordelingen van huidige gebruikers zijn erg positief en de software is ook te koppelen met boekhoudsoftware, waaronder: Nmbers, AFAS, e-Boekhouden, Moneybird, Yuki, Visma, Exact Online, en meer.

Rompslomp biedt gratis facturatie software aan, waarmee je onbeperkt facturen kunt opstellen in je eigen huisstijl. Met het Plus pakket van €5,75 per maand kun je ook facturen mailen vanuit de software zelf, maar ook ritten en uren registreren. Het Pro pakket is het meest uitgebreid en geschikt voor het bijhouden van de gehele zakelijke administratie als zelfstandig in de zorg, met een prijskaartje van €17,25 per maand. Kies je echter voor een jaarabonnement, dan ontvang je twee maanden gratis; 20% korting.

Naast eerder genoemde functies kun je ook bonnetjes scannen en sturen naar de digitale schoenendoos, je zakelijke bankrekening koppelen, betaalverzoeken aan facturen toevoegen voor iDEAL betalingen, en de BTW aangifte en opgaaf ICP indienen. Dit alles dus zonder ingewikkelde termen, verwarrende opties en dergelijke.

Het enige nadeel van Rompslomp zijn de bijkomende kosten voor optionele functies, die toch behoorlijk essentieel zijn. Denk aan de eerder genoemde bankkoppeling of de optie Scan & Herken voor het verwerken van losse bonnetjes. De klantenservice is echter wel uitstekend, en ook de reviews van klanten zijn erg positief.

Overzicht beste software voor ZZP in de zorg

Conclusie

Als ZZP’er in de zorg zijn er een aantal dingen die je in orde moet brengen voordat je aan de slag kunt, waaronder het inschrijven van je handelsnaam bij de KvK en een optionele aansprakelijkheidsverzekering. Daarnaast zijn er specifieke dingen die je moet regelen als zorg ZZP’er om goede zorg te kunnen garanderen, waaronder het aanvragen van keurmerken en verklaringen. Als je dit allemaal geregeld hebt, wil je natuurlijk zo snel mogelijk aan de slag. Gelukkig is er software die ervoor zorgt dat je meer tijd overhoudt om te spenderen aan jouw zorgcliënten.

Het gebruiken van online software, of het nu rittenregistratie software, een urenregistratie systeem, een facturatie programma of boekhoudsoftware is, zorgt ervoor dat je: efficiënter kunt werken, je de volledige controle hebt over jouw financiën, je meer inzicht hebt in de stand van zaken, fouten veelal worden voorkomen, je geen of minder vaak een boekhouder/accountant nodig hebt, je minder geld kwijt bent en je automatisch voldoet aan de eisen die worden gesteld door de Nederlandse Belastingdienst, zoals het veilig omgaan met gegevens en de bewaarplicht.

In dit artikel heb ik vier verschillende opties belicht die perfect zijn voor ZZP’ers in de zorg, van gespecialiseerde uren- en rittenregistratie (TimeChimp), gratis facturatie software voor starters en simpele boekhoudsoftware (Rompslomp), gratis boekhoudsoftware voor starters (e-Boekhouden) en gespecialiseerde software voor dienstverlenende ZZP’ers (Vixum). Zo zit er altijd wel een optie bij, die zorgt voor een goede start als (nieuwe) ondernemer in de zorg.

Veelgestelde vragen – FAQ’s

Zelf boekhouden als zzp’er in de zorg

Zelf boekhouden in 7 stappen

Volg het stappenplan en ontdek hoe je
makkelijker zelf de boekhouding doet. Zo
bespaar je tijd op de administratie en geld
op een boekhouder.

Download nu gratis!

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.