ZZP’er worden: wat komt er bij kijken?

Als je eindelijk de stap hebt genomen om voor jezelf te beginnen, is dat een droom die werkelijkheid wordt. Het is heerlijk om niet meer voor een baas te werken en je eigen tijd in te delen. Toch komt er ook een hoop bij kijken wanneer je ZZP’er wil worden en in dit artikel ga ik daar stap voor stap op in.

Kort samengevat is dit beste boekhoudsoftware als startende ondernemer:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
• DigiBTW – Beste voor startende ZZP’ers
• Rompslomp – Eenvoudig en makkelijk facturen maken

Waar begin je als startende ondernemer?

De allereerste stap is om te bekijken of je wel een bedrijfje mag starten. Voor de meeste is het geen probleem om een eenmanszaak te starten, maar als je een uitkering ontvangt, zoals een WW- arbeidsongeschiktheids- of bijstandsuitkering, moet je eerst toestemming vragen bij de instantie van wie je deze uitkering ontvangt. Daarnaast zijn er een aantal beroepen die een vergunning of diploma vereisen, bijvoorbeeld voor de horeca, taxivervoer en financiële dienstverlening.

KvK inschrijving

De eerste stap bij het ondernemen is het inschrijven van jouw bedrijfsnaam bij de Kamer van Koophandel (KvK), en als ZZP’er kies je voor een eenmanszaak als rechtsvorm.

Voordelen van een eenmanszaak zijn dat het makkelijk is om te starten en dat je als nieuwe ZZP’er kunt genieten van belastingvoordelen, waar ik straks verder op inga. Het betekent ook dat je persoonlijk aansprakelijk bent, wat het belangrijkste verschil is met een besloten vennootschap (BV). Dit is enkel van toepassing als je schulden niet meer kunt betalen en je failliet zou gaan. In dat geval loop je meer risico, waarbij je kunt denken aan een koophuis, auto en andere bezittingen die worden gebruikt voor het afbetalen van schulden. Als je getrouwd bent in gemeenschap van goederen, geldt dit uiteraard ook voor jouw partner.

Een eenmanszaak is belastingtechnisch voordeliger als je een omzet per jaar hebt die minder is dan €130.000, waardoor de meeste startende ondernemers voor deze rechtsvorm kiezen. Bedenk ook wat jouw ondernemingsactiviteit(en) zijn, want deze bedrijfsomschrijving zorgt ervoor dat je een SBI-code ontvangt. Tijdens het voorbereiden van je inschrijving vul je dus in wat jouw bedrijfsactiviteiten zijn en tijdens je afspraak bij een van de vestigingen van de KvK zal iemand je hierbij helpen.

Op de website van de KvK kun je het inschrijfformulier digitaal invullen, waarvoor je moet inloggen met jouw DigiD. Dit is iets dat je zelf moet doen, aangezien jij degene bent die de onderneming start. Doe dit zo snel mogelijk, want het kan nog al eens een tijdje duren voordat je terecht kan bij een fysieke vestiging. Als je alles online hebt ingevuld maak je een afspraak bij een KvK kantoor naar keuze, om je inschrijving definitief te maken.

Vergeet niet om een geldig legitimatiebewijs (ter identificatie) en je mobiele telefoon mee te nemen. Je zal namelijk een inschrijfvergoeding moeten betalen van €75 en dit kan alleen door het scannen van een QR code. Zorg er ook voor dat je privé adres bij de gemeente up-to-date is, aangezien dit moet overeenkomen met het adres waarop je onderneming wordt ingeschreven. Als je een bezoekadres wil opgeven als het adres van je bedrijf, bijvoorbeeld als je een kantoor of magazijn huurt, dan dien je hier een extra bewijsstuk voor mee te nemen, zoals een huurcontract of een toestemmingsverklaring. Als je vanuit huis werkt is dit niet nodig.

Helaas is het niet mogelijk om de inschrijving van een eenmanszaak geheel digitaal te regelen en je zal echt persoonlijk langs moeten gaan. De kosten voor het inschrijven van je bedrijf is exclusief een uittreksel van het handelsregister. Het is handig om deze meteen te kopen. Voor een gewaarmerkt uittreksel betaal je €8,45 voor een digitaal en €16,90 voor een geprint exemplaar. Dit dien je te betalen door te pinnen, dus neem in dat geval ook je bankpas mee. Je kunt dit uittreksel ook later online aanvragen. Hetzelfde geldt voor het doorgeven van wijzigingen, bijvoorbeeld als je nieuwe activiteiten onderneemt of als je een extra handelsnaam wil toevoegen.

Als je niet in Nederland woont maar wel in de EER, dan kun je alleen een eenmanszaak beginnen door langs te gaan bij een van de KvK vestigingen. Het is overigens niet mogelijk om twee eenmanszaken te starten.

Belastingen en BTW nummer

Zodra je eenmanszaak is ingeschreven, worden jouw gegevens door de KvK doorgegeven aan de Nederlandse Belastingdienst. Als je belastingplichtig bent en je dus omzetbelasting moet gaan betalen, ontvang je daarvoor een BTW-nummer, ook wel BTW-id genoemd. Dit nummer vermeld je bijvoorbeeld ook op jouw facturen. Voor veel ZZP’ers zal dit van toepassing zijn. Je ontvangt dit nummer normaal gesproken binnen twee weken en je kunt het altijd online inzien door in te loggen op “mijn belastingdienst” met je DigiD.

Inkomstenbelasting

Zodra je onderneming is ingeschreven, is het belangrijk om na te gaan of je ook ondernemer bent voor de belastingdienst en of je inkomstenbelasting moet gaan betalen. Dit is afhankelijk van meerdere aspecten zoals de verwachte jaaromzet, of je winst gaat maken, hoeveel tijd je in de onderneming steekt en of je investeringen doet.

Als je verplicht bent om inkomstenbelasting aan te geven, is dit alleen digitaal mogelijk. Je kunt dit zelf doen via “mijn belastingdienst”, via boekhoudsoftware zoals DigiBTW, of laten doen door een boekhouder of accountant. De inkomstenbelasting dien je jaarlijks in, en dat is op het moment van schrijven vóór 14 juli. Boekhouders en accountants vragen veelal voor die periode uitstel aan.

BTW-aangifte

In de meeste gevallen krijg je ook te maken met de BTW-aangifte, behalve als je bent vrijgesteld van BTW, je een nul-tarief hanteert of je werkzaamheden onbelast zijn. In het kort komt een BTW aangifte erop neer dat je BTW berekent aan je klanten en je de BTW van bedrijfsgerelateerde inkopen weer kunt aftrekken. Je kunt ook gebruik maken van de KOR, waar ik dalijk uitleg over geef.

Urencriterium en belastingvoordelen starters

Als je kunt aantonen dat je meer dan 1.225 uur per jaar werkt aan je onderneming, dan wordt je gezien als ondernemer en kun je gebruik maken van bepaalde belastingvoordelen. Dit zijn dus je werkzaamheden, maar ook het beantwoorden van e-mails, het maken van facturen, of het bijhouden van je website en zakelijke social media kanalen. Het is altijd handig als je dit zo goed mogelijk kunt aantonen, door bijvoorbeeld het bijhouden van een agenda en uiteraard een urenregistratie.

Dankzij het urencritrium kun je gebruik maken van onder andere de zelfstandigenaftrek, wat in 2023 is vastgesteld op een bedrag van € 5.030, wat eventueel nog kan worden verhoogd met een startersaftrek van €2.123. Uiteraard zijn er een aantal regels van toepassing, maar in de meeste gevallen levert het jou als nieuwe ZZP’er een mooi financieel voordeel op.

Kleine ondernemersregeling

De KOR is een speciale regeling om het startende ZZP’ers wat makkelijker te maken en het betekent dat je bent vrijgesteld van de BTW en dus geen BTW aangifte, maar enkel inkomstenbelasting hoeft te doen. Er zijn wel restricties aan de KOR, want je kunt er alleen gebruik van maken als je omzet minder dan €20.000 per kalenderjaar is. Dit betekent in de praktijk dat je dus geen BTW doorberekent aan klanten en je ook geen BTW kunt terugvragen over inkopen en investeringen. Als je hiervan gebruik wil maken dien je dit aan te geven en je aan te melden via de site van de Belastingdienst.

Het verschilt per eenmanszaak of het wel of niet gunstig is om gebruik te maken van de KOR. Een voorbeeld van een situatie waarbij het slimmer kan zijn om geen gebruik te maken van deze regeling is, als je voornamelijk intracommunautaire leveringen hebt of als de BTW verlegd is, waardoor je geen BTW betaalt. Een andere reden kan zijn als klanten geen BTW kunnen aftrekken, bijvoorbeeld als het ook ondernemers zijn die vrijgesteld zijn van BTW. 

Hoe vaak BTW aangifte doen

Als je BTW aangifte moet doen zal de belastingdienst laten weten hoe vaak je dit moet doen, maar meestal is dit per kwartaal. Dit betekent dat je voor de 20e van het volgende kwartaal de BTW aangifte moet indienen, dus voor 20 april (kwartaal 1), 20 juli (kwartaal 2), 20 oktober (kwartaal 3) en 20 januari (kwartaal 4). Als je gebruik maakt van boekhoudsoftware ontvang je een handige herinnering en is het indienen een fluitje van een cent. Alle gegevens worden namelijk voor je klaargezet en je hoeft deze alleen nog maar te controleren en goed te keuren. Vaak kun je ook direct een eventuele betaling doen, via een directe link tussen de boekhoudsoftware en de belastingdienst.

De administratie

Als startende ZZP’er zijn er meerdere redenen om een administratie bij te houden. Niet alleen omdat dit verplicht is, maar ook om een echt en real-time inzicht te krijgen in de financiën. Zo weet je precies welke activiteiten het meest winstgevend zijn, wanneer je de meeste omzet genereert en waar eventuele verbeteringen mogelijk zijn. De makkelijkste manier om dit te doen is via online boekhoudsoftware. Hieronder de voordelen van een goed boekhoudprogramma op een rij:

• Je bent minder tijd kwijt met het bijhouden van de administratie dankzij slimme software en automatiseringen. Denk bijvoorbeeld aan het importeren van klantgegevens via een koppeling met de KvK of het niet hoeven overtypen van de gegevens op een tankbonnetje
• Je boekhouding bevat vrijwel geen fouten, omdat veel gegevens automatisch worden ingelezen en berekeningen voor je worden gedaan. Denk aan het automatisch bereken van de BTW bedragen
• Je hebt inzicht in de financiën, waardoor je niet meer voor verrassingen komt te staan en je op tijd actie kunt ondernemen. Zo weet je bijvoorbeeld precies hoeveel BTW je verschuldigd bent aan de Belastingdienst of welke klanten niet hebben betaalt, zodat je een herinnering kunt sturen
• Je boekhouding kan worden gekoppeld aan je zakelijke bankrekening, waardoor in- en uitgaven automatisch worden verwerkt
• Je bespaart geld, omdat boekhoudsoftware veel goedkoper is dan het uitbesteden van de administratie aan een boekhouder of accountant. Boekhoudsoftware biedt vrijwel altijd de optie om je boekhouder of accountant te laten meekijken indien nodig
• Het is veel makkelijker om zelf de administratie bij te houden als je dit doet met online software, omdat je zo veel informatie tot je beschikking hebt en het duidelijk is welke informatie verplicht is voor bijvoorbeeld het opstellen of het inboeken van een factuur

Er zijn veel verschillende mogelijkheden wat betreft boekhoudprogramma’s, zodat er altijd wel een optie bij zit die bij jou past. Van zeer simpele boekhoudsoftware waarvoor je absoluut geen verstand hoeft te hebben van boekhouden zoals Rompslomp, tot uitgebreide software zoals Exact Online als je jezelf juist wil verdiepen in dit onderwerp. Er bestaan zelfs gratis programma’s voor startende ZZP’ers, waaronder e-Boekhouden (15 maanden vanaf inschrijving bij de KvK). Hieronder een aantal programma’s die ik startende ondernemers kan aanbevelen.

Een bijkomend voordeel is het onbeperkte extra aantal gebruikers, wat vooral handig is als je besluit na 15 maanden over te gaan op een betaald abonnement. Indien je onder de 240 boekingen per jaar zit betaal je dan €9,95, waardoor het een van de meest betaalbare opties is. De klantenservice van e-Boekhouden staat goed aangeprezen en is op meerdere manieren te bereiken, zowel telefonisch als per e-mail.

Digi BTW kost €12,50 per maand als je kiest voor het maandabonnement. Je ontvangt echter een mooie korting als je gaat voor de jaarbetaling, waardoor je precies een tientje per maand betaalt. Het registreren van ritten en uren zit inbegrepen, evenals het maken van een jaarafsluiting en het werken met afschrijvingen. Kortom, een van de meest uitgebreide programma’s in deze prijscategorie.

Het goedkoopste pakket van Rompslomp is het Plus pakket en kost €5,75 per maand. Naarmate je langer aan het ondernemen bent is de kans groot dat je zal moeten overstappen op het Pro abonnement van €17,25 per maand. Dit pakket is namelijk wel inclusief het doen van de BTW aangifte en periodiek factureren. Het voordeel van Rompslomp is de korting van 16% als je kiest voor een jaarbetaling, maar een nadeel is het aanrekenen van extra kosten voor een aantal basisfuncties, zoals de automatische bankkoppeling.

Exact biedt naast boekhoudsoftware ook veel andere oplossingen aan, van branche specifieke programma’s tot salaris software. Hoewel Exact Online over een grote kennisbank beschikt met nuttige informatie, is het geen programma dat je een-twee-drie leert kennen. Dit uitgebreide programma heeft ook een duurder prijskaartje en het goedkoopste abonnement kost €42 per maand. Houd rekening met een aantal beperkingen, zoals het maximale aantal facturen. Gelukkig is Exact wel gratis uit te proberen zonder verplichtingen, wat overigens ook het geval is bij de eerder genoemde software aanbieders.

Alle activiteiten en kosten op een rij:

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.