Zijn Werkbonnen nog van deze Tijd? Probeer deze Online Tools

Als ondernemer of zzp-er is het belangrijk om goed bij te houden hoeveel uur je werkt en hoeveel kosten je maakt. Je wilt op een eenvoudige en simpele manier de juiste hoeveelheden werk en materiaalkosten naar je klanten kunnen factureren. Als je te weinig factureert heb je kans dat je verlies lijdt, terwijl je klanten natuurlijk niet blij zijn als je te veel werk in rekening brengt. Dit kan het vertrouwen schaden en je zult waarschijnlijk geen nieuwe opdrachten meer van deze klant krijgen. Het is dus belangrijk om de juiste uren en kosten goed bij te houden. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, maar gelukkig is er altijd een oplossing. In het verleden is dit probleem opgelost door het gebruik van werkbonnen. Op werkbonnen wordt nauwkeurig bijgehouden hoeveel uur je werkt en welke kosten je maakt. Vaak zijn deze werkbonnen op papier, wat voor extra werkt zorgt als je na een lange werkdag alle gegevens moet overtypen in het systeem. Ook raken deze soms kwijt of zijn ze niet goed leesbaar. Ik zal je uitleggen wat een werkbon precies is, wat er opstaat en hoe je door het gebruik van een online boekhoudprogramma tijd kan besparen!

Kort samengevat is dit de Top 3 beste software voor online werkbonnen:

Rompslomp – Beste prijs/kwaliteit
Moneymonk – Beste voor bedrijven met meerdere werknemers
Tellow – Beste voor ZZP en kleine bedrijven

Beste prijs/kwaliteit verhouding
Mobiele app IOS/Android
Uren omzetten naar projecten
Klantwaardering: 8,9

Meer informatie

Met kilometer- en urenregistratie
Onbeperkt aantal gebruikers
Inclusief boekhoud app
Klantwaardering: 8,1

Meer informatie

30 dagen gratis uitproberen
Zeer gebruiksvriendelijk
Koppelingen met externe apps
Klantwaardering: 8,3

Meer informatie

Inhoudsopgave

Wat is een werkbon?

Werkbonnen zijn documenten die voornamelijk door ondernemers en zzp-ers worden gebruikt die buiten werkzaam zijn. Denk bijvoorbeeld aan bouwvakkers, timmermannen of loodgieters. Op een werkbon wordt de administratie van de dag bijgehouden. Hoeveel uur ze hebben gewerkt, welk materiaal ze hebben gebruikt en enige overige kosten (bijvoorbeeld parkeerkosten). Dit is allemaal nodig om de klant uiteindelijk een goede factuur te kunnen sturen, met het juist aantal uren dat gewerkt is en de correcte materiaalkosten. Daarnaast worden werkbonnen gebruikt voor de urenregistratie, zodat je een duidelijk overzicht heb je gewerkt uren (als je bijvoorbeeld aan de belastingdienst moet aantonen hoeveel uur je gewerkt hebt).

Werkbonnen worden niet alleen door ondernemers en zzp-ers gebruikt die buiten werken, het kan ook een handige oplossing zijn voor projecten die binnen gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan ondernemers die aan een project op kantoor werken.

Alle informatie die op een werkbon staat

Het is nu denk ik wel duidelijk waarom werkbonnen belangrijk kunnen zijn, maar welk informatie staat er precies op een werkbon? Over het algemeen is het goed om de volgende zaken op een werkbon te zetten. Als eerste is de datum en voor welke klant je werkt van belang. Daarna is het goed om het totaal aantal uren bij te houden. Hier kan het slim zijn om een onderscheid te maken tussen reisuren en werkuren, zodat je je klant correct kan facturen. Als laatste kan je diverse kosten op een werkbon noteren. Denk bijvoorbeeld aan materiaal dat je hebt gebruikt en parkeerkosten.

Gebruik een online boekhoudprogramma en vergeet werkbonnen voor altijd

Het systeem van werkbonnen klinkt eigenlijk best wel goed. Je bent instaat om al je kosten en uren goed bij te houden en je hebt al je administratie goed op orde. Er zijn echter wel wat haken en ogen aan het gebruik van werkbonnen. Zo moet je alles goed bij houden terwijl je aan het werk bent. Meestal gebeurt dit op papier, waardoor je al snel fouten kan maken. Misschien schrijf je snel wat op of mors je koffie over je papieren werkbon. Zorg er dan nog maar eens voor dat je alles correct kan lezen. Het meest frustrerende is misschien nog wel dat je na een dag hard werken je werkbon moet overtypen in een ander systeem, bijvoorbeeld een online urenregistratie of een factuur die je voor je klant maakt. Hier heeft natuurlijk niemand zin.

Gelukkig is er een veel makkelijkere manier om alles goed bij te houden: gebruik een online boekhoudprogramma. Terwijl je aan het werk ben kan je online al je uren makkelijk registeren en door extra kosten toe te voegen in de urenregistratie kan je al je kosten bijhouden. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben ook een handige app die je op je telefoon kan gebruiken, dus zelfs als je onderweg bent kan je alles eenvoudig op je telefoon bij houden. Geen gedoe meer met papieren werkbonnen, maar registreer alles direct in je boekhoudprogramma. Het beste heb ik voor het laatst bewaard: omdat alle informatie nu gelijk in je administratie staat, kan je met een druk op de knop zo een factuur maken. Boekhouden is nog nooit zo makkelijk geweest!

Maak je eigen template en bespaar tijd

Als je eenmaal ervoor gekozen hebt om een online boekhoudprogramma te gebruiken kan alles nog veel sneller gaan. Door het aanmaken van eigen templates kan je veel tijd besparen. Neem eens de tijd om goed na te denken welke materialen en kosten je vaak gebruikt. Hier kan je dan aparte velden voor maken in de urenregistratie van je online boekhoudprogramma. Je hoeft dan niet meer elke dag dezelfde informatie op te zoeken, maar je kan alles zo invullen in de template die klaar staat.

Tevens kan nog een stapje verder gaan als je bijvoorbeeld een aantal verschillende klanten of projecten hebt. Je kan dan voor elke klant of project een nieuw template aanmaken. Hierin kan je alles aanpassen naar wens en het enige wat je hoeft te doen is de juiste template uit te kiezen aan het begin van je werkdag! Denk is aan alle tijd die je hiermee kan besparen.

Heb je een aparte app nodig voor je werkbonnen?

Er zijn ook een aantal apps op de markt waar je digitaal werkbonnen in kan aanmaken. Dit klinkt natuurlijk handig, want je hebt geen gedoe meer met papieren werkbonnen. Echter is dat ook het enige voordeel, want je zit nog steeds met digitale werkbonnen. Deze moet je dan meestal overtypen in een ander systeem om je urenregistratie te doen of om facturen aan te maken. Bij al dat overtypen is een fout natuurlijk makkelijk gemaakt.

Er zijn wel enkele werkbonnenapps beschikbaar die een link kunnen leggen naar een boekhoudprogramma, maar het is altijd de vraag hoe goed die koppeling werkt. Het is natuurlijk veel makkelijker om alle informatie direct in te voeren in je online boekhoudprogramma. Hierdoor weet je zeker dat de informatie correct is die je voor je facturen gebruikt en je bespaart tijd door de informatie maar 1x keer in te voeren.

Deze drie online boekhoudprogramma’s zorgen ervoor dat je geen werkbonnen meer gebruikt

Als je tot hier in het artikel hebt doorgelezen ben je er waarschijnlijk van overtuigd dat je een online boekhoudprogramma prima kan gebruiken als vervanging voor werkbonnen. Dan is het laatste probleem: welk online boekhoudprogramma kan je het best gebruiken? Door het grote aanbod is het soms lastig om te kiezen. Gelukkig heb ik drie toppers voor je uitgekozen waardoor je nooit meer werkbonnen hoeft te gebruiken.

#1 Rompslomp: Meeste waar voor je geld

Voor beginnende ondernemers en zpp-ers is Rompslomp een goede optie. Rompslomp biedt verschillende boekhoudpakketten aan, met een instappakket dat zelfs gratis is! Dat is dus makkelijk geld besparen. Daarnaast is het een erg gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma. Je kan eenvoudig je uren en kosten bijhouden, dus geen gedoe meer met werkbonnen.

Zelfs als je je onderneming gaat groeien hoef je niet opzoek naar een nieuw online boekhoudprogramma, want Rompslomp kan gewoon met je meegroeien. Op het moment dat je functies te kort komt, kan je upgraden naar een hoger boekhoudpakket en zal je alle functies vinden die je nodig hebt.

Ga naar Rompslomp

#2 MoneyMonk: Beste voor bedrijven met meerdere werknemers

Wellicht het meest uitgebreide online boekhoudprogramma wat op dit moment beschikbaar is. Wat je ook voor wensen hebt, MoneyMonk zal al je dromen laten uitkomen. Het is een prachtig vormgegeven boekhoudprogramma wat je met alle plezier zal gebruiken. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest op al je uren en ritten bij te houden, dus werkbonnen zijn niet meer nodig. Met een druk op de knop maak je zo een factuur om naar je klanten te sturen.

Daarnaast biedt MoneyMonk een handig dashboard. Hierin kun je eenvoudig allerlei rapportages vinden die je vertellen hoe je bedrijf ervoor staat. Niet meer eindeloos doorklikken om de informatie te vinden die je wilt, maar alles staat in een handig overzicht voor je klaar.

Ga naar MoneyMonk

#3 Tellow: Beste voor ZZP en kleine bedrijven

‘Het beste online boekhoudprogramma voor de moderne zzp-er.’ Dat is hoe Tellow zichzelf omschrijft en dat kan ik alleen maar geloven. Alleen de benodigde onderdelen zijn toegevoegd, waardoor het programma erg overzichtelijk is en licht aanvoelt. Geen logge menu’s meer en vijf keer klikken voordat je de informatie hebt die je wil. Alles werkt intuïtief en de informatie staat op de plek die je verwacht. Werkbonnen zijn verleden tijd door het handige systeem om facturen aan te maken.

Tellow heeft ook een erg mooie app ontwikkelt, voor zowel iOS als Android. Welke telefoon je dus ook hebt, de app zal je kunnen gebruiken. Hierdoor hoef je niet meer te wachten met het maken van een factuur tot dat je thuis bent na een lange dag onderweg, maar je kan dat ‘on the road’ gewoon doen op je mobiele telefoon!

Ga naar Tellow

Veel gestelde vragen

Wat is het voordeel van werkbonnen met een boekhoudprogramma?

1. Werkbonnen worden automatisch gevuld met gegevens vanuit het boekhoudprogramma. Zoals artikelen, materialen en relaties.
2. Werkbonnen kunnen eenvoudig doorgezet als verkoopfactuur.
3. Papieren werkbonnen vervagen of raken kwijt.
4. Accordering van de klant als het werk klaar is.
5. Zeer gebruiksvriendelijk

Wat kost een boekhoudprogramma met werkbonnen module?

Wat een boekhoudprogramma kost is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudprogramma’s zijn er al vanaf € 7,95 per maand. Als je een MKB bedrijf hebt en meer functionaliteiten wil kost een boekhoudprogramma tussen de € 25 en € 50 per maand.

Wat is het beste boekhoudprogramma?

Het beste boekhoudprogramma is afhankelijk van je bedrijfsomvang en bedrijfstype. Op basis hiervan heb je behoefte aan andere functionaliteiten. Door het invullen van onze boekhoudprogramma vergelijker krijg je direct het beste boekhoudprogramma die aansluit bij jou wensen.

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.

Zijn werkbonnen nog van deze tijd?