Boekhouding met webshop koppelen?

Steeds meer ondernemers beginnen een webshop en dat is niet zonder reden. Uit onderzoek blijkt dat Nederlanders inmiddels ruim de helft van hun aankopen online doen. Het aantal aankopen online zal in de toekomst zeker nog toenemen. Door het beginnen met een online webshop kunnen jouw klanten online kennismaken met je producten van de winkel. Ze kunnen een product aanschaffen zonder de deur uit te gaan. Zijn er artikelen besteld in een webshop? Dan kan een ondernemer of accountant de bestellingen handmatig bijwerken in de boekhouding. Dat is echter niet meer nodig. Bestellingen van klanten via de webshop kunnen veel sneller, beter en goedkoper worden afgehandeld. Het is  namelijk mogelijk om een webshop te koppelen aan de boekhouding. Is die koppeling gemaakt? Dan staan de door de klanten gedane bestellingen in de webshop direct klaar in het door jou gebruikte boekhoudpakket.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om je webshop te koppelen:

• Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
• Visma eAccounting – Beste voor kleine webshops
• Silvasoft – Perfecte WordPress koppeling

Webshop en boekhouding zijn altijd up-to-date

Je ontkomt er als ondernemer niet aan om je administratie bij te houden. En al helemaal als je een goedlopende webshop hebt. Ook als er veel bestellingen en facturen zijn, moet de  administratie  van een webshop inzichtelijk zijn. Bij  een webshop die nog niet gekoppeld is aan een online boekhouding neemt het handmatig invoeren van de bestellingen in het boekhoudprogramma veel tijd in beslag.

Natuurlijk wil je als ondernemer tijd liever aan andere dingen besteden. Je wilt je richten op dat wat telt: het verhogen van de omzet en het verlagen van de kosten. Dat doe je deels door je webshop te koppelen met boekhoudsoftware. Je zorgt namelijk dat een handmatige taak opeens geen tijd meer kost.

Webshop en boekhouding zijn altijd up-to-date als een webshop gekoppeld is aan een boekhoudprogramma. Het handmatig invoeren van bestellingen is dan verleden tijd, want de bestellingen worden dan direct in de administratie bijgewerkt.

De koppeling tussen webshop en boekhouding levert voordelen op

Je hebt een succesvolle webshop. De bestellingen stromen binnen. Dan moet er natuurlijk niet onnodig veel tijd worden verspild en moet er niet achter de feiten worden aangelopen. Je boekhoudsoftware met een webshop koppelen levert dan ook veel voordelen op.

Zo worden facturen verwerkt zonder handmatige invoer. Bij het leggen van een koppeling tussen de webshop en de administratie zijn er verschillende mogelijkheden. Een factuur kan gestuurd worden vanuit de webshop. Die factuur wordt dan automatisch geboekt als een verkoop journaalpost in de boekhouding.

Een ander voordeel is dat nieuwe bestellingen als order worden klaargezet. Vervolgens wordt de factuur vanuit het boekhoudprogramma verstuurd. Komt er na een bestelling een betaling binnen? De software gaat dan automatisch op zoek naar het bijbehorende online verkochte artikel. Het handmatig overnemen van klant-, artikel- en ordergegevens is dus niet meer nodig.

Is er een koppeling gemaakt tussen webshop en boekhouding?  Dan zorgt de software voor een foutloos verloop van het overnemen en verwerken van gegevens. Bij handmatige invoer van gegevens kan er altijd een foutje worden gemaakt. Klanten of jij kunnen dan voor vervelende verrassingen komen te staan. Dankzij de gemaakte koppeling tussen webshop en boekhouding wordt dat voorkomen.

Belangrijke specificaties die altijd accuraat zijn

Stel er wordt gefactureerd vanuit de administratie en de bestelde artikelen staan nog niet in die administratie? Dan worden de gegevens van deze artikelen, zoals klantgegevens, artikelen, status van de order en verzendadressen automatisch aangemaakt. De boekhouding van de webshop blijft dus altijd up-to-date.

Dat zorgt ervoor dat je altijd voldoende overzicht houdt over je adminsitraite. Bestellingen van klanten worden direct verwerkt tot een order in de administratie. Eigenaren van een webshop kunnen dus realtime zien welke producten het beste verkopen en wat hun winst is.

Waar moet gelet worden bij het kiezen van boekhoudsoftware voor jouw webwinkel

Je hebt besloten om een koppeling te maken tussen webshop en je boekhoudsoftware. Er moet dan gezocht worden naar de voor jouw webshop geschikte boekhoudsoftware. Waar moet bij het kiezen van die boekhoudsoftware op worden gelet?.

• Er moet gelet worden op de mogelijkheden die de boekhoudsoftware te bieden heeft. Let er dus op dat met de door jou gekozen boekhoudsoftware de door jou gewenste koppelingen met de webshop kunt maken. Ook moeten de administratie mogelijkheden van het pakket voldoen aan jouw wensen.

• Vanzelfsprekend wordt er ook gelet op de prijs. het beschikbare budget is immers niet onbeperkt. Doorgaans moet er een bedrag per maand worden betaald.  Het is wellicht niet nodig om dure boekhoudsoftware aan te schaffen. Bedenk dat niet iedere webwinkel dure boekhoudsoftware met erg veel mogelijkheden nodig heeft.

• Het gebruiken van de software mag  geen onoverkomelijke problemen opleveren. De gebruiksvriendelijkheid van het pakket is dus belangrijk. De aanwezigheid van een goede helpdesk speelt minstens zo’n belangrijke rol. Via diverse reviewsites, waaronder zelfboekhouden.com, kun je eenvoudig meer te weten komen over de bereikbaarheid van de klantenservice!

Wanneer wordt de juiste boekhoudsoftware gekozen? Waarschijnlijk pas als je voldoende tijd investeert in het vinden van de juiste software. Ik raad je aan om een lijstje te maken met wat voor jou van belang is.

Wat is het beschikbare budget, over welke functionaliteiten moet de boekhoudsoftware beschikken en wat moet er allemaal worden geautomatiseerd? Vergeet ook niet dat je altijd je boekhouder of accountant om advies kunt vragen.

Boekhoudsoftware voor kleine webwinkels

Heb je een kleine webwinkel? Het aanbod van boekhoudsoftware voor kleine webwinkels is erg groot. Zeker voor ondernemers die net gestart zijn met hun webwinkel is de prijs belangrijk. Een ondernemer wil niet direct maandelijks 200 euro besteden aan boekhoudkosten. Voor kleine ondernemers zijn er heel veel aanbieders van aantrekkelijk geprijsde en gebruiksvriendelijke pakketten. Goede softwarepakketten voor kleine ondernemers zijn onder andere MoneyBird, e-Boekhouden, Visma eAcounting en MoneyMonk.

Boekhoudsoftware voor grote webwinkels

Ondernemers met een grotere webwinkel beschikken doorgaans over een groter budget. Boekhoudsoftware van Exact Online is dan een aanrader. Met deze boekhoudsoftware kan alle door jou gebruikte software aan elkaar worden gekoppeld. Dit is dan ook de beste boekhoudsoftware om met je webshop te koppelen (o.a. WordPress en Magento!).

Vervolgens kan je met Exact Online het grootste deel van het boekhoudproces automatiseren. Bij het implementeren van de koppelingen tussen verkopen en  boekhouding kan gebruik worden gemaakt van de uitstekende helpdesk van Exact Online. Van deze boekhoudsoftware kan een gratis demo worden aangevraagd. Boekhoudsoftware van Visma eAccounting is ook geschikt voor grote webwinkels.

Webwinkel en boekhouding moeten natuurlijk wel geschikt zijn om te koppelen

Een koppeling tussen jouw webwinkel en jouw boekhoudsysteem is ideaal, want dan worden de in de webwinkel verkochte artikelen automatisch bijgewerkt in de administratie. Die koppeling kan worden gemaakt als er voldaan is aan enkele voorwaarden:

Voorwaarde 1

Een online koppeling is alleen mogelijk als de webwinkel online toegankelijk is. Dat is niet vanzelfsprekend. Webwinkels die in de aanbouw-fase zijn kennen vaak een zogenaamde ‘maintenance’-mode. De webwinkel is dan uitsluitend zichtbaar met een speciale code.

Bovendien kunnen firewalls en server-inrichtingen een webwinkel moeilijk bereikbaar maken. Twijfel je of firewalls of andere specifieke server-installaties de toegang tot jouw webwinkel beperken? Dan kun je daar het best je web-specialist voor raadplegen.

Voorwaarde 2

Een andere voorwaarde waaraan moet worden voldaan is ook dat de webwinkel goed moet zijn ingericht. Let er dus bijvoorbeeld op dat de BTW tarieven zijn aangemaakt en dat die tarieven passen bij de juiste producten. Bedenk dat boekhoudsoftware een betaling zonder BTW niet accepteert. Bedragen die een klant moet betalen voor de verzending van zijn bestelling en voor de betaalmethode moeten dus ook voorzien zijn van BTW.

Wordt er een bestelling gedaan door een klant uit de EU? Dit zijn zogenaamde ICP-bestellingen. Uiteraard moet ook  dan het BTW nummer van die klanten worden ingevoerd. Dat is echter niet bij ieder boekhoudsoftware pakket mogelijk. Lever je zakelijk binnen de EU. Kies dan een softwarepakket dat de mogelijk biedt om de BTW nummers van die klanten wel in te voeren.

Voorwaarde 3

Ook moet het boekhoudsysteem goed online toegankelijk zijn. De meeste  online boekhoudsystemen zijn goed bereikbaar. Soms moet er wel iets geregeld worden in de boekhoudsoftware om een pakket te kunnen koppelen. Zo moet er bijvoorbeeld vooraf een beveiligingssleutel worden aangemaakt.

Het boekhoudsysteem moet goed zijn ingericht. Door de meeste boekhoudsoftware worden BTW codes en grootboekrekeningen gebruikt. Dankzij de koppelingen kan aan iedere BTW code in de webwinkel een BTW code en grootboekrekening uit het boekhoudsysteem worden toegewezen. Dat is natuurlijk alleen mogelijk als de BTW tarieven en de grootboekrekeningen in de boekhouding goed zijn ingericht.

Je webshop met de boekhouding koppelen? Dit zijn je beste opties!

Op dit moment heb je, naar mijn mening, de keuze uit vier kwalitatieve boekhoudsoftware. Vier keer boekhoudsoftware die met verschillende webshopplatformen te koppelen zijn;

Met een verdiende eerste plek is dat natuurlijk Exact Online, dat ondanks de hoge prijs zeer sterke integraties heeft (o.a. WordPress). Een gedeelde tweede plek voor zowel Visma als Silvasoft. Net wat minder makkelijke boekhoudsoftware om met je webshop te koppelen, maar uiteindelijk net zo bruikbaar.

Wie dan de derde plek krijgt? Dat is (helaas) Afas. Veelbelovend, maar in de praktijk toch minder effectief voor de gemiddelde webshop-eigenaar als de overige opties. 

Veel gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.