Beste VvE Boekhoudprogramma

Een Vereniging van Eigenaren (VvE) moet net als ondernemingen beschikken over een boekhouding en aan bepaalde regels voldoen, waaronder het opstellen van een winst- en verliesrekening. Dit is niet de eenvoudigste klus, maar met een VvE online boekhoudprogramma wordt het wel een stuk makkelijker. Geen formules meer invoeren in Excel en meerdere mensen kunnen toegang krijgen tot de administratie.

In dit artikel bekijken we niet alleen waar je als VvE aan moet voldoen volgens de Belastingdienst en de voordelen van boekhoudprogramma’s, we bekijken ook welke software het meest geschikt is voor VvE’s. Inclusief handige functies zoals een automatische bankkoppeling, een ledenadministratie en veel meer. Lees snel verder om erachter te komen welk boekhoudprogramma het beste is voor jouw VvE.

Kort samengevat komt e-Boekhouden.nl als beste VvE Boekhoudprogramma uit onze test

Wat is een VvE?

beste boekhoudprogramma voor VvE

Voordat we ingaan op het beste boekhoudprogramma voor de administratie van een VvE, eerst even wat informatie over deze bijzondere soort vereniging. Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is een rechtspersoon, met als doel het behartigen van de belangen van alle eigenaren van het gebouw. Het gaat meestal om appartementen, aangezien je in dit geval een deel van een groter gebouw koopt. Dit wordt ook wel appartementsrecht genoemd; oftewel het recht om een appartement te gebruiken en samen met de andere bewoners zijn jullie eigenaar van het gebouw. Het gebouw is als het ware gesplitst en dit staat dan ook in de gelijknamige splitsingsakte omschreven.

De VvE is geen normale vereniging, want je hebt niet de optie om wel of niet lid te worden. Als je een appartement koopt, wordt je automatisch lid van de VvE totdat je zou besluiten om jouw appartement weer te verkopen. Je hebt dus als eigenaar bepaalde rechten en plichten, maar je bent sowieso verplicht om deel te nemen aan de VvE. Dat is zo bepaald in de Nederlandse wetgeving en alle eigenaren zijn verantwoordelijk voor het beheer van het hele gebouw.

Gezien een VvE te maken heeft met meerdere eigenaren is het belangrijk dat deze belangen worden behartigd, en het geld op een juiste en efficiënte manier wordt besteed. Dit is tevens waarom het erg belangrijk is dat de administratie kloppend en volledig is. De VvE is verantwoordelijk voor onder andere gemeenschappelijke ruimtes zoals de tuin of de hal, maar ook voor bijvoorbeeld het dak of de gevels. Volgens de Nederlandse wetgeving is de VvE verplicht om aan bepaalde zaken te voldoen, zoals het houden van een jaarlijkse ledenvergadering en door te beschikken over een splitsingsakte. In dit laatste document staat ondermeer beschreven welke zaken tot het gemeenschappelijke bezit vallen.

In ruil voor het onderhoud hiervan betalen de leden van een VvE een periodiek bedrag aan servicekosten voor groot onderhoud, maar ook voor het betalen van verzekeringen. Deze servicekosten worden ook wel ledenbijdragen of voorschotbedragen genoemd. Dit komt omdat het feitelijk een voorschot is, dat wordt gebaseerd op de begroting van de VvE aan het begin van een jaar. In principe zouden de eigenaren aan het einde van het jaar geld bij moeten betalen of terugkrijgen, maar in de praktijk wordt dit veelal voorkomen door een eventueel verschil te verrekenen.

Als je wil weten of er in jouw toekomstige appartement een VvE is, dan kun je dit vaak vinden op het bulletin bord in het gebouw zelf. Digitaal kun je dit inzien in het eigenaren rapport; in de eigendomsinformatie van het Kadaster. Houd er echter wel rekening mee dat als het appartement een VvE heeft, dit niet automatisch betekent dat deze ook actief is. Een inactieve VvE wordt ook wel een slapende VvE genoemd, welke tevens kan worden geactiveerd om bouwtechnische problemen te voorkomen, evenals problemen tussen de eigenaren onderling.

Waar moet de administratie van een VvE aan voldoen?

Een Vereniging van Eigenaren moet aan een aantal verplichtingen voldoen, waaronder het opstellen van een exploitatierekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Hierin worden alle inkomsten en uitgaven beschreven. Tevens moet een VvE een balans opstellen en een toelichting. Al deze jaarstukken dienen tijdens de verplichte algemene ledenvergadering te worden gepresenteerd aan de eigenaren. Het is dus belangrijk dat deze informatie zowel kloppend, als inzichtelijk is.

Daarnaast is een VvE onderhevig aan zowel het inzagerecht als de wettelijke bewaarplicht. In beide gevallen biedt een online boekhouding een groot aantal voordelen, omdat alles overzichtelijk op een centrale plaats is opgeslagen. Dit betekent dat het eenvoudig is om aan de wettelijke bewaarplicht van de Nederlandse belastingdienst te voldoen, evenals het verlenen van inzicht tot de administratie aan leden van de VvE.

Zoals je wel begrijpt is de boekhouding van een VvE een hele verantwoordelijkheid, waarbij het essentieel is dat alles op de juiste manier gebeurt. Dit is waar een online VvE boekhoudprogramma van pas komt, waardoor het bijhouden van de administratie, het creëren van de benodigde rapportages en het verkrijgen van inzicht een stuk eenvoudiger wordt. Evenals de onderlinge samenwerking binnen het VvE bestuursorgaan.

Voordelen van een online boekhoudprogramma voor Verenigingen van Eigenaren

Het online bijhouden van de administratie biedt een aantal voordelen, en deze hebben we hieronder voor jou op een rij gezet:

  • De boekhouding is altijd up to date, zo weet iedereen precies hoe de VvE er financieel voor staat
  • De boekhouding is eenvoudig over te dragen en meerdere personen kunnen er (tegelijkertijd) aan werken
  • Indien nodig geef je een accountant of boekhouder toegang tot de administratie, via een eigen set inloggegevens
  • Je profiteert van meerdere slimme functies, inclusief het downloaden van rapportages en overzichten
  • Met een boekhoudprogramma sluipen er minder snel fouten in de administratie, gezien veel handelingen worden geautomatiseerd
  • Je hebt geen boekhoudkundige kennis nodig om met een online boekhoudprogramma te werken en vaak bieden ze handige informatie indien je meer over dit onderwerp wil leren

Waarom een VvE niet zonder boekhoudsoftware kan?

Ook als VvE kun je niet zonder een goed boekhoudprogramma, gezien het bestuur van de VvE als taak heeft om de administratie bij te houden. Uiteraard kun je dit uit handen geven aan een boekhouder of accountant, maar met een online boekhoudprogramma behoud je als bestuur zelf de controle. Zo weet je op ieder moment welke ledenbijdragen nog niet zijn betaald, hoeveel geld er is gegaan naar het groot onderhoud en hoeveel uitgaven er zijn gedaan gedurende het laatste kwartaal. Indien nodig kun je de accountant of financieel adviseur van de VvE toegang geven tot de administratie.

Een van de grootste voordelen van een online boekhoudprogramma boven boekhouden in Excel, is het feit dat meerdere personen toegang kunnen verkrijgen tot de administratie. Zo kunnen meerdere bestuursleden erin werken, rapporten downloaden en dergelijke. Erg makkelijk dus, als de administratieve taken aan meerdere personen toebehoren, waaronder de jaarlijkse controle door de kascommissie. Omdat het grootste deel van alle handelingen geautomatiseerd is, (denk aan het verwerken van bonnetjes tot het opstellen van de jaarlijkse begroting), betekent dit dat er veel minder snel fouten worden gemaakt. Zelfs als er mensen met en zonder boekhoudkundige kennis toegang hebben tot de administratie. De beste boekhoudprogramma’s zijn namelijk zo gemaakt dat de software intuïtief werkt, waardoor het eenvoudig is om in te werken.

e-Boekhouden.nl is perfect voor iedere VvE

  • Factureer geheel in de eigen huisstijl van de VvE, en mail facturen indien gewenst direct per e-mail of verstuur deze per post. Dit geldt ook voor periodieke facturen, zoals de ledenbijdragen, plus voor het versturen van herinneringen. De online facturen kunnen worden verstuurd inclusief een handige betaallink in samenwerking met betaalproviders zoals iDeal, PayPal of creditcards. Op deze manier is het betalen van de factuur veel eenvoudiger, met als gevolg dat het geld sneller op de rekening staat van de VvE. Uiteraard is een handmatige betaling ook gewoon mogelijk. Bij wanbetalingen kun je via de software een beroep doen op het CIB in Rotterdam of Cannock
  • Beheer alle contacten in de boekhoudsoftware, waaronder die van de leden, maar ook van leveranciers. Je kunt bestaande contacten zoals een ledenbestand eenvoudig importeren, en aanpassen dankzij het aanmaken van extra invoervelden. Je kunt via de zoekfunctie ook gemakkelijk leden opzoeken. Het is tevens mogelijk om vanuit de e-Boekhouden software nieuwsbrieven te versturen, waarbij je relaties op kunt delen in groepen. Denk aan de groep met leden, voor het versturen van een uitnodiging voor de algemene ledenvergadering of ander nieuws dat enkel relevant is voor bewoners, zoals geplande werkzaamheden
  • Verwerk inkoopfacturen en losse bonnetjes vrijwel automatisch dankzij de Scan & Herken en de Mail & Herken functies. Maak een foto via de app of mail een bonnetje naar de administratie. Hierdoor hoef je geen gegevens handmatig over te typen, maar de voorgestelde factuur enkel even te controleren om deze vervolgens om te zetten in een definitieve boeking. Het zorgt er ook voor dat losse bonnetjes niet meer kwijtraken en alles op één centrale plek wordt opgeslagen
  • Koppel de bankrekening van de VvE aan de boekhoudsoftware, zodat deze altijd up to date is. Voor veel banken worden alle transacties ‘s nachts in de boekhouding gezet en indien mogelijk direct verwerkt (tot 90%). Dit is mogelijk voor: de Rabobank, ABN-Amro, ING, Knab, bunq, SNS Bank, ASN Bank, RegioBank en Triodos
  • Maak via de e-Boekhouden software voor VvE’s betaalbestanden aan, zodat je geen gebruik meer hoeft te maken van internetbankieren
  • Genereer rapportages en overzichten, van globale gegevens tot specifieke data, welke je kunt downloaden als een Excel of een PDF bestand. Ook handig voor het presenteren van informatie tijdens een ledenvergadering
  • De software is geschikt voor gebroken boekjaren, het werken met afschrijvingen die groter zijn dan 450 euro, kostenplaatsen en het invoeren van een beginbalans. Indien je overstapt van andere software of een boekhouding in Excel, is dit laatste de eindbalans van jouw vorige boekhoudoplossing. Deze kan ook achteraf nog worden aangepast
  • De mogelijkheid om te werken met budgetten en een begroting, waarbij de cijfers hieruit kunnen worden vergeleken met de daadwerkelijke gegevens
  • Sluit een periode af, zodat hierin niet per ongeluk nog bewerkingen kunnen worden gedaan. Met name als meerdere personen toegang hebben tot de administratie is dit erg handig. Indien nodig kan een gesloten boekjaar weer worden geopend
  • Registreer zowel uren als kilometers, waarbij het registreren van uren beschikbaar is voor een onbeperkt aantal gebruikers
  • Je accountant of boekhouder heeft gratis toegang tot de administratie van de VvE
  • De boekhouding beschikt over een digitaal archief, waarin alle documenten veilig staan opgeslagen
  • Gebruik van de handige e-Boekhouden app, geschikt voor mobiele apparaten

Een ander voordeel van e-Boekhouden.nl voor een VvE is de prijs. Je profiteert namelijk niet alleen van de gratis proefperiode om erachter te komen of de software iets is voor jullie VvE, maar ook van een gereduceerd tarief voor stichtingen en verenigingen mocht je overgaan tot een betaald abonnement. De kosten zijn onderverdeeld in twee modules, die je zowel afzonderlijk als samen kunt afnemen en maandelijks opzegbaar zijn. We hebben deze hieronder in een handige tabel gezet:

e-boekhouden voor vereniging van eigenaren

Conclusie

Het bijhouden van de administratie van een VvE kan op verschillende manieren, waarbij online boekhoudprogramma’s een aantal voordelen hebben boven bijvoorbeeld het doen van de administratie in Excel of het uitbesteden van de gehele administratie. Het is ontzettend handig als meerdere mensen toegang moeten hebben tot een administratie, zowel om erin te werken als voor het verschaffen van inzicht. Bijkomende voordelen van een online boekhoudprogramma inclusief slimme functies, is het voorkomen van fouten en het besparen van tijd.

Bovendien hoeft een online boekhoudprogramma voor een VvE helemaal niet duur te zijn. Bijvoorbeeld door de software van e-Boekhouden te gebruiken, met inbegrip van speciale opties voor verenigingen zoals ledenbeheer en het versturen van nieuwsbrieven. Indien gewenst kun je een financiële adviseur gratis toegang verlenen tot de software of de klantenservice van e-Boekhouden zelf inschakelen.

We hopen dat dit artikel je meer inzicht heeft gegeven in welke boekhoudoplossingen het meest geschikt zijn voor jouw VvE.

Veelgestelde vragen – FAQ’s

Zijn er gratis boekhoudprogramma’s voor VvE’s?

Nee, maar er zijn wel boekhoudprogramma’s met een gereduceerd tarief welke we in dit artikel benoemen, inclusief de bijbehorende functies en mogelijkheden die specifiek zijn gericht op VvE’s.

Welk boekhoudprogramma is het beste voor een VvE?

e-Boekhouden is een slimme keuze voor een VvE, dankzij de specifieke functies voor zowel de administratie, de facturatie als het ledenbeheer. In dit artikel bespreken we alle voordelen van online boekhoudsoftware voor een VvE.

Welk boekhoudprogramma biedt korting voor VvE’s?

De boekhoudsoftware van e-Boekhouden biedt korting aan voor stichtingen en verenigingen. Je betaalt slechts een gereduceerd tarief voor zowel de boekhouding en/of de ledenadministratie. Daarnaast kun je de software gratis uitproberen.

Wat is een VvE?

Een VvE is een Vereniging van Eigenaren en het is een bijzondere vorm van een vereniging waar alle eigenaren verplicht lid van zijn. Als je een appartement koopt, dan koop je in feite een stukje van een gebouw en het recht om het appartement te gebruiken (appartementsrecht). Samen met de andere eigenaren ben je wettelijk verplicht om zorg te dragen voor dit gebouw als VvE.

Kan ik de administratie van een VvE in Excel doen?

Ja, in principe kan dit zolang je aan de wettelijke verplichtingen voldoet. Echet heeft een VvE boekhoudprogramma tal van voordelen, zoals meer inzicht, efficiënter werken, het voorkomen van fouten, eenvoudiger voldoen aan de bewaarplicht en meerdere personen toegang verlenen tot de VvE boekhouding.

Gerelateerde artikelen

Welke Ledenadministratie Software Werkt het Best?

Ben jij benieuwd welke ledenadministratie software het best getest is? Dan is daar in dit artikel het antwoord op te vinden!

Gratis Stichting Oprichten: dit moet je weten

Van plan om een stichting op te richten en benieuwd of dat gratis kan? Ik vertel je alles over het gratis oprichten van een stichting.

Top 5 goedkoopste boekhoudprogramma’s 2024

Bekijk hier de top 5 van de goedkoopste boekhoudprogramma’s van 2024 ✓Onafhankelijke vergelijking ✓Binnen 1 min je factuur gereed

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Gratis boekhouden als startende Vereniging van Eigenaren VvE?