Welke UBL Ready boekhoudprogramma’s zijn er?

UBL wordt nog wel eens te pas en onpas gebruikt. Boekhoudprogramma’s verwachten namelijk dat iedereen UBL wel kent. Elke keer als ik mijn klanten, ondernemers, over UBL vertel weten ze vaak niet wat het is. Het is daarom tijd dat boekhoudprogramma’s eerst een goede uitleg over UBL en het nut ervan geven. Want UBL is heel wat interessanter dan veel mensen denken.

UBL is een afkorting voor Universal Business Language. Een taal die gemaakt is zodat bedrijven in dezelfde ‘taal’ gegevens naar elkaar kunnen sturen. Als jij bijvoorbeeld FCT$1782021 in UBL-taal naar een ander bedrijf stuurt waarvan het systeem UBL begrijpt, zou het systeem meteen begrijpen dat het om de op 17 augustus 2021 verstuurde factuur gaat.

Op deze pagina leg ik je uit wat UBL is en wat je er aan hebt. Dat doe ik op dezelfde manier als waarop ik mijn klanten, net als jou ondernemer, de praktische toepassingen van UBL uitleg. Ook vertel ik je welke boekhoudprogramma’s met UBL werken. Lang niet alle software is ‘UBL-ready’.

Kort samengevat zijn dit de beste programma’s om je facturen in UBL te versturen:

• Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
• Rompslomp – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
• e-Boekhouden – Beste voor snelle UBL facturatie

Met deze programma’s kun je UBL-facturen sturen (UBL Ready boekhoudprogramma’s)

Je kunt dit artikel op twee manieren lezen. Je kunt je eerst volledig onderdompelen in de wereld van UBL en de voordelen hiervan. Daarna kun je terugkomen op dit hoofdstuk waar ik je in vertel welke boekhoudprogramma’s op dit moment UBL-ready zijn. Een andere optie is om meteen mijn advies aan te nemen altijd voor UBL boekhoudprogramma’s te gaan. Ik kan je nu al vertellen dat je partners dit zullen waarderen.

Hieronder heb ik een overzicht gemaakt van alle boekhoudsoftware die UBL-ready zijn. Ik heb uitsluitend boekhoudsoftware genoemd die op zelfboekhouden.com positief uit de test gekomen zijn. Zo valt het je misschien op dat Twinfield en Yoursminc ontbreken, twee voorbeelden van UBL-ready boekhoudsoftware die niet positief uit de test komen.

De volgende vijf boekhoudprogramma’s zijn niet alleen zeer goed, maar ook UBL-ready:

Wat is UBL?

Als ik het zo makkelijk mogelijk mag omschrijven, is UBL een taal dat door veel administratieve systemen herkent wordt. Normaal stuur je een factuur in een PDF. Een UBL factuur werkt met XML. Alles wat op je normale factuur staat, wordt met een XML (UBL) factuur in codetaal verstuurd. Als de systemen van de ontvanger met UBL kan omgaan, is het systeem in staat zonder handmatig werk de factuur in de administratie op te nemen.

Hoe werkt UBL?

Op een UBL-factuur staat dus dezelfde informatie als op je normale factuur, maar dan in een taal (Universal Business Language) die door verschillenden systemen begrepen wordt. Dit moeten systemen zijn die UBL-ready zijn. En dat zijn meestal boekhoudprogramma’s.

Als je van UBL-facturen gebruik maakt, dan stuur je vanuit je boekhoudprogramma een factuur in een PDF-bestand en XML-bestand. De normale factuur is de variant in PDF, de UBL-factuur is de variant in XML. Hier is in codes op te vinden wat in normale taal op de PDF factuur staat.

Aan jouw kant, als je van het juiste boekhoudprogramma gebruik maakt, hoef je niets te doen. Als je namelijk hebt ingesteld dat je bij je normale factuur ook altijd een UBL factuur wilt sturen, wordt dit automatisch gedaan. Vanuit je boekhoudprogramma is dan iedere keer zowel een PDF als XML versie van je factuur bijgevoegd.

Als de ontvanger niet met UBL werkt, is er altijd een PDF versie bijgevoegd die kan worden ingeboekt. Het is dus niet zo dat jij door UBL facturen te sturen, alleen maar met UBL systemen van ontvangers kan werken. Wat je wel doet, is dat je klanten of partners die een UBL systeem hebben, een gunst verleent. Je zorgt ervoor dat de factuur automatisch, zonder handmatig werk, in de administratie kan worden opgenomen. En daar komen veel voordelen bij kijken.

Wat zijn de voordelen van UBL?

Nu je een idee hebt van wat UBL is en hoe het werkt, ben je vast benieuwd naar de voordelen van UBL. Dit geeft je een concreet idee van de redenen waarom je beter af bent door UBL te gebruiken. En ik kan je nu al vertellen dat boekhouden er een stuk leuker uit gaat zien met UBL!

Je bespaart jezelf en anderen tijd

Een van de belangrijkste krachten van UBL is dat facturen automatisch gelezen en verwerkt kunnen worden. Alle gegevens die op de factuur staan, kunnen door de ontvanger direct worden ingelezen. Mits er natuurlijk bij de ontvanger met UBL gewerkt wordt.

Als jouw bedrijf in het systeem van de ontvanger goedgekeurd is, zorgt dit ervoor dat je na het versturen van de factuur, meteen op de betaallijst staat. De snelheid hiervan is bijna niet te vergelijken met een normale factuur die eerst vanuit de email of post naar de administratie moet worden gebracht of gestuurd. Vervolgens moeten alle gegevens op de factuur worden nagekeken en overgenomen worden. Pas dan staat de factuur in de boekhouding. Met UBL, gaat dit complete proces helemaal automatisch!

Facturen worden sneller betaald met UBL

En daar komt natuurlijk het volgende voordeel bij kijken. Als facturen makkelijker en sneller worden verwerkt, zal dit ervoor zorgen dat je nog sneller je facturen betaald zal krijgen. Het is geen geheim dat als je factuur eenmaal in de systemen staat, een betaling nabij is. En al helemaal dat veel bedrijven juist hier het langst over doen.

Door UBL, haal je net dat stukje efficiëntie binnen waardoor de factuurbedragen flitsend snel overgemaakt zullen worden. Hierdoor blijft je administratie op orde en hoef je minder vaak achter verlopen facturen aan.

Minder fouten

Er bestaat geen perfecte boekhouding. Zelfs geen perfecte boekhouder. Ook al zie ik mijzelf niet aan voor iemand die fouten maakt, maak zelfs ik als boekhouder wel eens een foutje. Ik kan je echter vertellen dat sinds de komst van UBL, ik mij geen fout meer kan herinneren.

Dit komt doordat de informatie op UBL-facturen niet meer handmatig overgenomen hoeft te worden. Een boekhoudprogramma dat met UBL werkt, neemt de gegevens van de UBL factuur 1-op-1 over. Als er € 100,10 staat, ziet het boekhoudprogramma dit nooit als een ander getal. Dat terwijl een mens er € 100,01 of € 10001 van zou kunnen maken.

Fouten kosten je boekhouding geld. Het is daarom wel zo prettig als je voortaan weet dat de meest denkbare fouten worden voorkomen doordat je simpelweg met een systeem werkt dat dit soort fouten voorkomt. Als dat niet de toekomst van boekhouden is, weet ik het ook niet meer.

Minder tijd kwijt

Behalve dat jij ervoor zorgt dat de mensen naar wie jij facturen stuurt minder tijd kwijt zijn, ben jij dat zelf ook. Jij kunt namelijk zelf ook facturen die je in het UBL-formaat ontvangt direct verwerken.

Of jij nu zelf de aangewezen persoon bent om inkomende facturen te verwerken of een collega/werknemer dat is: er is minder tijd nodig om facturen te verwerken. Dit scheelt simpelweg tijd en dat levert je indirect geld op dat je voor andere doeleinden uit gebruiken.

Veiliger

Het is geen geheim dat er de laatste jaren steeds meer gevallen van phishing en andere vormen van oplichting (bijv. spookfacturen) zijn. Een UBL-factuur bevat informatie waardoor neppe facturen van echte facturen onderscheiden kunnen worden. Een echte UBL-factuur bevat onder andere het KvK, BTW en IBAN-nummer van de verzender. Indien dit niet overeenkomt met de gegevens uit jouw systeem, ontvang je daar een melding van. De factuur wordt op dat moment dan ook niet automatisch voldaan.

Daarnaast wordt het verwerken en betalen van dubbele facturen voorkomen. Het systeem ziet als de factuur hetzelfde of al voldaan is, zodat je niet twee keer dezelfde factuur betaalt.

Actuele administratie

Het is lastig om op ieder moment van de maand een actuele administratie te hebben. Er zit namelijk tijd tussen het ontvangen van de factuur, verwerken en betalen. Dit wordt opgelost met de UBL factuur doordat facturen nu niet meer dagen of weken later de administratie ingaan, maar direct. Als je een actueel overzicht van je administratie nodig hebt, weet je dan ook zeker dat je administratie up-to-date is. Iedere factuur die verzonden of ontvangen is, staat er correct in. Dat geeft behoorlijk wat meer rust en dat komt altijd van pas.

Andere versies van UBL

UBL is in Nederland en in veel andere Europese landen de meest gebruikte administratieve taal. Buiten en binnen Europa worden echter met enige regelmaat andere talen gebruikt, waarvan de volgende drie het populairst zijn:

• NESUBL – Northern European Subset (Scandinavië)
• UBLTR – Turkse aanpassing van UBL
• UBL España – Spaanse versie, gebaseerd op CCI

Bron: Wikipedia

Je hoeft niet bang te zijn dat je dergelijke systemen vaak tegenkomt. Als dat wel het geval is, is een PDF-factuur voldoende om alsnog door de systemen ‘geaccepteerd’ te worden.

Meestgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.