Ondernemers die vaak met grote bedrijven werken hebben er wellicht weleens van gehoord of zelfs een verzoek erover gekregen: een transactiereferentie. Als je hier voor het eerst tegen aanloopt kan het wat verwarring veroorzaken. Je wilt natuurlijk geen nee verkopen aan je klanten dus kan je het beste hier maar mee akkoord gaan.
Gelukkig is het helemaal geen ingewikkelde materie. Ik zal je eerst goed uitleggen wat een transactiereferentie is en of er een verschil is met een factuurnummer. Daarna zal ik je een aantal voordelen vertellen over het gebruik van een transactiereferentie, waardoor je het misschien ook zelf wilt gaan gebruiken. Als laatste zal ik uitleggen hoe je tijd kan besparen door het gebruik het juiste online boekhoudprogramma’s om met transactiereferenties te werken.
Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware om te werken met de transactiereferentie:
- Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
- Visma eAccounting – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
- AFAS – Beste voor bedrijven met meerdere werknemers
- Beste prijs/kwaliteit verhouding
- Eenvoudig boekhouden
- Inclusief BTW aangifte
- Klantwaardering: 8,9
- Met kilometer- en urenregistratie
- Inclusief gratis bankkoppeling
- Mobiele app voor IOS/android
- Klantwaardering: 8,1
- Met voorbeeld boekhouding
- Eenvoudig facturen maken
- Scan en herken service
- Klantwaardering: 8,3
Inhoudsopgave
Wat is een transactiereferentie precies?
Zonder het te merken heb je wellicht weleens te maken gehad met een transactiereferentie. Het is immers niks meer dan een specifiek kenmerk van je klant wat je op de factuur die je stuurt zet. Als je weleens voor je klanten ‘uw referentie’ of ‘uw kenmerk’ op een factuur hebt gezet, dan heb je dus al gewerkt met een transactiereferentie. Belangrijk om te weten is dus dat een transactiereferentie een nummer of code is die je op een factuur zet die je naar je klant stuurt. Een transactiereferentie zet je altijd in opdracht van je klant op de factuur.
Een transactiereferentie zorgt ervoor dat het makkelijker is voor je klanten om het overzicht te bewaren en snel te kunnen zien bij welk project of opdracht een factuur hoort. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een klant graag wil dat je een projectcode als transactiereferentie gebruikt. Ook komt het soms voor dat grote klanten aan je vragen om een bepaalde grootboekrekening op de factuur te zetten. Hierdoor wordt het makkelijker voor je klanten om te herkennen wat voor kosten het zijn en kan de factuur eerder worden ingeboekt.
Is een transactiereferentie een factuurnummer?
Na het lezen over een transactiereferentie kan je denken, is dat niet hetzelfde als een factuurnummer? Dat is echter niet het geval. Een factuurnummer is altijd iets wat de leverancier op de factuur zet en gebruikt om het overzicht te bewaren. Als je zelfs dus facturen stuurt, is een factuurnummer iets wat je zelf op de factuur zet en een nummer wat je zelf controle over hebt. Ook is het voor de belastingdienst verplicht om een factuurnummer op een factuur te zetten.
Een transactiereferentie is juist een nummer wat je voor je klant op een factuur zet. Het is dus niet een nummer wat je zelf verzint, maar je klant zal zelf aan je vertellen wat het nummer moet zijn. Daarnaast is het niet verplicht om een transactiereferentie op een factuur te zetten. Je kan het doen om het leven van je klanten makkelijker te maken, maar als je het niet doet is de factuur nog steeds rechtsgeldig.
Voordelen van het gebruik van een transactiereferentie
Voor veel grote bedrijven is het uitzoeken, goedkeuren en betalen van de facturen een grote klus. Al snel ontvangt een bedrijf zoveel facturen dat het overzicht kwijt is. Factuurnummers helpen hierbij ook niet, want die zijn niet gelinkt aan de informatie in de systemen van de crediteurenadministratie. Als een bedrijf een aantal projecten heeft lopen bij dezelfde leverancier is het lastig om aan de factuur te zien voor welk project de kosten zijn.
Een transactiereferentie kan hierbij helpen. Door een projectcode op de factuur te vragen, kan de crediteurenadministratie veel sneller zien waar de kosten moeten worden geboekt, omdat het duidelijk is bij welk project een bepaalde factuur hoort. Om het nog makkelijker te maken, kan de grootboekrekening waarop de factuur geboekt dient te worden als transactiereferentie gebruikt worden. Ook het goedkeuren van facturen wordt hierdoor een eitje, omdat snel duidelijk is voor wat de factuur is en wie deze dan moet goedkeuren.
Al deze voorbeelden laten zien dat het gebruik van een transactiereferentie je klanten kunnen helpen en veel tijd voor ze kan besparen. Dit komt ook goed voor jou uit, want hoe sneller een factuur is goedgekeurd en ingeboekt, hoe sneller deze betaald zal worden. Een echte win-win situatie dus!
Niet alleen voor je klanten is een transactiereferentie makkelijk en tijdbesparend
De focus ligt tot nu toe voornamelijk op je klanten, hoe je hun het leven makkelijker kan maken. Gelukkig is dat niet het enige, je kan natuurlijk ook transactiereferenties gebruiken om je eigen leven makkelijker te maken. Als je bezig bent met verschillende projecten, kan je aan je leveranciers vragen om een unieke projectcode op de facturen te zetten. Hierdoor kan je snel zien bij welk project een factuur hoort en zo tijd besparen.
Ook kan je meer overzicht in je kosten brengen door het gebruik van transactiereferenties. Als je bijvoorbeeld verschillende werknemers hebt, kan je vragen aan je leveranciers om de kosten per werknemer te facturen met een unieke transactiereferentie. Zo kan je duidelijk zien voor welke werknemer de kosten in rekening wordt gebracht. Dit kan erg goed werken bij bijvoorbeeld hotelkosten of het huren van verschillende auto’s als je werknemers op zakenreis gaan.
Het doel van transactiereferentie is om kosten beter in kaart te brengen en om tijd te besparen tijdens het inboeken van je facturen. Schroom dan ook niet om te vragen of je leveranciers een transactiereferentie op de factuur willen zetten. Gaan ze hier niet akkoord mee? Dan kan je altijd nog opzoek naar een andere leverancier, het is immers geen raar verzoek.
Waar bestaat een goede transactiereferentie uit?
Als je eenmaal hebt gekozen om je leveranciers te vragen om een transactiereferentie op hun factuur te zetten moet je alleen nog beslissen welk nummer ze op de factuur moeten zetten. Het is slim om hiervoor unieke nummers te gebruiken, zodat je geen dubbele transactiereferenties ontvangt. Dit zou alleen maar voor meer verwarring zorgen.
Als je met verschillende projecten werkt, kan het slim zijn om de transactiereferentie te beginnen met een uniek nummer of letter die je gelijk laat zien om welk project het gaat. Daarna kan je een combinatie van nummers of letters gebruiken om diverse categorieën van kosten duidelijk te maken. Dit allemaal met het idee om het in één oogopslag duidelijk te maken om wat voor soort kosten het gaat en voor welk project deze kosten worden gemaakt.
Bespaar tijd en gebruik deze boekhoudprogramma’s voor een transactiereferentie
Waarschijnlijk ben je nu wel overtuigd van het nut van transactiereferenties, of het nu is om zelf beter inzicht in je kosten te krijgen, of om het leven van je klanten makkelijker te maken. Het enige wat je nu hoeft te doen is het juiste online boekhoudprogramma uit te kiezen. Door de grote hoeveelheid aan boekhoudsoftware is het soms lastig om de bomen door het bos te zien. Gelukkig heb ik grondig onderzoek gedaan naar transactiereferenties en deze drie online boekhoudprogramma’s uitgekozen als toppers. Welke van de drie je ook kiest, je zal zeker tijd besparen en tevreden zijn!
#1 Exact Online – Meeste waar voor je geld
Het online boekhoudprogramma Exact Online is één van de marktleiders. Dit komt door de jarenlange ervaring van Exact Online, wat zich vertaalt in software die intuïtief aanvoelt. Alle functies zitten precies in het menu waar je verwacht dat het zit. Daarnaast is de software geoptimaliseerd, dus alles werkt erg snel en de software loopt zelden vast.
In Exact Online is het toevoegen van een transactiereferentie erg makkelijk en kan je het op elke factuur die je verzendt neerzetten. Wat voor transactiereferentie je klanten ook op je factuur willen hebben, met Exact Online is dit een fluitje van een cent. Verspil geen tijd meer en kies voor Exact Online!
Pluspunten Exact Online
- Zeer uitgebreid waardoor je nooit van boekhoudpakket hoeft te wisselen
- Uitzonderlijk veel koppelingen mogelijk
- Gratis webinars om meer over Exact te leren beschikbaar
- Mogelijkheid om alle modules met elkaar te koppelen
Minpunten Exact Online
- Klantenservice niet altijd goed bereikbaar
- Prijzig in vergelijking met andere software
- Complexiteit kan snel toenemen
#2 Visma eAccounting – Perfect voor ZZP en kleine bedrijven
Het gebruiksvriendelijke online boekhoudprogramma van Visma eAccounting is ontworpen met de gebruiker in gedachten. Alles voelt natuurlijk aan en je loopt eenvoudig door alle verschillende functies. Alle menu’s zijn goed ontworpen en je voelt gelijk dat er veel tijd in het design is gestoken. Alles ziet er strak en netjes uit.
Niet alleen dat, maar ook het toevoegen van een transactiereferentie is een gemakkelijk klusje met Visma eAccounting. Je kan per klant kiezen wat voor transactiereferentie je op de factuur wil hebben. Deze wordt vervolgens automatisch op de factuur gezet. Dat is wel zo makkelijk!
Pluspunten Visma
- Koppeling met vrijwel ieder webshopsysteem mogelijk (Shopify, WooCommerce, Bigcommerce, Magento etc.)
- Gratis uit te proberen voor 30 dagen
- Facturatie is vanaf € 8 per maand mogelijk, maar weliswaar beperkt
Minpunten Visma
- Standaard-pakket is zeer beperkt voor de prijs
- Veel extra kosten
- Bankkoppelingen (transacties) kosten geld (€ 1,75 per maand)
#3 AFAS – Voor bedrijven met meerdere werknemers
AFAS is al jaren één van de grotere spelers in de wereld van online boekhoudprogramma’s. Dat is niet zonder reden. Alles is ontworpen om het leven van de gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken. Eenvoudige menu’s met een strak ontwerp, dat is waar de boekhoudsoftware van AFAS voor staat. Ook het inboeken van facturen met een transactiereferentie wat je zelf hebt gekozen is geen enkel probleem. Zo bespaar je tijd en zorg je voor meer overzicht!
Pluspunten AFAS SB+
- Scan & Herken functie
- CRM-oplossing gratis inbegrepen
- Autorisatiebeheer
- Zeer uitgebreid
Minpunten AFAS SB+
- Duurder dan meeste andere boekhoudsoftware
- Voor veel ondernemers mogelijk te uitgebreid
- Software is volgens gebruikers niet altijd even betrouwbaar in uptime
Veel gestelde vragen
Wat een boekhoudpakket kost, is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudpakketten voor zzp zijn er al vanaf €9,95 per maand.
– Enorm verlagen van de accountantskosten of boekhoudkosten;
– Veel wordt geautomatiseerd verwerkt, zodat je hier geen omkijken naar hebt;
– Altijd actueel inzicht in de cijfers van je bedrijf middels een boekhoudapp;
– Geen zorgen meer over back-ups, want de boekhouding staat in de cloud;
– Geen hoge eenmalige investering nodig door een maandelijks opzegbare betaling.
Een boekhoudprogramma is software om de boekhouding van je bedrijf bestaande uit alle transacties ordelijk bij te houden. Met een boekhoudprogramma kun je zelf de boekhouding doen en heb je geen boekhouder nodig. Met een boekhoudprogramma voldoe je aan de voorwaarden van de Belastingdienst.
Door een boekhoudprogramma te gebruiken kun je makkelijk en snel je administratie verzorgen. Je houdt transacties in de gaten, stelt facturen op, regelt de urenadministratie en meer. Veel onderdelen kunnen worden geautomatiseerd, waardoor je minder tijd kwijt bent en de kans op fouten wordt verkleind. De Belastingdienst waardeert het als er gebruik wordt gemaakt van een goed boekhoudprogramma.
Er zijn diverse boekhoudprogramma’s voor een bepaalde periode gratis te gebruiken. In deze proefperiode mag je zonder betaling gebruikmaken van alle functies van het boekhoudprogramma. De duur van de proefperiode kan variëren van 30 dagen tot 15 maanden. Tevens zijn er (beperkte) boekhoudprogramma’s die volledig gratis te gebruiken zijn. Deze kennen doorgaans een betaalde variant met meer functies.
Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel €120,- per maand kwijt. Wanneer je een eenmanszaak hebt of zzp’er bent, is het zelf bijhouden van de boekhouding met een boekhoudpakket in de cloud erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken.
Het is in enkele gevallen mogelijk om een boekhoudprogramma eenmalig aan te schaffen. Na de aankoop kun je het programma onbeperkt gebruiken en hoef je niets bij te leggen. De meeste boekhoudprogramma’s werken echter met een terugkerende betaling in de vorm van een abonnement. Je betaalt dan maandelijks een bedrag om van het boekhoudprogramma en alle bijbehorende voordelen gebruik te maken.
Om met een boekhoudprogramma te beginnen heb je geen boekhoudkennis nodig. De boekhoudprogramma’s die wij adviseren geven een duidelijke uitleg waarbij je stap voor stap geholpen wordt. Zo zijn er diverse type voorbeeld boekhoudingen. Dit zijn kant en klare templates die volledig zijn ingericht. Daarnaast is er een enorm team aan professionals die je helpen het boekhoudprogramma beter te leren kennen. Tevens is er een grote verscheidenheid aan video’s beschikbaar waarin de werking van het programma nauwkeurig wordt uitgelegd.
Gerelateerde artikelen
Inkoopfacturen inboeken: Waar moet je op letten en hoe?
Boek je inkoopfacturen in met een boekhoudprogramma. Binnen enkele seconden kun je online inkoopfacturen inboeken en verwerken.
Administratie Bijhouden? De Ultieme Tips voor iedere ZZP’er
Hoe kun je als zzp-er je administratie bijhouden? Welk boekhoudprogramma heb je daar voor nodig? De gouden tips voor iedere ZZP’er
Maandafsluiting Checklist Nodig? | Gratis Stappenplan + Instructie
Een schrikbarend klein deel van de ondernemers weet hoe belangrijk een correcte maandafsluiting is. Met de checklist is je boekhouding in 7 stappen actueel
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.