Bespaar jezelf en je klanten tijd door de transactiereferentie met deze online boekhoudprogramma’s!

transactiereferentie met een boekhoudprogramma

Ondernemers die vaak met grote bedrijven werken hebben er wellicht weleens van gehoord of zelfs een verzoek erover gekregen: een transactiereferentie. Als je hier voor het eerst tegen aanloopt kan het wat verwarring veroorzaken. Je wilt natuurlijk geen nee verkopen aan je klanten dus kan je het beste hier maar mee akkoord gaan.

Gelukkig is het helemaal geen ingewikkelde materie. Ik zal je eerst goed uitleggen wat een transactiereferentie is en of er een verschil is met een factuurnummer. Daarna zal ik je een aantal voordelen vertellen over het gebruik van een transactiereferentie, waardoor je het misschien ook zelf wilt gaan gebruiken. Als laatste zal ik uitleggen hoe je tijd kan besparen door het gebruik het juiste online boekhoudprogramma’s om met transactiereferenties te werken.

Inhoudsopgave

Wat is een transactiereferentie precies?

Zonder het te merken heb je wellicht weleens te maken gehad met een transactiereferentie. Het is immers niks meer dan een specifiek kenmerk van je klant wat je op de factuur die je stuurt zet. Als je weleens voor je klanten ‘uw referentie’ of  ‘uw kenmerk’ op een factuur hebt gezet, dan heb je dus al gewerkt met een transactiereferentie. Belangrijk om te weten is dus dat een transactiereferentie een nummer of code is die je op een factuur zet die je naar je klant stuurt. Een transactiereferentie zet je altijd in opdracht van je klant op de factuur.

Een transactiereferentie zorgt ervoor dat het makkelijker is voor je klanten om het overzicht te bewaren en snel te kunnen zien bij welk project of opdracht een factuur hoort. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een klant graag wil dat je een projectcode als transactiereferentie gebruikt. Ook komt het soms voor dat grote klanten aan je vragen om een bepaalde grootboekrekening op de factuur te zetten. Hierdoor wordt het makkelijker voor je klanten om te herkennen wat voor kosten het zijn en kan de factuur eerder worden ingeboekt.

Is een transactiereferentie een factuurnummer?

Na het lezen over een transactiereferentie kan je denken, is dat niet hetzelfde als een factuurnummer? Dat is echter niet het geval. Een factuurnummer is altijd iets wat de leverancier op de factuur zet en gebruikt om het overzicht te bewaren. Als je zelfs dus facturen stuurt, is een factuurnummer iets wat je zelf op de factuur zet en een nummer wat je zelf controle over hebt. Ook is het voor de belastingdienst verplicht om een factuurnummer op een factuur te zetten.

Een transactiereferentie is juist een nummer wat je voor je klant op een factuur zet. Het is dus niet een nummer wat je zelf verzint, maar je klant zal zelf aan je vertellen wat het nummer moet zijn. Daarnaast is het niet verplicht om een transactiereferentie op een factuur te zetten. Je kan het doen om het leven van je klanten makkelijker te maken, maar als je het niet doet is de factuur nog steeds rechtsgeldig.

Voordelen van het gebruik van een transactiereferentie

Voor veel grote bedrijven is het uitzoeken, goedkeuren en betalen van de facturen een grote klus. Al snel ontvangt een bedrijf zoveel facturen dat het overzicht kwijt is. Factuurnummers helpen hierbij ook niet, want die zijn niet gelinkt aan de informatie in de systemen van de crediteurenadministratie. Als een bedrijf een aantal projecten heeft lopen bij dezelfde leverancier is het lastig om aan de factuur te zien voor welk project de kosten zijn.

Een transactiereferentie kan hierbij helpen. Door een projectcode op de factuur te vragen, kan de crediteurenadministratie veel sneller zien waar de kosten moeten worden geboekt, omdat het duidelijk is bij welk project een bepaalde factuur hoort. Om het nog makkelijker te maken, kan de grootboekrekening waarop de factuur geboekt dient te worden als transactiereferentie gebruikt worden. Ook het goedkeuren van facturen wordt hierdoor een eitje, omdat snel duidelijk is voor wat de factuur is en wie deze dan moet goedkeuren.

Al deze voorbeelden laten zien dat het gebruik van een transactiereferentie je klanten kunnen helpen en veel tijd voor ze kan besparen. Dit komt ook goed voor jou uit, want hoe sneller een factuur is goedgekeurd en ingeboekt, hoe sneller deze betaald zal worden. Een echte win-win situatie dus!

Niet alleen voor je klanten is een transactiereferentie makkelijk en tijdbesparend

De focus ligt tot nu toe voornamelijk op je klanten, hoe je hun het leven makkelijker kan maken. Gelukkig is dat niet het enige, je kan natuurlijk ook transactiereferenties gebruiken om je eigen leven makkelijker te maken. Als je bezig bent met verschillende projecten, kan je aan je leveranciers vragen om een unieke projectcode op de facturen te zetten. Hierdoor kan je snel zien bij welk project een factuur hoort en zo tijd besparen.

Ook kan je meer overzicht in je kosten brengen door het gebruik van transactiereferenties. Als je bijvoorbeeld verschillende werknemers hebt, kan je vragen aan je leveranciers om de kosten per werknemer te facturen met een unieke transactiereferentie. Zo kan je duidelijk zien voor welke werknemer de kosten in rekening wordt gebracht. Dit kan erg goed werken bij bijvoorbeeld hotelkosten of het huren van verschillende auto’s als je werknemers op zakenreis gaan.

Het doel van transactiereferentie is om kosten beter in kaart te brengen en om tijd te besparen tijdens het inboeken van je facturen. Schroom dan ook niet om te vragen of je leveranciers een transactiereferentie op de factuur willen zetten. Gaan ze hier niet akkoord mee? Dan kan je altijd nog opzoek naar een andere leverancier, het is immers geen raar verzoek.

Waar bestaat een goede transactiereferentie uit?

Als je eenmaal hebt gekozen om je leveranciers te vragen om een transactiereferentie op hun factuur te zetten moet je alleen nog beslissen welk nummer ze op de factuur moeten zetten. Het is slim om hiervoor unieke nummers te gebruiken, zodat je geen dubbele transactiereferenties ontvangt. Dit zou alleen maar voor meer verwarring zorgen.

Als je met verschillende projecten werkt, kan het slim zijn om de transactiereferentie te beginnen met een uniek nummer of letter die je gelijk laat zien om welk project het gaat. Daarna kan je een combinatie van nummers of letters gebruiken om diverse categorieën van kosten duidelijk te maken. Dit allemaal met het idee om het in één oogopslag duidelijk te maken om wat voor soort kosten het gaat en voor welk project deze kosten worden gemaakt.

Bespaar tijd en gebruik deze boekhoudprogramma’s voor een transactiereferentie

Waarschijnlijk ben je nu wel overtuigd van het nut van transactiereferenties, of het nu is om zelf beter inzicht in je kosten te krijgen, of om het leven van je klanten makkelijker te maken. Het enige wat je nu hoeft te doen is het juiste online boekhoudprogramma uit te kiezen. Door de grote hoeveelheid aan boekhoudsoftware is het soms lastig om de bomen door het bos te zien. Gelukkig heb ik grondig onderzoek gedaan naar transactiereferenties en deze drie online boekhoudprogramma’s uitgekozen als toppers. Welke van de drie je ook kiest, je zal zeker tijd besparen en tevreden zijn!

Exact Online

Het online boekhoudprogramma Exact Online is één van de marktleiders. Dit komt door de jarenlange ervaring van Exact Online, wat zich vertaalt in software die intuïtief aanvoelt. Alle functies zitten precies in het menu waar je verwacht dat het zit. Daarnaast is de software geoptimaliseerd, dus alles werkt erg snel en de software loopt zelden vast.

In Exact Online is het toevoegen van een transactiereferentie erg makkelijk en kan je het op elke factuur die je verzendt neerzetten. Wat voor transactiereferentie je klanten ook op je factuur willen hebben, met Exact Online is dit een fluitje van een cent. Verspil geen tijd meer en kies voor Exact Online!

Meer dan 30 jaar ervaring

  • boekhouden en factureren in 1
  • met elke webshop te koppelen
  • Scan en herken service
Ga naar boekhoudprogramma

Visma eAccounting

Het gebruiksvriendelijke online boekhoudprogramma van Visma eAccounting is ontworpen met de gebruiker in gedachten. Alles voelt natuurlijk aan en je loopt eenvoudig door alle verschillende functies. Alle menu’s zijn goed ontworpen en je voelt gelijk dat er veel tijd in het design is gestoken. Alles ziet er strak en netjes uit.

Niet alleen dat, maar ook het toevoegen van een transactiereferentie is een gemakkelijk klusje met Visma eAccounting. Je kan per klant kiezen wat voor transactiereferentie je op de factuur wil hebben. Deze wordt vervolgens automatisch op de factuur gezet. Dat is wel zo makkelijk!

Meest gekozen door ZZP

  • Inclusief factureringsmodule
  • Met zeer goed boekhoud app
  • Inclusief BTW aangifte
Ga naar boekhoudprogramma

AFAS

AFAS is al jaren één van de grotere spelers in de wereld van online boekhoudprogramma’s. Dat is niet zonder reden. Alles is ontworpen om het leven van de gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken. Eenvoudige menu’s met een strak ontwerp, dat is waar de boekhoudsoftware van AFAS voor staat. Ook het inboeken van facturen met een transactiereferentie wat je zelf hebt gekozen is geen enkel probleem. Zo bespaar je tijd en zorg je voor meer overzicht!

Boekhoudsoftware voor MKB

  • 30 dagen gratis uitproberen
  • Inclusief uitgebreide rapportages
  • Koppeling met externe software
Ga naar boekhoudprogramma

Veel gestelde vragen

Wat zijn de voordelen van online boekhouden?

Voordelen online boekhouden:
1. Enorm verlagen van de accountantskosten of boekhoudkosten
2. Veel wordt geautomatiseerd verwerkt zodat je hier geen omkijken naar hebt
3. Altijd actueel inzicht in de cijfers van je bedrijf middels een boekhoud app
4. Geen zorgen meer over back-ups, want de boekhouding staat in de cloud
5. Geen hoge eenmalige investering nodig door een maandelijks opzegbare betaling.

We hebben een Top 5 boekhoudsoftware gemaakt. Lees verder voor het overzicht van de beste boekhoudprogramma’s

Wat kost een boekhoudprogramma?

Wat een boekhoudprogramma kost is afhankelijk van de functies die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste boekhoudprogramma’s zijn er al vanaf € 7,95 per maand. Als je een MKB bedrijf hebt en meer functionaliteiten wil kost een boekhoudprogramma tussen de € 25 en € 50 per maand.

Je kan ook kiezen voor een boekhoudprogramma eenmalige aanschaf. Dit is beschikbaar vanaf € 495.

Bekijk het complete overzicht met prijzen van boekhoudprogramma’s.

Zelf boekhouden of uitbesteden aan een boekhouder?

Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel € 120 per maand kwijt. Wanneer je eenmanszaak of ZZP’er bent is het zelf bijhouden van de boekhouding met een online boekhoudpakket erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager als dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken. We hebben een Top 5 boekhoudsoftware gemaakt zodat je eenvoudig kunt kiezen.

Bekijk hier ons overzicht van de beste boekhoudprogramma’s

Wat doet een boekhoudprogramma?

Een boekhoudpakket is administratiesoftware om de boekhouding van je bedrijf te verwerken. Hiermee kun je bijvoorbeeld facturen maken en verzenden, aangiftes doen voor de belastingdienst en krijg je inzicht in de cijfers van je bedrijf. Daarnaast kun je ook samenwerken met een boekhouder of accountant in het online boekhoudprogramma.

Bekijk het meest complete overzicht van boekhoudprogramma’s

Gerelateerde artikelen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *