Hoe werkt een SEPA Machtiging? Tips voor jouw onderneming

Een SEPA machtiging maakt het betaalverkeer binnen SEPA landen een stuk makkelijker, en ook jij kunt hier als ondernemer je voordeel mee doen. In dit artikel vertel ik je precies wat een SEPA machtiging is, hoe dit in zijn werk gaat, wat de voordelen zijn, en hoe je deze betaaloptie koppelt aan online boekhoudsoftware.

Kort samengevat kun je een SEPA machtiging het eenvoudigste digitaal aanvragen via een online boekhoudprogramma. De beste boekhoudsoftware om de SEPA machtiging te regelen zijn:

e-Boekhouden – Automatische controle incassobatch
Exact Online – Geschikt voor alle Nederlandse banken
Rompslomp – Periodieke facturen geautomatiseerd incasseren

Inhoudsopgave

Wat is een SEPA machtiging?

Hoewel we de term allemaal wel kennen, is het handig om nog even in te gaan op wat een SEPA machtiging nu precies is. De afkorting SEPA staat voor Single Euro Payment Area, en dit verwijst naar de SEPA landen. Het systeem is ontstaan door de totstandkoming van de Europese Unie. SEPA bestaat uit de Europese landen, plus een aantal andere landen zoals het Verenigd Koninkrijk en IJsland. Met als doel om betalingen binnen de Europese Unie makkelijker te maken, in plaats van diverse nationale betaalsystemen.

SEPA heeft een aantal verschillende betaalproducten, waaronder een SEPA Credit Transfer, SEPA Instant Credit Transfer, SEPA Direct Debit en meer. Deze producten maken betalingen tussen landen makkelijker, wat uiteraard een groot voordeel is als je zaken doet buiten Nederland. Houd er rekening mee dat SEPA betalingen enkel mogelijk zijn in euro’s.

Een SEPA machtiging is een autorisatie van een klant, waardoor jij geld automatisch kunt incasseren. Uiteraard aan de hand van een vooraf opgesteld schema, indien het om een doorlopende machtiging gaat. Je kunt tevens gebruik maken van een eenmalige SEPA machtiging, waarmee je slechts één keer geld int. Voor de komst van SEPA, was het dus niet mogelijk om via een machtiging geld te ontvangen van buitenlandse (SEPA) klanten.

Voordelen SEPA machtiging

Een SEPA machtiging heeft zowel voordelen voor jouw onderneming als de klant. Hieronder een aantal voordelen voor jezelf:

Klanten vergeten minder snel te betalen, dus het geld staat eerder op je rekening
Fouten worden voorkomen, want klanten hoeven geen gegevens handmatig in te voeren
Betalingen zijn eenvoudiger in te boeken, omdat de juiste gegevens altijd vermeld staan bij de transactie
Buitenlandse klanten binnen de SEPA hoeven niet meer in de weer met SWIFT codes
Terugkerende betalingen worden automatisch geregeld, waardoor je deze ook niet kunt vergeten
Betalingen worden sneller verwerkt, waardoor je boekhouding tevens sneller op orde is
SEPA betalingen zijn goedkoper en kostenbesparend, want er worden hiervoor geen commissies gerekend door Europese banken

Een aantal van deze voordelen zijn dus ook van toepassing op de klant. Daarnaast kunnen klanten een machtiging altijd stopzetten tot de dag van de machtiging, en hebben particuliere klanten het recht om een betaling binnen 8 weken terug te laten boeken. Houd er rekening mee dat er verschillen zijn tussen verschillende soorten machtigingsformulieren voor particuliere en zakelijke klanten (zakelijke transacties tussen bedrijven). Het grote verschil is dus dat zakelijke klanten het geld niet kunnen laten terugboeken als het eenmaal is afgeschreven. Tot de dag van afschrijving kunnen zakelijke klanten wel bij hun bank aangeven dat ze niet willen dat het bedrag van hun rekening wordt afgeschreven. Voor beide soorten SEPA machtigingen zijn zowel éénmalige als doorlopende machtigingen mogelijk.

Hoe maak ik een SEPA machtiging aan?

Een SEPA machtiging kun je op verschillende manieren aanmaken, en als je voor een papieren machtiging kiest kan dit zowel via standaard machtigingsformulieren als in de huisstijl van jouw onderneming. Indien je voor dit laatste kiest, is het belangrijk dat alle benodigde gegevens op het machtigingsformulier vermeld staan.

Naast het verstrekken van een machtigingsformulier aan de incassant, in dit geval jouw zakelijke (of particuliere) klant, dien je ook jouw bank hiervan op de hoogte te stellen. Jouw bank dient deze SEPA machtiging te registreren, en deze registratie kun je tevens weer terugkoppelen aan jouw klant.

Wat moet er op een SEPA machtiging staan?

Hoe je een SEPA machtiging registreert verschilt per bank, waar ik later in dit artikel op terug zal komen. Laten we eerst even kijken welke gegevens er allemaal op een SEPA machtiging moeten staan. Zorg ervoor dat extra gegevens op een papieren machtigingsformulier niet in strijd zijn met de bestaande informatie op het formulier. Voor zakelijke klanten zonder terugboekingsrecht, is een digitale SEPA machtiging echter aangeraden.

De informatie die nodig is, is als volgt:

De titel van de machtiging moet het woord SEPA bevatten. Het is tevens handig om hier ook te vermelden of het om een eenmalige of doorlopende machtiging gaat. De titel kan iets simpels zijn zoals: Eenmalige SEPA machtiging (bedrijven)
De naam en het adres van jouw onderneming, inclusief land. Dit is belangrijk omdat het om machtigingen gaat die niet enkel kunnen worden toegepast in Nederland
Je incassant-ID, wat je terugvindt op het incassocontract dat je bij jouw bank hebt aangevraagd. Voor Nederlandse ondernemingen bestaat dit nummer uit 19 karakters en het is gebaseerd op jouw Kamer van Koophandel nummer
Iedere SEPA machtiging moet een uniek kenmerk bevatten, dat niet langer mag zijn dan 35 tekens. Dit unieke kenmerk mag je zelf bepalen, maar het moet in ieder geval jouw incassant ID bevatten. Dit zorgt ervoor dat banken de machtiging kunnen herkennen, evenals jouw klanten. Bij een éénmalige machtiging kan dit kenmerk dus maar éénmalig worden gebruikt
De verplichte incasso tekst. Deze tekst vermeldt onder andere aan zakelijke klanten dat terugboeken niet mogelijk is, maar dat het tegenhouden van de machtiging wel mogelijk is tot op de dag van het incasso zelf. Onderaan dit artikel vind je deze teksten* indien nodig
De gegevens van de geïncasseerde/debiteur, zoals: naam, adres inclusief land, IBAN rekeningnummer. Plus de plaats en datum, en de handtekening van de geïncasseerde
Als je gebruik maakt van papieren machtigingsformulieren dienen zakelijke klanten zonder terugboekingsrecht deze ook te registreren bij hun eigen bank. Bij een digitale registratie van SEPA machtigingen is dit meestal niet nodig
Het is verstandig om je klant te informeren over deze machtiging, het machtigingskenmerk te verstrekken en je klant op de hoogte te stellen van de terugboekingsregels. Indien je dit niet doet, dien je jouw klanten minimaal 14 dagen van te voren te informeren over een aankomende afschrijving.

Een SEPA machtiging registreren bij je bank

De makkelijkste manier om een SEPA machtiging te registreren, is door dit digitaal te doen via je bank. Zo is de kans op fouten het kleinst en hoef je je geen zorgen te maken over bepaalde regels en het vergeten van verplichte gegevens. Het verschilt per bank wat de mogelijkheden zijn, maar hieronder een aantal voorbeelden.

SEPA machtiging Rabobank

Vraag als eerste een adviesgesprek aan bij je bank, en zorg ervoor dat de actuele gegevens van je onderneming bekend zijn bij de Rabobank. Als je enkel zakelijke klanten hebt kies dan voor een “Bedrijven Euro-incasso”, maar als je particuliere, of zowel particuliere als zakelijke klanten hebt kies dan voor een “Euro-incasso”. Rabobank adviseert om voor het incasseren via SEPA machtigingen gebruik te maken van een boekhoudpakket, maar mocht je dit niet hebben dan kan het ook via het “incasso-adresboek” in Rabo Business Banking (Pro) waar je een eenvoudige incasso administratie kunt aanmaken.

Het aanmaken van een incassocontract bij de Rabobank is op het moment van schrijven kosteloos. De kosten voor de machtiging zelf zijn €0,13 als deze onderdeel zijn van een batch, maar je kunt ook kiezen voor een prijs per batch van €2,10. Houd er rekening mee dat bij eventuele terugboekingen ook kosten worden gerekend. Als je meer dan 1.000 machtigingen hebt per jaar, kun je bij Rabobank profiteren van een geheel digitaal systeem voor SEPA machtigingen.

SEPA machtiging Rabobank aanvragen

SEPA machtigingen ABN AMRO

Ook de ABN AMRO bank biedt de keuze uit twee verschillende incassomogelijkheden, namelijk een “SEPA Incasso Algemeen” en een “SEPA Incasso Bedrijven”. Het verschil spreekt voor zich, waarbij de eerste categorie geschikt is als je zowel particuliere als zakelijke klanten hebt. Een incassocontract aanvragen kan door contact op te nemen met de ABN AMRO of via het digitale aanvraagformulier. Houd er rekening mee dat je hiervoor een zakelijke bankrekening nodig hebt. Een machtiging kan zowel handmatig als digitaal worden aangemaakt. Als je kiest voor het laatste ontvang je dus online een rechtsgeldige machtiging en wordt de registratie automatisch voor je geregeld door de ABN AMRO. (Uiteraard kun je dit ook doen via je online boekhoudprogramma.)

SEPA machtiging ABN AMRO aanvragen

SEPA machtigingen Knab

Bij Knab is het enkel mogelijk om SEPA machtigingen digitaal te regelen, waardoor het invullen en opsturen van formulieren overbodig is. Het enige dat je hoeft te doen om van start te gaan met het innen van geld via SEPA machtigingen, is in te loggen in je online betaalomgeving en vervolgens het online formulier in te vullen.

SEPA machtiging KNAB aanvragen

SEPA machtigingen koppelen aan je online boekhoudpakket

De eenvoudigste manier om SEPA machtigingen te regelen is (naar mijn mening) door zowel gebruik te maken van het digitaal aanvragen van machtigingscontracten bij je bank, in combinatie met het beheren van machtigingen via online boekhoudsoftware. Meerdere boekhoudprogramma’s bieden deze mogelijkheid aan, zodat je dit direct vanuit je online boekhoudomgeving kunt regelen. Hieronder een aantal boekhoudprogramma’s voor het aanmaken van SEPA machtigingen en het inboeken van SEPA betalingen.

e-Boekhouden en SEPA machtigingen

Bij e-Boekhouden worden SEPA machtigingen ook wel “SEPA Credit Transfers” genoemd, aangezien er geen verschil is tussen betalingen in eigen land of die met SEPA landen. In e-Boekhouden kun je een SEPA incassobestand aanmaken, nadat je het incassocontract met de bank hebt aangeleverd. Het incassobestand is te herkennen aan de extensie XML en bevat alle facturen die worden gemachtigd via een SEPA machtiging, inclusief het totaalbedrag. Je weet dus precies welke bedragen er worden geïnd, en van welke klanten. Het incassobestand lever je aan bij je bank, zodat deze de facturen voor jou kan incasseren. Vaak is het goedkoper om een batch met machtigingen aan te leveren dan losse bestanden, maar dit verschilt per bank en het aantal SEPA machtigingen.

Al jouw incassobestanden vind je terug in de online omgeving van e-Boekhouden in de categorie “factureren”, waar je incassobestanden kunt downloaden (inclusief oude incassobestanden). Het is ook mogelijk om een bepaald incassobestand te kopiëren, via de optie “incassobatch resetten”, zodat ze opnieuw worden klaargezet voor een automatisch incasso. Een ander voordeel van deze automatische functie van e-Boekhouden is dat de software direct controleert of er bepaalde machtigingsgegevens ontbreken.

Mocht je nog niet bekend zijn met de software van e-Boekhouden, deze onderneming heeft al meer dan 20 jaar ervaring in het aanbieden van boekhoudsoftware voor ondernemers. De software van e-Boekhouden is niet alleen uitgebreid, maar ook geschikt voor allerlei soorten ondernemingen zoals ZZP’ers, het MKB, stichtingen en verenigingen. De software van e-Boekhouden is scherp geprijsd, en ze bieden een gratis proefabonnement aan, plus een gratis abonnement van 15 maanden voor startende ondernemers. Ongeacht of je kiest voor een betaald of gratis boekhoudprogramma bij e-Boekhouden, de professionele klantenservice zit altijd bij het abonnement inbegrepen.

Ga naar e-Boekhouden.nl

SEPA machtigingen in Exact Online

Ook met de uitgebreide software van Exact Online kun je binnenlandse en buitenlandse betalingen samenvoegen, en als één bestand aanleveren bij jouw bank. Exact Online biedt deze optie aan voor de meeste banken, waaronder de Rabobank en de ABN AMRO bank. Een bestand aanmaken doe je bij Exact Online door naar “dagboeken” te gaan, waar je betalingen kunt selecteren, en een betaalbestand kunt aanmaken en downloaden als een .XML bestand. Vervolgens upload je dit bestand in de online betaalomgeving van jouw bank.

Exact is net als e-Boekhouden een organisatie met ontzettend veel ervaring en een goede reputatie. Het boekhoudprogramma van Exact Online is echter nog iets uitgebreider en biedt naast boekhoudsoftware ook CRM-systemen, debiteurenbeheer, voorraadadministratie en tal van andere software oplossingen aan, evenals het grote aantal integraties met externe apps. Exact Online richt zich voornamelijk op het MKB en kan voor startende ondernemers iets aan de duurdere kant zijn. Het grote voordeel is wel dat de software echt mee kan groeien met jouw onderneming, en beschikt over een grote kennisbank en helpdesk.

Ga naar Exact Online

Rompslomp en SEPA machtigingen

Rompslomp is wat minder uitgebreid dan e-Boekhouden en Exact Online, maar biedt wel de mogelijkheid aan om te werken met SEPA machtigingen via de “SEPA incasso module”. Hiermee kun je periodieke facturen toekennen aan een SEPA incasso batch, om deze vervolgens te uploaden bij jouw bank (of andere betaalprovider) en Rompslomp werkt samen met alle grote banken van Nederland. Het instellen van een incasso is eenvoudig, waarbij je alle benodigde gegevens invult, inclusief de incassant ID en betalingstermijn. Via de Rompslomp software kun je een periodieke factuur aanmaken, en de bijbehorende link kopiëren zodat jouw klant deze vervolgens kan goedkeuren. Indien gewenst kan dit ook handmatig, via een schriftelijke bevestiging.

Rompslomp is een Nederlandse onderneming en een dochteronderneming van Visma. De boekhoudsoftware van Rompslomp richt zich met name op het vereenvoudigen van de zakelijke boekhouding, en dit doen ze onder meer door niet te werken met ingewikkelde boekhoudtermen. Rompslomp is niet zo uitgebreid als de voorgaande twee boekhoudprogramma’s, maar biedt ZZP’ers alles wat ze nodig hebben voor het bijhouden van hun zakelijke administratie. Houd er rekening mee dat SEPA machtigingen enkel mogelijk zijn via het Premium pakket van Rompslomp.

Ga naar Rompslomp

Conclusie

SEPA machtigingen zijn ontzettend handig als je zaken doet met zowel Nederlandse als bedrijven in SEPA landen. Ze zorgen er namelijk voor dat je betalingen automatisch kunt innen, en in één batch kunt aanbieden bij jouw bank. Dit scheelt veel tijd, voorkomt fouten en bespaart kosten. SEPA machtigingen kunnen zowel worden gebruikt voor particuliere als zakelijke klanten, zolang je kiest voor de juiste soort machtiging. Starten met SEPA machtigingen doe je door eerst een incassant ID aan te vragen bij je bank, waarna je vervolgens zowel handmatig als digitale machtigingscontracten kunt opstellen. Ik raad aan om dit zoveel mogelijk digitaal te doen, omdat zo alle machtigingsformulieren automatisch voldoen aan de wetgeving en eventuele fouten tijdig kunnen worden opgemerkt.

Een andere tip is om deze SEPA machtigingen te beheren via je online boekhoudsoftware. Op deze manier heb je inzicht in de financiële situatie van jouw onderneming en heb je ook alle benodigde gegevens van relaties bij de hand. Ook het verwerken van betalingen in combinatie met een automatische bankkoppeling is op deze manier een fluitje van een cent.

Veelgestelde vragen

Wat is een SEPA machtiging?

Een SEPA machtiging is een autorisatie van een klant, waardoor jij geld automatisch kunt incasseren. Dankzij SEPA kan dit voor Nederlandse klanten en klanten in SEPA landen, via zowel eenmalige als periodieke SEPA machtigingen.

Welke online boekhoudprogramma’s ondersteunen SEPA machtigingen?

Er zijn veel online boekhoudprogramma’s die SEPA machtigingen ondersteunen, en een aantal kwalitatieve aanbieders zijn bijvoorbeeld e-Boekhouden, Exact Online en het Premium pakket van Rompslomp.

Kan ik zowel bij particulieren als zakelijke klanten gebruik maken van SEPA machtigingen?

Ja, maar je dient wel de juiste soort machtiging te kiezen. De benaming verschilt per klant, maar je hebt altijd de keuze uit machtigingen die enkel zijn voor zakelijke SEPA klanten, en die geschikt zijn voor zowel zakelijke als particuliere SEPA klanten.

Wat betekent SEPA?

De afkorting SEPA staat voor Single Euro Payment Area, en dit verwijst naar de SEPA landen. Het is in het leven geroepen vanwege de Europese Unie, om onderlinge transacties makkelijker te maken. De SEPA bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, plus een aantal andere landen.

Verplichte SEPA incasso teksten*

Verplichte toestemmingstekst zakelijke klanten:
“Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan (A) {NAAM VAN INCASSANT} om zakelijke doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag af te schrijven en (B) aan uw bank om een doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van {NAAM VAN INCASSANT}. Deze machtiging is uitsluitend bedoeld voor zakelijke incasso transacties tussen bedrijven. Na afschrijving heeft u geen recht om het bedrag terug te laten boeken. U heeft wel het recht om uw bank te vragen het bedrag niet af te schrijven van uw rekening. U kunt dit doen tot en met de dag waarop de afschrijving zou plaatsvinden.”

Verplichte toestemmingstekst particuliere klanten:
“Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan (A) {NAAM VAN INCASSANT} om doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en (B) aan uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van {NAAM VAN INCASSANT}. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden.”

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.

Prijs / kwaliteit	4,2
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	4,2

Hoe werkt een SEPA Machtiging?

Plus handige tips voor jouw onderneming