Rydoo Review

Rydoo biedt een platform aan voor ondernemers, voor het zo snel en makkelijk mogelijk verwerken en beheren van reis- en onkosten. Denk aan het bewaren van bonnetjes en het registreren van kilometers als ZZP’er, maar ook voor een goedkeuringsworkflow en zakelijke betaalkaarten voor het MKB.

In deze review vertel ik je wat Rydoo precies aanbiedt, wat de kosten zijn, of de software daadwerkelijk zo eenvoudig werkt als de onderneming zelf claimt, en wat huidige gebruikers van de software vinden. Kortom, een volledige beoordeling die je moet lezen als je op zoek bent naar software voor het verbeteren van financiële workflows binnen jouw bedrijf.

Over Rydoo

Voordat ik inga op de software zelf, eerst wat meer informatie over de mensen achter de onderneming. Rydoo maakt cloud software, waarmee ondernemers het digitale tijdperk kunnen omarmen. De onderneming zelf bestaat sinds 2013 en is wereldwijd actief, op het moment van schrijven in 7 landen. Sinds 2018 hebben ze een enorme rebranding ondergaan en inmiddels werken meer dan 150 mensen bij Rydoo. Hoewel ze geen kantoor hebben in Nederland, beschikken ze over kantoren in onder andere België, Frankrijk en Portugal. Meer dan een miljoen ondernemers maken gebruik van de Rydoo software, in meer dan 90 landen. Hier zitten ook een aantal bekende namen tussen zoals Burger King en Miele.

Functies Rydoo

Alle functies zijn onder te verdelen over twee modules, voor het verwerken van reis- en onkosten. Als eerste behandel ik het onkostenbeheer proces. Deze module helpt jou de controle te houden over allerlei uitgaven, van kosten voor het nemen van een taxi tot een zakenlunch. Daarna vertel ik je over de Rydoo kaarten, die (in theorie) te koppelen zijn met het online platform van deze software aanbieder.

Onkosten verwerken

In de beleidsregels hoef je onkosten niet meer stuk voor stuk goed of af te keuren, maar kun je een dagelijks budget instellen, zowel voor eten als reiskosten. Alle uitgaven die vallen binnen het gestelde budget en voldoen aan de beleidsregels, worden hierdoor automatisch goedgekeurd. Denk aan een maximale limiet voor een enkele uitgave, het feit dat een uitgave moet zijn betaald met een zakelijke kaart en/of dat de uitgaven moeten zijn gedaan op een werkdag. Hierdoor hoef je nog maar een paar bonnetjes handmatig na te kijken, aangezien vrijwel alle uitgaven automatisch worden verwerkt. Je kunt deze beleidsregels tot in de puntjes instellen, en het zal ook duidelijk zijn waarom een bepaalde uitgave eventueel wordt afgekeurd. Denk aan een te hoog bedrag voor een specifieke categorie of een dubbele uitgave.

Dagvergoedingen is een ander belangrijk onderdeel, wat met name interessant is voor ondernemingen die werknemers in dienst hebben. Werknemers kunnen zo onkosten zelf beheren vanuit de app, terwijl ze onderweg zijn. Als werknemers veel internationaal reizen, kun je het dagbudget aanpassen aan het desbetreffende land. Want niet overal zijn bijvoorbeeld de kosten voor een diner hetzelfde. Met een enkele klik op de knop kan een dagvergoeding worden ingediend door de werknemer via de app. Natuurlijk kun je de dagvergoedingen ook instellen op basis van de wettelijke regelgeving, bijvoorbeeld het vergoeden van een maaltijd als een werkdag langer dan een x-aantal uur bedraagt. Voor veel landen beschikt Rydoo over een ingebouwde dagvergoeding die overeenkomt met de huidige wet- en regelgeving van het desbetreffende land.

Voor het indienen van de bonnen zelf, kun je gebruikmaken van de kassabon scanner, oftewel de Easy Scanner. Deze mobiele app werkt vanaf je telefoon en is in staat om belangrijke gegevens te herkennen en over te nemen. Denk aan: de datum, het bedrag, de valuta en de naam. Zodra je de app opent heb je de keuze uit enkele en meervoudige uitgaven. Nadat je een keuze hebt gemaakt hoef je alleen een foto te maken van het bonnetje, die door de software zal worden uitgeknipt. Je kunt indien gewenst ook een bestaande foto uploaden. Hierna is het belangrijk om de automatische gegevens even te controleren, inclusief de categorie en de manier van terugbetaling. Als alles klopt kun je de uitgave indienen, maar je kunt deze ook wijzigen of weggooien.

Om bonnen te kunnen scannen en gegevens over te nemen, maakt Rydoo gebruik van zowel AI als machine learning. Deze OCR-technologie maakt het mogelijk om handgeschreven of getypte letters om te zetten in digitale informatie. Je kunt het vergelijken met de scan & herken software die boekhoudprogramma’s voor hetzelfde doel gebruiken. Extra opties met betrekking tot de kassabon scanner zijn het indienen van meerdere pagina’s of documenten als een enkele uitgave, evenals het koppelen van meerdere accounts of het indienen van uitgaven voor iemand anders, bijvoorbeeld als personal assistant. Tenslotte kunnen ook digitale bonnen op dezelfde manier worden verwerkt, bijvoorbeeld als je een digitale factuur ontvangt van een hotelovernachting.

Inzicht krijgen in uitgaven

Hoewel het hoofddoel van de Rydoo software het verwerken van uitgaven is, is het bijkomend voordeel dat deze digitale manier van onkostenverwerking een hoop inzicht kan verschaffen. De rapportages van Rydoo laten zien hoeveel er in totaal is uitgegeven en wat de grootste kostenposten zijn in het algemeen of op basis van een categorie. Niet alleen krijg je inzicht in de uitgaven van jouw totale onderneming, je kunt de kosten ook inzien per maand, project, werknemer of filiaal. Zo zie je snel waar eventueel bespaard kan worden en op welk vlak uitgaven niet overeenkomen met jouw onkostenbeleid. Niet alleen heb je meer inzicht in de reeds verwerkte onkosten, Rydoo kan op basis van deze gegevens ook inschatten wat de toekomstige onkosten zijn; voorspellingen maken.

Rydoo kaarten

Rydoo biedt twee soorten betaalkaarten aan, die gekoppeld kunnen worden aan hun software. Het gaat om virtuele en fysieke betaalkaarten. Net zoals bij het instellen van budgetten en limieten voor het declareren van onkosten, kun je deze parameters ook instellen voor de Rydoo kaarten. Op deze manier worden onkosten direct afgeschreven, zonder dat budgetten en limieten kunnen worden overschreden. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van een maximaal maandelijks limiet, dat eenvoudig kan worden gewijzigd.

Ook deze kaartbetalingen zijn voorzien van een real-time inzicht, zodat het meteen duidelijk is hoeveel er is uitgegeven, door wie en waaraan. Alle uitgaven die zijn gemaakt met de kaarten van medewerkers, zijn te zien in een centraal online overzicht.

Het gebruik van kaarten zorgt ervoor dat het voorschieten van onkosten en de teruggave van uitgaven tot de verleden tijd behoren Oftewel, geen gedoe meer met declaraties.

De Rydoo kaarten werken als volgt. Werknemers kunnen een fysieke of virtuele kaart aanvragen, waarna de manager deze goed of af kan keuren. Als er een aankoop moet worden gedaan die gezien wordt als een zakelijke uitgave, dan kan dit eenvoudig met de kaart. Net zoals met de bonnenscanner app, hoef je alleen nog maar de originele bon toe te voegen aan de uitgave.

Rydoo koppelingen

Rydoo geeft op hun site aan dat ze samenwerken met meerdere partners, bijvoorbeeld om Rydoo gebruikers kortingen te kunnen aanbieden. Aangezien Rydoo internationaal actief is, is het natuurlijk niet alleen belangrijk om te weten welke internationale koppelingen er zijn, maar ook om te weten welke integraties er zijn voor Nederlandse ondernemers. Veel partnerschappen zijn met wereldwijd bekende zakenpartners, zoals Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Uber bijvoorbeeld. Er zijn ook een aantal bedrijven die bekend zijn bij Nederlandse gebruikers, zoals de boekhoudsoftware van Exact Online, MasterCard en Visa. Ik moet er wel bij zeggen dat het aantal bestaande koppelingen behoorlijk tegenviel. Als de koppeling die je zoekt er niet tussen staat, kun je wel gebruikmaken van de Open API en SFTP van Rydoo.

Rydoo prijzen en proefabonnement

Voordat ik inga op de prijzen en bijbehorende pakketten, is het mogelijk om de software gratis uit te proberen door het aanvragen van een demo (via een lokale partner) of door het aanmaken van een gratis proefaccount.

Gratis proefaccount

Voor de laatste optie dien je een aantal persoonlijke gegevens te verstrekken, zoals je e-mailadres, je volledige naam, de naam van je onderneming en het aantal werknemers. Als je nog niet gestart bent kun je hier gewoon iets willekeurigs invullen. Tenslotte moet je een aantal instellingen doen, zoals het kiezen van je land, valuta en taal. Het enige dat je nu nog hoeft te doen is je e-mailadres te verifiëren. Houd er rekening mee dat dit even kan duren en dat de e-mail terecht kan komen in je spam. Dit is in ieder geval mijn persoonlijke ervaring.

Zelf heb ik de Rydoo software getest vanaf een vast apparaat, evenals de app. Met name als ondernemer kan het soms handiger zijn om Rydoo ook op je laptop te gebruiken, gewoonweg omdat je zo beschikt over een groter scherm. Voor het indienen van een declaratie is de mobiele app natuurlijk weer een uitkomst. Op de werking en het gebruiksgemak van de software zelf, kom ik terug in het volgende hoofdstuk.

Rydoo kosten

Rydoo hanteert drie verschillende pakketten, waaronder twee standaard pakketten en een op maat gemaakt pakket voor grote ondernemingen. Hieronder vind je een overzicht van deze drie opties, en de bijbehorende kosten en mogelijkheden. Als je kiest voor een jaarabonnement en -jaarbetaling, in plaats van een maandabonnement ontvang je een mooie korting.

Hoe duurder het pakket; hoe meer functies je kunt gebruiken. Dit betekent dat de meeste gebruikers niet voldoende hebben aan het Rydoo Essentials pakket. Gelukkig liggen de kosten van de twee abonnementen met een vaste prijs niet ver uit elkaar. Een nadeel van Rydoo is dat ze onduidelijk zijn over eventuele bijkomende kosten voor add-ons, zoals onder meer het gebruik van hun zakelijke kaarten.

Gebruiksgemak en klantenservice Rydoo

De interface van Rydoo is rustig en modern. De verschillende blauwe en grijze kleuren zorgen voor een unieke uitstraling, zonder dat het afleidt van de software zelf. Er zijn meerdere menu’s en één ervan is voor het wisselen tussen gebruiker, goedkeurder en financiën. Iedere categorie heeft zijn eigen dashboard, en bijbehorende veelgebruikte functies. Voor het dashboard van een gebruiker zijn dit bijvoorbeeld: upload, email, km vergoeding en dagvergoeding. Het enige wat ontbreekt in de interface is een zoekbalk om te zoeken op trefwoord. Een ander nadeel is het feit dat de software soms wat traag laadt, met name bij het wisselen tussen dashboards en het uploaden van bestanden. De software zit over het algemeen heel logisch in elkaar en er wordt niet gewerkt met ingewikkelde termen. Je hebt dus inderdaad geen kennis nodig om met het programma aan de slag te gaan.

Door te klikken op je initialen kun je via de software hulp vragen. Je wordt dan doorverwezen naar een aparte pagina, waar wel een zoekbalk is evenals informatieve artikelen. Houd er rekening mee dat deze hulppagina, in tegenstelling tot de software zelf, in het Engels is. Mocht je er niet uitkomen kun je gebruikmaken van de online chat (bot) of contact opnemen met de klantenservice. Deze laatste functie werkte op het moment van testen niet goed. Contact opnemen met de klantenservice kan op het moment van schrijven enkel per e-mail, naar het adres hello@rydoo.com.

Rydoo beoordelingen – Voor- en nadelen

Het is erg lastig om beoordelingen over Rydoo te vinden op onafhankelijke Nederlandse platformen. Dit kan komen doordat Rydoo nog niet veel door Nederlandse ondernemers wordt gebruikt, of door het feit dat Rydoo nog niet zo lang actief is op de Nederlandse markt. Om toch een beeld te krijgen zijn we aangewezen op internationale gebruikerservaringen. Maar ook hier is het aantal recensies erg beperkt.

Op de Facebook pagina van Rydoo is geen enkele recensie te vinden, wat niet altijd een goed teken is en betekent dat ze deze categorie waarschijnlijk hebben uitgezet. Op andere platformen zijn wel recensies te vinden, waarbij de volgende pluspunten meerdere keren worden genoemd: het accuraat overnemen van gegevens na het inscannen van een bon, het gebruiksgemak op zowel vaste als mobiele apparaten, en de makkelijke navigatie. De minpunten die vaker terugkomen zijn: traagheid bij het uploaden van bestanden en de traagheid van de software in het algemeen.

Conclusie Rydoo beoordeling

Rydoo is software voor het beheren van zakelijke onkosten, dat zowel kan worden gebruikt door ZZP’ers maar zeker ook door ondernemers die meerdere werknemers in dienst hebben. Je hebt meerdere mogelijkheden voor het beheren en verwerken van onkosten, zoals het instellen van budgetten, het wel of niet goedkeuren van kosten op basis van eigen beleidsregels, evenals Rydoo betaalkaarten. Over deze laatste functie is echter weinig informatie bekend, evenals de eventuele kosten. De kosten voor het gebruik van de software zijn gemiddeld. Je betaalt per gebruiker en per maand, maar bij het afsluiten van een jaarabonnement met jaarbetaling ontvang je een mooie korting. Houd er wel rekening mee dat de meeste ondernemers niet voldoende hebben aan het goedkoopste pakket, en je al snel bij het duurdere pakket uitkomt als je gebruik wil maken van het volledige aantal functies.

De software zelf is erg duidelijk, overzichtelijk en ook voor nieuwe gebruikers eenvoudig om mee te werken. Dit geldt zowel voor het gebruik vanaf mobiele als vaste apparaten. Hoewel de software veel voordelen heeft, is de traagheid een van de struikelblokken volgens bestaande gebruikers. Vergeet ook niet dat Rydoo een internationale onderneming is. En hoewel de software zelf volledig in het Nederlands is, geldt dit niet voor de geboden informatie in het help center en voor de klantenservice. Welke overigens enkel te bereiken is via e-mail. Ook qua koppelingen kun je merken dat de software niet specifiek is gemaakt voor de Nederlandse ondernemer.

Kortom, Rydoo is naar mijn mening een betrouwbare aanbieder van financiële software met betrekking tot het beheren van onkosten voor ondernemers die veel onderweg zijn of medewerkers hebben die veel declaraties moeten indienen. Afhankelijk van de behoeften van jouw onderneming kan het een geschikte oplossing zijn. Maar dit betekent niet dat de software geen mindere kanten heeft.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.