Alles wat je moet weten over Representatiekosten als ondernemer

Representatiekosten zijn niet het eenvoudigste onderdeel van een administratie, omdat ze vallen in een grijs gebied. Toch zijn er regels die precies vertellen welke kosten je wel en niet mag aftrekken, op het gebied van relatiegeschenken, reiskosten, zakenlunches en meer.

Kort samengevat zijn dit representatiekosten:
Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf te representeren, maar die niet 100% zakelijk zijn. Het zijn kosten waar geen tegenprestatie tegenover staat, zoals bedrijfskleding, zakenlunches, relatiegeschenken en nog veel meer. Sommige van deze kosten zijn geheel aftrekbaar en sommige maar voor een gedeelte of tot een bepaald bedrag.

In dit artikel bespreek ik wat representatiekosten precies zijn, wat de huidige regelgeving is en hoe je deze kosten op een eenvoudige manier in je boekhouding opneemt. Voor dat laatste behandel ik drie verschillende boekhoudprogramma’s, inclusief de kosten.

De beste boekhoudprogramma’s om representatiekosten bij te houden zijn:

• Exact Online – Beste prijs/kwaliteit
• Jortt – Beste gratis software voor starters
• Rompslomp – Beste voor ZZP’ers

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn uitgaven die te maken hebben met je onderneming, maar die niet 100% zakelijk zijn. Denk aan kosten om je onderneming te representeren, zoals een relatiegeschenk aan een goede klant. Het zijn uitgaven die je maakt waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Hierdoor kunnen ook bepaalde reclamekosten in deze categorie vallen. De term representatiekosten is dus een verzamelnaam voor verschillende soorten kosten die met je onderneming te maken hebben. Als je bijvoorbeeld een bezoek moet brengen aan een zakelijke bijeenkomst, dan zijn je reis- en verblijfkosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar.

Als je zakelijke kosten maakt is het belangrijk om alle bonnetjes te bewaren, zodat de Nederlandse Belastingdienst kan zien dat je deze kosten ook daadwerkelijk hebt gemaakt. Het hangt vervolgens af van de soort kosten en de hoogte van het bedrag, hoe je deze kunt declareren.

Tip: als je BTW mag aftrekken, dan declareer je ook deze kosten zonder BTW. Als je geen BTW aangifte hoeft te doen, dan declareer je de representatiekosten wel inclusief BTW.

Welke representatiekosten mag ik declareren?

Representatiekosten die je mag aftrekken zijn onder te verdelen in twee categorieën, op basis van de hoogte van een aankoop. Doe je namelijk een aankoop onder de €450 of is een verzameling aankopen (zoals kantoorbenodigdheden) minder dan dit totaalbedrag, dan kun je de kosten in één keer aftrekken in het bijbehorende jaar. Ligt een aankoop boven de €450, dan dien je de kosten af te schrijven, waarbij je de kosten gedurende meerdere jaren aftrekt.

Het is uiteraard belangrijk om te weten welke soort kosten in aanmerking komen als representatiekosten, want niet alle kosten zijn te declareren. Denk bijvoorbeeld aan je privé telefoonabonnement, waarvan je wel eventuele zakelijke gesprekken kunt aftrekken. Dit zijn een aantal van de meest voorkomende, mogelijk aftrekbare kosten: werkruimte thuis, relatiegeschenken in de vorm van voeding en genotsmiddelen, kerstpakketten, zakenlunches op het werk (waarbij het eten afkomstig moet zijn uit de supermarkt), kosten voor een zakelijk feest, kosten voor studiereizen, congressen en seminars waaronder reis- en verblijfskosten, vakliteratuur of abonnementen op zakelijke tijdschriften, werkkleding (uniform, overall, of kleding met een logo) evenals helmen of aktetassen, verhuiskosten, zakelijke wagen, zakelijke kosten voor het gebruik van de privé wagen, zakelijke reiskosten en studiekosten.

Natuurlijk zijn er ook kosten die niet kunnen worden gedeclareerd, maar waarover je zou kunnen discussiëren dat ze je zakelijke onderneming ten goede komen. Kosten die echter niet worden gezien als representatiekosten door de Nederlandse Belastingdienst, zijn: een behandeling door een schoonheidssalon, rijlessen voor het behalen van je rijbewijs, nette kleding dat niet in de eerder genoemde categorie valt, verkeersboetes en zakenlunches in horecagelegenheden.

Het verschilt per kostenpost hoeveel en in welke mate de kosten kunnen worden gedeclareerd. Voor representatiekosten met betrekking tot relatiegeschenken, zakenlunches- en/of diners, kosten die toebehoren tot het bijwonen van congressen en seminars inclusief reis- en verblijfskosten en overige representatiekosten geldt een drempel van €5.100 voor 2023. Deze limiet verschilt per jaar en was in 2022 bijvoorbeeld ingesteld op €4.800. Je kiest als ondernemer zelf hoe je representatiekosten aftrekt en wat voor jou voordeliger is. Kom je uit boven het drempelbedrag van €5.100, dan kun je alle kosten daarboven aftrekken, waarbij voor reis- en verblijfskosten een maximum geldt dat ligt rond de €1.500.

Je kunt ook kiezen voor de 80/20 regel, aangezien de drempel voor veel ondernemers niet reëel is. Hiervoor wordt een percentage gehanteerd van 80% voor zelfstandige ondernemers en 73,5% voor vennootschappen. Je betaalt dan als zelfstandig ondernemer 20% zelf en je kunt 80% van de gemaakte kosten aftrekken. Veel ZZP’ers kiezen er dan ook voor om van de 80/20 regel gebruik te maken, aangezien de drempel regeling enkel voordelig is als je meer dan €24.000 aan representatiekosten hebt per jaar.

Voorbeeld berekenen representatiekosten volgens de 80/20 regel

Stel dat je in totaal €1.000 hebt uitgegeven aan representatiekosten in 2023 (waaronder kerstpakketten, relatiegeschenken en reiskosten), waarbij geen enkele kostenpost boven de maximale toegestane limiet uitkomt. Dan betekent dit dat je 80% mag aftrekken van het totale bedrag, wat neerkomt op €800. Dit is natuurlijk een makkelijk rekenvoorbeeld, maar gelukkig doet slimme boekhoudsoftware het rekenwerk voor je.

Hoe declareer ik representatiekosten?

Er zijn meerdere manieren om representatiekosten te declareren, bijvoorbeeld door deze taak aan je boekhouder of accountant over te laten. Maar aangezien je toch alle bonnetjes moet bewaren, kun je deze kosten net zo goed zelf verwerken in je zakelijke administratie door middel van een online boekhoudprogramma.

Hieronder een aantal van mijn persoonlijke favorieten voor het eenvoudig indienen van representatiekosten.

Het inboeken van representatiekosten is iets waar vrijwel iedere ondernemer mee te maken krijgt, en het is als startende ondernemer of ZZP’er zonde om hier geen gebruik van te maken. De software van Exact maakt het je gelukkig heel gemakkelijk om kosten in te boeken, waaronder dus ook representatiekosten. Zo blijft niet alles liggen tot het einde van het jaar, wat een van de oorzaken is voor het vergeten van het indienen van bepaalde representatiekosten of het kwijtraken van bonnetjes. Je hoeft uiteraard zelf geen berekeningen uit te voeren of op de hoogte te zijn van de regelgeving van de Nederlandse Belastingdienst.

Overigens bestaat ieder pakket van Exact Online eveneens uit toegang voor jouw boekhouder of accountant, zodat je bij twijfel je financieel adviseur een kijkje kunt laten nemen. Daarnaast kun je ook op verschillende manieren informatie inwinnen via Exact. Je vindt bijvoorbeeld 24/7 antwoorden op veel van je vragen in de uitgebreide kennisbank en op het Exact forum. Daarnaast kun je contact opnemen met de klantenservice via verschillende kanalen, na te hebben ingelogd op het Exact Support Portal.

Exact hanteert verschillende pakketten waarbij het mogelijk is om representatiekosten op te nemen in je boekhouding. Je hebt de keuze uit vier verschillende mogelijkheden, namelijk Exact Online Boekhouden Essentials voor €42, Exact Online Boekhouden Plus voor €82,

Exact Online Boekhouden Professional voor €122 en Exact Online Boekhouden Premium voor €212 per maand. Het hangt af van jouw specifieke wensen, de grootte van je onderneming en het aantal gebruikers en/of administraties, welk pakket het meest geschikt is. Je kunt de software zelf gratis uitproberen, via het Exact Online proefabonnement.

Om zakelijke kosten af te trekken in Jortt doe je er verstandig aan om altijd het hele bedrag te pinnen. Dus als je een zakelijke lunch hebt, pin dan ook de fooi mee. Om de kosten in te boeken log je in op het platform, en zoek je in het bankafschrift naar de afschrijving die je wil inboeken. Vervolgens kies je ervoor om een boeking te maken, en in dit geval een kostenboeking. Nu hoef je alleen nog de categorie te selecteren, in het geval van een etentje is dat “lunch, diner en representatiekosten”, waarna de software de rest doet. Als je het prettig vindt kun je een omschrijving toevoegen aan een boeking.

Als je werkt via de 80/20 regeling, komt de BTW op nul te staan en een deel van de kosten wordt geboekt als niet aftrekbare kosten. Je kunt de boeking controleren, door te kijken naar je winst en verlies rekening. Het fijne van online boekhoudsoftware zoals Jortt, is dat alle regels al zijn opgenomen in de software zelf. Hierbij kun je denken aan de drempelwaarde, de maximale limiet en het percentage dat niet aftrekbaar is. Je hoeft dus zelf geen berekeningen uit te voeren of je te verdiepen in de huidige regelgevingen, want deze zijn altijd up to date.

Als je ergens niet uitkomt, zowel inhoudelijk als met betrekking tot de werking van de software, kun je contact opnemen met de Jortt klantenservice. Dit kan op werkdagen tijdens kantooruren, van 9:00 tot 17:00. Op de site van Jortt staat precies vermeld hoe druk het op dat moment is bij de klantenservice en indien gewenst kun je 24/7 het contactformulier gebruiken om niet dringende vragen te stellen. Op de site van Jortt is tevens veel informatie te vinden over tal van onderwerpen, waaronder het inboeken van representatiekosten inclusief handige afbeeldingen en video’s.

Als je met eigen ogen wil zien hoe je representatiekosten inboekt in Jortt en hoe de andere functies werken, dan kun je gebruik maken van het gratis proefabonnement van 30 dagen. Jortt biedt tevens een gratis boekhoudprogramma aan met een aantal handige functies, zoals het registreren van uren en het opstellen van offertes. Houd er echter rekening mee dat dit geen volledig boekhoudprogramma is. Daarvoor kun je naar mijn mening beter kiezen voor een van de betaalde pakketten, die allemaal maandelijks opzegbaar zijn. Je hebt de keuze uit Jortt ZZP voor €17,50 voor maximaal 250 boekingen per jaar, Jortt MKB voor €22,50 en Jortt Plus voor €34,50 per maand, exclusief BTW. Het grote verschil zit hem in de mate van automatisering, hoe duurder het pakket; hoe meer jouw boekhouding wordt geautomatiseerd. Het duurste abonnement is geschikt om je boekhouder te vervangen, en is inclusief fiscaal advies en de Jortt opstartservice.

Representatiekosten inboeken via Rompslomp is ontzettend makkelijk en via de handige slider geef je zelf aan welk percentage van een bepaalde aankoop aftrekbaar is. Voor de meerderheid van de kosten van ondernemers ligt dit percentage op 80%, aangezien kleine ondernemers vrijwel nooit boven de drempelwaarde uitkomen en daarom gebruik maken van de 80/20 regeling. Vervolgens vink je ook even aan of de BTW wel of niet aftrekbaar is, en of hetzelfde percentage ook toepasbaar is op de BTW. De software doet vervolgens het rekenwerk voor je, en 20% wordt automatisch afgeboekt als een privé uitgave.

Je moet alleen even zelf uitzoeken of de kostenpost wel aftrekbaar is, maar als je slechts een aantal kostenposten hebt per jaar dan is dit vaak geen probleem. Mocht je twijfelen dan kun je altijd je boekhouder of accountant om raad vragen, en mee laten kijken in de software. Je kunt ook heel wat informatie vinden op de site van Rompslomp zelf, zoals handige informatie over het inboeken van zakelijke reiskosten of een zakenlunch. Tenslotte kun je nog contact opnemen met de Rompslomp klantenservice.

Rompslomp hanteert evenals de voorgaande twee boekhoudsoftware aanbieders meerdere pakketten, waaronder een gratis boekhoudprogramma. Dit is net als het gratis boekhoudprogramma van Jortt geen volledig boekhoudpakket, maar het bevat wel een aantal nuttige functies. Om de software echt goed te leren kennen kun je het beste gebruik maken van het gratis proefabonnement. En mocht je over willen stappen op een betaald pakket, dan heb je de keuze uit: Rompslomp Plus voor €5,75, Rompslomp Pro voor €17,25 en Rompslomp Premium voor €28,75 per maand. Kies je daarnaast voor een jaar- in plaats van een maandabonnement, dan ontvang je 16% korting; oftewel 2 maanden gratis.

Het inboeken van uitgaven is onderdeel van ieder pakket, waarbij het grote verschil zit in andere functies zoals een winst- en verliesrekening en een automatische bankkoppeling. De kans is groot dat het Pro pakket voor de meeste ZZP’ers de beste keuze is, zodat je ook een overzicht hebt van de gemaakte representatiekosten en andere uitgaven.

Conclusie

Representatiekosten zijn kosten waar vrijwel iedere ondernemer vroeg of laat mee te maken krijgt en die met name in het begin nogal lastig kunnen zijn. Het zijn kosten die niet geheel zakelijk zijn, maar nodig zijn om je onderneming te representeren. Representatiekosten zijn erg uiteenlopend, van bedrijfskleding, reiskosten tot een zakenlunch. Per kostenpost is het belangrijk om te weten of deze wel of niet aftrekbaar is, in welke mate, tot welk maximum bedrag en voor hoeveel procent.

De Nederlandse Belastingdienst heeft hiervoor een aantal regels opgesteld, zoals de drempelwaarde en de 80/20 regeling. Deze laatste regel is het meest interessant voor kleine ondernemers, aangezien zij vaak niet boven de gestelde drempel uitkomen. Dit betekent in de praktijk dat je 80% van representatiekosten kunt aftrekken en je 20% zelf betaalt.

De makkelijkste manier om te voldoen aan alle regeltjes die komen kijken bij het inboeken van representatiekosten, is door boekhoudsoftware te gebruiken. Dit soort software helpt je bij het snel en efficiënt inboeken van representatiekosten, waardoor je zelf geen rekenwerk hoeft te doen en fouten worden voorkomen. Zo vergeet je nooit meer om een uitgave in te boeken en indien gewenst kun je jouw boekhouder of accountant om raad vragen.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen