Online voorraadbeheer regelen? Zo doe je dat online

Ik ben benieuwd hoe jij momenteel jouw voorraadbeheer regelt. Ik merk onder mijn eigen boekhoudklanten waar voorraadbeheer relevant is dit op totaal verschillende manieren gedaan wordt. Iedere ondernemer heeft zo zijn redenen waarom voor een bepaalde manier van werken gekozen is. En het interesseert mij iedere keer weer om te horen wat daar de beweegredenen voor zijn. Want vooral ondernemers die nog zonder of met gedateerde software werken, doen dit vaak omdat ze het een grote stap vinden om over te stappen naar modern online voorraadbeheer.

Doordat een deel van mijn klanten al wel die stap genomen heeft, ben ik ondertussen behoorlijk wat te weten gekomen over online voorraadbeheer. Genoeg om hun ervaringen en kennis te bundelen. Op basis daarvan, kan ik je van alles vertellen over online voorraadbeheer en wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen. Ik begrijp maar al te goed wat voor een grote stap het is om voor (nieuwe) online voorraadbeheer software te gaan. Je kunt mij daarom in de reacties al je vragen over voorraadbeheer stellen.

Ik leg je in dit artikel alles over dit onderwerp uit en deel je kort mijn vijf favoriete online voorraadbeheer opties. Genoeg om te bespreken dus.

Wat is online voorraadbeheer?

De komende hoofdstukken zet ik volledig uiteen waarom de combinatie van online en voorraadbeheer een winnende is. Maar niet voordat ik voor mijn breed-georiënteerde lezers een korte uitleg over dit onderwerp doe.

Online voorraadbeheer is het in de cloud beheren van je voorraad. Daarbij wordt met ieder aspect van degelijk voorraadbeheer rekening gehouden. Alle data die met voorraadbeheer te maken heeft, is in de cloud bijeengebracht en opgeslagen. Dat wil zeggen dat er geen fysieke database bijgehouden hoeft te worden met gegevens. Vanuit de cloud is de voorraadbeheer online voor alle medewerkers met toestemming bereikbaar.

Medewerkers kunnen vanaf iedere computer op het online voorraadbeheer systeem inloggen en van de verschillende functies gebruik maken. Meestal hoeft er dus geen software geïnstalleerd te worden. Er zijn zelfs voorbeelden waarbij vanaf een smartphone of tablet voorraadbeheer geregeld kan worden.

Waarom is voorraadbeheer nodig?

Een hoofdstuk dat waarschijnlijk door de meeste lezers kan worden overgeslagen. Voor velen is het namelijk kraakhelder waarom voorraadbeheer onmisbaar is. Wat voor type bedrijf je ook hebt: als je met voorraad te maken hebt, is het snel al niet meer mogelijk om zonder software je voorraad te beheren. Je gaat dan vroeg of laat fouten maken. En dat kunnen behoorlijk prijzige fouten worden.

In mijn eerdere artikel over voorraadbeheer software ging ik uitvoerig in op het belang van voorraadbeheer. Daar schreef ik onder andere de volgende paragraaf:

Iedereen die een voorraad heeft van meer dan 100 stuks, heeft voorraadbeheer nodig. Ik kan het je op een briefje geven. Je gaat fouten maken als je geen software voor dit onderdeel gebruikt. Het is onmogelijk om zelf namelijk al het overzicht te behouden. Als je nu even terugdenkt aan het moment dat je voor het eerst een voorraad aanlegde, weet je mogelijk nog dat het eenvoudig te overzien was. Maar is dat ook nog makkelijk als de bestellingen binnenkomen en er uit voorraad geleverd wordt? Begrijpen hoeveel voorraad je wanneer moet aanhouden en wat het juiste moment is om je voorraden aan te vullen. Software kan deze twee vraagstukken heel wat beter beantwoorden dan ons eigen brein. Helemaal als je een klein bedrijf hebt, mag je niet verwachten dat zonder software er sprake van een degelijk overzicht is. De enige manier om echt het overzicht te houden, doe je zelf.

Dit is wat mij betreft een stukje dat in een klap aangeeft waarom voorraadbeheer nodig is. Nogmaals, iedere ondernemer die met voorraden werkt is hoogstwaarschijnlijk hier allang van op de hoogte. Toch is het altijd weer even handig hier in vogelvlucht doorheen te vliegen.

Wat is het voordeel van online voor voorraadbeheer?

De makkelijkste manier om ondernemers van traditioneel naar modern online voorraadbeheer te krijgen is door ze bewust te maken van de voordelen. Bij de vernieuwde variant van voorraadbeheer is heel wat meer mogelijk dan wat veel ondernemers denken. Mogelijkheden die ervoor kunnen zorgen dat er forse kostenbesparingen ontstaan, zowel op personeel als opslagkosten. En misschien nog wel in het bijzonder omzetmaximalisatie.

Meer met minder

Het is de norm om voorraadbeheer zelfs in kleinere bedrijven door een fulltimer te laten uitvoeren. Doordat voorraadbeheer complex is en een bepalende rol voor zowel de kosten als de omzet heeft, moet hier altijd grip op zijn. Als dat niet het geval is, kan het snel voor een enorme kostenpost zorgen en het voortbestaan van een bedrijf in gevaar brengen.

Met online voorraadbeheer blijft dit minstens zo’n belangrijk onderdeel. Je wilt namelijk op geen moment je voorraadbeheer verwaarlozen. De invloed van het tijdig inkopen en beheren van de voorraad blijft minstens zo groot. Maar het kan allemaal heel wat makkelijker. Het enige wat nodig is, is wat meer controle dat naar de software verschuift. Want software kan heel wat meer doen dan wat je op dit moment waarschijnlijk verwacht.

Vrijwel alle werkzaamheden die momenteel door personeel worden uitgevoerd, kunnen door online voorraadbeheer geautomatiseerd worden. Hierdoor pak je direct winst op de tijd die vrijkomt. Dat geeft je de mogelijkheid om je personeel elders in te zetten. Bij verschillende bedrijven zijn tijdsbesparingen van wel 80% gerealiseerd door simpelweg meer aan online voorraadbeheer over te laten. Dat dit mogelijk is, heeft het vooral aan het zelflerende algoritme te danken.

Slimmer dan je denkt

Online voorraadbeheer van de meeste partijen is slimmer dan je denkt. Vooral de software van Exact is op diverse plekken zelflerend. Dat wil zeggen dat de software zichzelf aanleert welke keuzes het moet maken op basis van jouw input en verkoopcijfers. Is het duidelijk dat tijdens bepaalde periodes meer van bepaalde producten verkocht wordt? Dan wordt er automatisch een seintje gegeven dat het tijd is om een grotere voorraad aan te leggen. Niet een paar dagen van te voren, maar ruim op tijd.

Meer inzicht in voorraadbeheer

Om het maximale uit voorraadbeheer te kunnen halen, draait voorraadbeheer software voortdurend rapportages en analyses uit. Dergelijke documenten geven real-time inzichten waar je direct gebruik van kunt maken. Hierdoor kun je eerder en sneller inspelen op nieuwe kansen. Dat terwijl je voorheen pas aan het einde van het kwartaal je keuzes kon maken.

Deze rapportages zijn in te richten op de manier waarop jij er het meeste aan hebt. Het duurt bij software even voordat je doorhebt hoe je dat het best kunt doen. Maar dit leer je vanzelf aan de hand van tutorials en handige video’s.

Mocht je jouw personeel binnen deze functie willen blijven inzetten, kan dat onder andere door ze de software te laten ‘leren’. Daarmee bedoel ik dat de software gevoed wordt met data die het slimmer maakt. Zo kun je betere keuzes maken!

Belangrijke software features om naar te kijken

Bij het kiezen van het beste online voorraadbeheer programma is er veel waar je op moet letten. Het maakt daarbij natuurlijk uit wat voor soort bedrijf je hebt. Als je vanuit je bedrijf veel met dropshipping werkt, gebruik je op een andere manier online voorraadbeheer dan wanneer je veel voorraad opslaat. Het doel van online voorraadbeheer is om je zo goed mogelijk te ondersteunen bij operationele werkzaamheden en je kostenefficiënt te helpen de hoogst haalbare omzet te realiseren.

Ik heb bij mijn klanten rondgevraagd wat volgens hun de vijf belangrijkste features voor online voorraadbeheer zijn. Daar zijn de volgende vijf features uit gekomen.

Alles op 1 plek en altijd bereikbaar

Al je data op één plek en altijd bereikbaar door al het personeel. Geen mapjes met belangrijkste bestanden of backups die op meerdere harde schrijven opgeslagen moeten worden. Lange installaties of licenties die telkens verlopen? Met online voorraadbeheer is je voorraad op een groot aantal computers op afstand bereikbaar. Ook als iedereen dus thuis werkt, kan er gewoon gebruik worden gemaakt van het online voorraadbeheer programma.

Voor iedere branche

Mijn klanten zijn in een verscheidenheid aan branches actief. Van bouwmaterialen tot een webshop in dierenvoeding of mini-supermarkt. Ze gebruiken hun voorraadbeheer dan ook op volstrekt andere manieren. Maar daarbij kunnen ze wel allen van hetzelfde programma gebruik maken. De flexibiliteit van online voorraadbeheer is gigantisch. Het lijkt voor vrijwel iedere branche, tot een zekere omvang, te gebruiken voor het beheren van de voorraad. Dat terwijl de ‘inner-workings’ van voorraadbeheer per branche fors kan verschillen.

Verbinden met andere software

De echte vruchten worden bij online voorraadbeheer geplukt door het met andere software te verbinden. Gemiddeld is dit met honderden andere programma’s mogelijk. In de praktijk betekent dit dat je voorraadbeheer met ieder denkbaar programma kunt koppelen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Koppelen met track en trace software van leverancier
• Koppelen met boekhoudsoftware
• Integreren met CRM
• Koppelen met webshopsoftware (Shopify, Woocommerce, Bigcommerce etc.)
• Koppelen met dashboards

Als je een ontwikkelaar inschakelt, is het in principe mogelijk om voorraadbeheer met allerlei software te koppelen. Bij diverse programma’s zijn al veel kant-en-klare koppelingen aanwezig zodat je deze koppelingen niet zelf hoeft te laten ontwikkelen.

Weten hoeveel je wanneer moet inkopen

Mijn klanten die vanuit handelsbedrijven van online voorraadbeheer gebruik maken, zijn vooral lovend over de analyses die direct voor een actie zorgen. Een voorbeeld hiervan is wanneer een analyse laat zien dat het verstandig is om voor de maand november extra van Producten X, Y en Z in te kopen. Op basis van verkoopcijfers van voorgaande jaren wordt deze analyse gemaakt en wordt het advies gedaan.

Ondernemers die hun online voorraadbeheer volledig geautomatiseerd hebben, kunnen het automatisch de order bij de leverancier laten plaatsen. Je moet dan natuurlijk wel behoorlijk wat vertrouwen in je online voorraadbeheer hebben. Maar als je eenmaal weet dat het je nooit teleurstelt, scheelt het je bakken met tijd.

Duidelijk overzicht van je voorraad

Daar is dan natuurlijk nog dat waar voorraadbeheer altijd al belangrijk voor is geweest: het houden van een overzicht van je voorraad. Hoeveel is van welke voorraad nu direct leverbaar? Welke voorraad moet extra worden ingekocht en waar zitten mogelijke knelpunten? Hoeveel heeft welke voorraad je gekost en welke omzet staat hier tegenover?

Een groot aantal vragen waar je met online voorraadbeheer real-time antwoord op krijgt. Al je werknemers kunnen direct in de software kijken wat de status hiervan is waardoor er altijd overzicht binnen het bedrijf is.

Complementaire modules

Bij het selecteren van het beste online voorraadbeheer programma adviseer ik je altijd eerst te kijken naar eventuele complementaire modules die bij de ontwikkelaar aanwezig zijn. Hierdoor zou je namelijk meerdere te digitaliseren bedrijfsactiviteiten kunnen oppakken. Een voorbeeld is bij Exact Online software te vinden.

Exact is niet zonder reden mijn favoriet voor online voorraadbeheer. Je kunt bij Exact naast voorraadbeheer meteen modules activeren als boekhouden, CRM en loonadministratie. Deze systemen zijn direct met elkaar te koppelen waardoor je al je data met elkaar kunt verbinden. Dit zorgt voor minder werk aan jouw kant en betere inzichten aan de andere kant.

De kosten die hierbij komen kijken vallen in het niet bij de besparen die je met deze complementaire modules kunt bereiken.

Mijn favoriete voorraadbeheer software

Eerder op deze pagina kon je al een kleine verwijzing vinden naar mijn artikel over de beste voorraadbeheer software. Als je dat artikel gelezen hebt, weet je dat mijn absolute favoriet Exact Online Voorraadbeheer voor Handel is. Met meer dan 370 integraties en zeer uitgebreid functieaanbod voor voorraadbeheer, heeft dit programma alles wat je als bedrijf nodig hebt om je voorraad optimaal te beheren. Daarnaast kun je eenvoudig de software met andere modules binnen Exact koppelen.

Meestgestelde vragen

Op zoek naar online voorraadbeheer software?

Klik hier voor meer informatie