Online boekhouder: kosten, mogelijkheden en alternatieven

online boekhouder voor zzp

Een goedkope boekhouder die jou online helpt bij het verzorgen van jouw boekhouding. Klinkt als een match made in heaven. Jij hoeft namelijk niets te doen want de online boekhouder regelt álles. Behalve dat je af en toe alle facturen opstuurt natuurlijk. En je maandelijks de boekhouder netjes betaalt. Ik zie een forse toename in het aantal ondernemers dat zoekt op ‘online boekhouder’. Deze groep ondernemers is het zat om zelf alles af te boeken en zoeken meer vrijheid. Dat begrijp ik helemaal. En daarom neem ik je mee langs de mogelijkheden, kosten en eventuele alternatieven voor de online boekhouder.

Je moet namelijk niet vergeten dat een online boekhouder bepaalde werkzaamheden wegneemt die mogelijk lonend kunnen zijn voor jouw toekomstperspectief. Eenmanszaken hebben een andere boekhouding dan het gemiddelde mkb met 5 of meer werknemers. Waar het voor een groeiende mkb logisch is een (online) boekhouder in te schakelen, is dat mogelijk voor een eenmanszaak minder relevant.

Door naar de precieze werkzaamheden en voor- en nadelen van een online boekhouder te kijken, is het mogelijk om te kiezen of jouw bedrijf een online boekhouder nodig heeft.

Inhoudsopgave

Wat is een online boekhouder eigenlijk?

Doordat een online boekhouder een relatief nieuw begrip is, verschilt de precieze invulling per ‘online boekhouder’. Dat wil zeggen dat je niet van iedere online boekhouder hetzelfde krijgt, maar wel mag verwachten. Het is namelijk belangrijk om vooraf aan een online boekhouder uit te leggen wat jij precies verwacht, zodat het voor beide partijen duidelijk is wat er geleverd moet worden om aan de eisen van de afnemer te voldoen.

Het liefst is een online boekhouder namelijk precies wat jij ervan verwacht. En in sommige gevallen kan jij ervoor zorgen dat dit ook zo is.

De meeste online boekhouders die je tegenkomt als je op deze term in Google zou zoeken, zijn bedrijven met enkele werknemers waar binnen zo kort mogelijke tijd jouw boekhouding gedaan moet worden. Deze bedrijven verwachten namelijk dat jij jouw boekhouding, zonder al te veel vragen, digitaal naar ze opstuurt. De online boekhouder voert vervolgens al jouw facturen in hun digitale boekhoudsystemen door. Via deze systemen kunnen zij de meest gebruikelijke boekhoudtaken in een hoog tempo doorvoeren.

Het uiteindelijke verschil is dat jij niet meer de persoon bent die de facturen en mutaties in een boekhoudsysteem hoeft in te voeren. Dit doet de boekhouder voor je. Je krijgt bij de meeste bedrijven die deze dienst aanbieden namelijk toegang tot een online portaal of boekhoudsysteem waar jij inzicht hebt in jouw boekhouding. Hierdoor krijg je dus alsnog het benodigde inzicht in jouw financiële gezondheid. Wat echter onduidelijk blijft, is in hoeverre de online boekhouder je een uitleg over de rapportages geeft. Normaliter zorgt een boekhouder ervoor dat jij de resultaten begrijpt.

Kortom, een online boekhouder blijft zoveel mogelijk op de achtergrond en is vooral de schakel tussen jouw bedrijf en het online boekhoudsysteem. Daar bovenop worden verschillende administratieve werkzaamheden uit handen genomen.

online boekhouder voor mkb

Dit is wat jij van een online boekhouder kunt verwachten

Dat wat jij daadwerkelijk van een online boekhouder mag verwachten, verschilt onderling sterk. Je kunt als ondernemer bij verschillende partijen terecht die allemaal een ander dienstenpakket aanbieden. Om ergens een lijn te trekken, heb ik het dienstenpakket van Administratienl als voorbeeld genomen. Dit bedrijf zit in het midden qua prijs in deze markt en geeft een goed beeld wat een online boekhouder voor jou kan doen. Let wel op dat de mate waarin je op de volgende diensten kunt rekenen, afhankelijk zijn van het pakket dat jij bij een dergelijke partij kiest.

De gemiddelde online boekhouder, helpt je met;

  • De complete verwerking van je boekhouding
  • Alle verplichte belastingaangiften, waaronder de omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting
  • Jaaroverzicht met jaarcijfers
  • Ondersteuning waar dat nodig is
  • Toegang tot een online boekhoudprogramma of overzicht waar op ieder moment de resultaten kunnen worden ingezien, waar je ook bent

Dit is voor veel ondernemers voldoende aangezien het de meest tijdrovende boekhoudtaken wegneemt. Daarnaast heeft het als effect dat de ondernemers zich kunnen richten op hun kernwerkzaamheden zonder continu met de boekhouding bezig te zijn.

Verschillende dienstenpakketten

De mate waarin je echter op de bovenstaande diensten kunt rekenen, hangt af van het pakket dat jij bij de online boekhouder afsluit. In het geval van Administratienl is het mogelijk om vanaf een bedrag a € 39,- per maand een online boekhouder toegewezen te krijgen. Met dit zogeheten ‘light abonnement’ mag je niet meer dan 100 facturen per jaar toesturen. Daar krijg je wel een boekhouder voor terug die de inkomsten- en omzetbelasting voor je doet, iedere factuur netjes verwerkt en een dashboard voor jou opstelt.

Veel ondernemers passen niet in het light (100 facturen p.j.) en het basis abonnement (200 facturen p.j.). Ze komen daarom al snel uit op het Extra abonnement waar je tot wel 400 facturen per jaar mag toesturen. Het grootste nadeel aan dit pakket is echter dat je opeens op € 89,- per maand aan kosten zit. Dat is op jaarbasis al snel € 1100. Dit is meer dan een klassieke boekhouder als je een eenmanszaak bent.

Alhoewel je veel voor je geld krijgt, ben je op jaarbasis behoorlijk wat aan je boekhoudkosten kwijt. Het is natuurlijk prettig dat er een online boekhouder is die jouw werk uit handen neemt. Je hebt een eigen plek om je administratie in te zien zonder dat jij tijd hebt hoeven te investeren in het instellen van deze boekhouding.

Voor wie is een online boekhouder geschikt?

Je hebt als zelfstandig ondernemer drie distinctieve mogelijkheden om je boekhouding te verzorgen. Zo kun je een boekhouder inschakelen die in zijn eigen boekhoudprogramma jouw administratie verzorgt. Je krijgt aan het einde van het jaar een overzicht van alle resultaten. Het enige wat jij hoeft te doen, is je administratie op te sturen. De tweede optie is een online boekhouder, waarbij jij ook alleen maar je boekhouding hoeft op te sturen. Alle aangiftes worden net als bij de eerste optie voor je gedaan. De kosten zijn mogelijk (iets) hoger dan wanneer je een ‘offline’ boekhouder zou inschakelen. Het voordeel van een offline boekhouder? Je krijgt advies op basis van je boekhouding. Iets wat je van een online boekhouder niet hoeft te verwachten.

De derde en laatste optie is het zelf verzorgen van je boekhouding met een online boekhoudprogramma. De afgelopen jaren hebben aanzienlijk meer ondernemers besloten de boekhouding zelf te verzorgen. Zij profiteren hierbij van de enorme verbeteringen die online boekhoudprogramma’s hebben doorgevoerd om jou je eigen online boekhouder te laten worden.

Deze verbeteringen hebben er voor gezorgd dat online boekhouden veel makkelijker is geworden. Ook als je niets van boekhouden afweet, hebben dit soort boekhoudprogramma’s uitgebreide handleidingen die je helpen de boekhouding onder de knie te krijgen.

online boekhouder voor eenmanszaak

Wil je de online boekhouder kosten minimaliseren? Begin zelf met boekhouden!

Ik weet hoe makkelijk het klinkt als ik je probeer te motiveren om zelf te gaan boekhouden. Maar wat als ik je vertel dat dit in vergelijking met de duurste online boekhouder pakketten aan kosten meer dan duizend euro per jaar scheelt? Dan gaan de oren waarschijnlijk wel openstaan..

Daarnaast krijg je door je eigen boekhouding te verzorgen aanzienlijk meer inzicht en grip op je eigen financiële status. Je ziet beter en sneller waar veranderingen optreden, waardoor je tijdiger op deze veranderingen inspeelt.

Laten we het kostenplaatje van een online boekhouder er nog eens bijpakken. Je bent bij 300 facturen per jaar zo’n € 1.100 op jaarbasis kwijt. Daarnaast komen de facturen niet vanzelf bij de online boekhouder aan. Deze moeten wel toegestuurd worden. Het is dus niet zo dat je geen tijd aan deze samenwerking kwijt bent.

Een offline boekhouder kost je zo’n € 500 – € 1.000 per jaar. Daar krijg je echter in tegenstelling tot een online boekhouder wel advies voor terug. Ook hier moet je wel enkele uren per jaar in je boekhouding investeren.

De derde en goedkoopste optie is zelf boekhouden. Je kunt het helemaal goedkoop maken door online boekhouder te zijn in Excel. Toch is mijn advies om altijd voor een online boekhoudprogramma te kiezen. Dit kost je gemiddeld € 180 per jaar (o.b.v. € 15 per maand). Het kost je weliswaar tijd, minimaal 20-30 uur het eerste jaar. Maar als je online boekhouden eenmaal onder de knie hebt, bespaar je ieder jaar meer dan € 900. Wanneer we dat over de periode van 10 jaar strekken, heb je het al bijna over € 10.000.

Dit zijn de programma’s die online boekhouders gebruiken

Jij kunt precies dezelfde online boekhoudprogramma’s gebruiken die online boekhouders gebruiken, maar dan voor een fractie van de prijs. Het meest gebruikte programma is Exact Online, dat onder andere door Administratienl wordt gebruikt om de klanten toegang tot de administratie te geven. Er zijn echter ook online boekhouders die Twinfield of Visma gebruiken. Ik heb over al deze programma’s reviews geschreven en vertel je in de individuele reviews meer over de voor- en nadelen!

Lees ook de review artikelen over deze online boekhoudprogramma’s:

Veelgestelde vragen

Zelf boekhouden of uitbesteden aan een boekhouder?

Voor het uitbesteden van de boekhouding aan een boekhouder ben je al snel € 120 per maand kwijt. Wanneer je eenmanszaak of ZZP’er bent is het zelf bijhouden van de boekhouding met een online boekhoudprogramma erg eenvoudig. Daarnaast zijn de kosten een stuk lager als dan wanneer je alles uitbesteed aan een boekhouder. Er zijn zelfs boekhoudprogramma’s die je voor een bepaalde periode gratis kunt gebruiken.

Bekijk hier de top 10 beste boekhoudprogramma’s.

Wat is het uurtarief van een boekhouder?

Het uurtarief van een boekhouder varieert tussen de € 40 en € 80 per uur. Het uurtarief is afhankelijk van de ervaring van een boekhouder. Als je de gehele boekhouding wil uitbesteden aan een boekhouder kun je rekening houden met gemiddeld € 120 per maand aan boekhoudkosten voor ZZP of een eenmanszaak.
Ben je op zoek naar een boekhouder in jouw regio? Bekijk hier voor meer informatie over een deskundige boekhouder bij jouw in de buurt.

Wat kost een boekhoudprogramma voor ZZP?

Een boekhoudprogramma voor ZZP kost gemiddeld € 10 tot € 20 per maand. De goedkoopste boekhoudprogramma’s zijn er al vanaf € 7,95 per maand. Hierbij zijn alle functies beschikbaar die nodig zijn om de boekhouding van je eenmanszaak te regelen.

Lees hier veder voor een overzicht van de goedkoopste boekhoudprogramma’s voor een eenmanszaak of ZZP.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor ZZP?

We hebben een overzicht gemaakt van de beste boekhoudprogramma’s voor ZZP. Deze programma’s zijn uitvoerig door ons getest op functies en gebruiksgemak. Al deze boekhoudprogramma’s kun je gratis gebruiken voor een bepaalde periode. We raden aan om 3 programma’s te testen voordat je een definitieve beslissing maakt.

Bekijk hier onze top 10 boekhoudprogramma’s voor ZZP.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *