De voor- en nadelen van een offline boekhoudprogramma

Als ondernemer kom je niet onder het doen van je boekhouding uit. Gelukkig is er software die het een stuk eenvoudiger maakt. Offline boekhoudprogramma’s waren nog niet zo lang geleden de norm. Momenteel is er echter een sprake van een trend richting het gebruik van online applicaties. Dat heeft een aantal voordelen ten opzichte van een offline boekhoudprogramma.

Kort samengevat zijn dit de beste offline boekhoudprogramma’s van dit moment:

• Snelstart – Beste prijs/kwaliteit
• Gravita – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
• Easyadmin – Eenvoudig en makkelijk op te zetten

Maar er zitten wel degelijk ook nadelen aan verbonden. Welk type het beste is voor jouw onderneming, is mede afhankelijk van je eigen voorkeuren. Daarnaast spelen de omvang van je bedrijf en de vereisten een belangrijke rol in je keuze voor een boekhoudprogramma.

De boekhouding is het minst favoriete onderdeel van iedere ondernemer. Juist daarom is een boekhoudprogramma een welkome toevoeging aan een bedrijf. Met name wanneer je geen boekhouder in dienst hebt. Dat is het geval bij de overgrote meerderheid van de mkb’s en zzp’ers. Met de juiste software hou jij je administratie overzichtelijk en accuraat.

Je bent minder tijd kwijt en waarschijnlijk leer je gaandeweg nuttige informatie over je eigen boekhouding. Dankzij functioneel ingerichte programma’s behoud je het overzicht. Hierdoor vergeet je niks en zijn je gegevens altijd op orde. Daarom zijn deze programma’s extra geschikt voor iedereen die juist een aversie heeft tegen boekhouden.

Een keuze maken voor een offline of een online boekhoudprogramma

Ondernemers besteden graag zo min mogelijk tijd aan hun boekhouding. Daarvoor zijn boekhoudprogramma’s uitermate geschikt. Aangezien ze dankzij een slimme interface en gebruiksvriendelijke indeling eenvoudig te gebruiken zijn. Misschien nog belangrijker is dat dergelijke software voorkomt dat er fouten gemaakt worden. Er zijn uitstekende online en offline boekhoudprogramma’s te vinden. Om je te helpen bij het maken van een keuze zetten we in dit artikel de verschillen en overeenkomsten op een rij.

De voordelen van een offline boekhoudprogramma

Sommige ondernemers zweren bij online boekhouding, terwijl anderen er niet aan moeten denken. Wellicht twijfel je nog over wat voor jou de beste keuze is. Speciaal daarvoor zetten ze de voor- en nadelen tegen elkaar af. De voordelen van een offline boekhoudprogramma zijn:

1. Je betaalt eenmalig en hebt de software dan echt in je bezit
2. De kosten zijn lager bij langdurig gebruik
3. Je hebt geen internetverbinding nodig
4. Al je gegevens staan lokaal op je harde schijf

Eenmalig betalen voor een offline boekhoudprogramma

In het bedrijfsleven wordt er vaak als eerste naar de kosten gekeken. Bij software voor de administratie is dat logisch. Want het heeft vooral een faciliterende rol die de boekhouding eenvoudiger en sneller dient te maken. Tussen online en offline boekhoudprogramma’s constateren we direct een belangrijk onderscheid in prijs. Want voor een offline programma betaal je eenmalig. Daarna maak je zolang als je wenst gebruikt van de software. Je bent daadwerkelijk de eigenaar van je aankoop. Dat is prettig, aangezien je na het doen van een kleine investering geen kosten meer hebt.

Je betaalt maandelijks voor online boekhoudprogramma’s

Bij online boekhoudsoftware is het anders geregeld. In plaats van een eenmalige aanschafprijs betaal je maandelijks. Je bent nooit in het bezit van het programma. Door maandelijks een bedrag af te staan heb je toegang tot de service. Zodra je het abonnement stopzet is dat voorbij. Over het algemeen gebruik je een boekhoudprogramma voor een lange periode. Dat kan tientallen jaren zijn. Daarom zijn de kosten van een online applicatie na verloop van tijd altijd hoger dan die van een offline programma.

Een internetverbinding is niet noodzakelijk voor je boekhouding

Bij offline boekhoudprogramma’s staat alles op één device, bijvoorbeeld op je pc of laptop. Dat geldt zowel voor de software als voor de boekhoudkundige gegevens. Naast een betrouwbare computer heb je niks nodig. Dat is handig, aangezien je nooit belemmerd wordt door een haperende internetverbinding. De mogelijkheid om alles offline te doen is uitermate geschikt voor zzp’ers en andere ondernemers die vaak onderweg zijn. Hierdoor doe je de boekhouding tijdens momenten die je normaal niet effectief kunt besteden, zelfs wanneer je in het vliegtuig zit.

Bij offline boekhoudprogramma’s worden gegevens lokaal opgeslagen

Je hebt vanaf elk device toegang tot je data wanneer je kiest voor online boekhouden. Zolang je maar over de juiste inloggegevens beschikt. Dat kan omdat jouw boekhouding in de cloud is opgeslagen. Lang niet iedereen zit daar op te wachten. Vooral met het oog op cybercriminaliteit is het opslaan van gevoelige gegevens in de cloud niet direct aantrekkelijk. Hoewel de meeste aanbieders erg zorgvuldig met jouw financiële informatie omgaan. Je gegevens zijn dus niet zomaar openbaar. Toch valt niet te ontkennen dat opslag op een lokale schijf uiteindelijk veiliger is. Want alleen degene die in het bezit is van het betreffende device kan gegevens inzien en bewerken.

De nadelen van offline boekhoudprogramma’s met een vaste prijs

Gezien de bovenstaande argumenten lijkt offline boekhouding een betere keuze. Omdat je op de lange termijn eigenlijk altijd minder geld kwijt bent. Bovendien is de initiële investering helemaal niet zo hoog. Maar er zitten wel degelijk nadelen aan offline boekhoudprogramma’s. Dat zijn:

1. Uitproberen van offline software is lang niet altijd een optie
2. De ondersteuning van ontwikkelaars is niet gegarandeerd
3. De versie van de software in jouw bezit groeit niet altijd mee met nieuwe mogelijkheden
4. Wisselen van aanbieder is minder eenvoudig
5. De software gebruiken op je smartphone is niet altijd een optie

Het is minder makkelijk om offline software uit te proberen

Bij offline boekhoudprogramma’s heb je vaak niet de mogelijkheid om de software uit te proberen. Tenzij een ontwikkelaar een trial aanbiedt. Wanneer dat niet het geval is zul je het programma moeten kopen en gaandeweg ontdekken of het de juiste keuze is geweest. Zonder testperiode brengt een offline boekhoudprogramma daarom iets meer risico met zich mee. Aangezien je online boekhoudprogramma’s gewoon een maand uitprobeert en daarna besluit of je voor langere tijd wenst samen te werken.

De verplichting van ontwikkelaars om online software te ondersteunen

Voor online software betaal je maandelijks. Je koopt dus niet echt een pakket. In plaat daarvan maak je gebruik van een doorlopende service. Elke maand heb je het recht om de samenwerking te beëindigen. Bijvoorbeeld wanneer je ontevreden bent over de geleverde diensten. Hierdoor zijn ontwikkelaars van online boekhoudapplicaties altijd gedreven om hun software zo goed mogelijk te ondersteunen. Voor aanbieders van een offline pakket is dit anders. Hun doel is de software verkopen. Daarna verdienen ze eigenlijk niks meer aan hun klanten. Waardoor langdurige en volwaardige ondersteuning niet altijd gegarandeerd is.

Kies voor een betrouwbare aanbieder met een goede reputatie

Uiteraard laat een goede ontwikkelaar je niet zomaar in de kou staan nadat je een offline pakket hebt gekocht. Maar de verplichting om dit te doen is wel een stuk minder. Ontwikkelaars van software werken aan een zo goed mogelijke reputatie. Net zoals elk ander bedrijf dat producten of diensten levert. Daarom kun je op ondersteuning rekenen van gerenommeerde aanbieders van software. Een goed voorbeeld van een dergelijk offline boekhoudprogramma is Gravita. Klanten profiteren van een uitstekende service en nuttige updates na aankoop van de boekhoudapplicatie. 

Fixes en klantenservice maar geen compleet nieuwe features

Offline software wordt dus wel degelijk ondersteunt. Uiteraard worden bugs uit de software gehaald en rekenen klanten op updates met kleine verbeteringen. Bij vragen of problemen is het gewoon mogelijk om een werknemer te bellen, zelfs jaren nadat je de software hebt aangeschaft. Het is echter belangrijk om te weten dat elke versie een op zichzelf staand product is. Op een gegeven moment brengt een ontwikkelaar een opvolger uit. Wanneer je gebruikt wenst te maken van nieuwe features dien je deze aan te schaffen.

Grote updates zijn exclusief voor online boekhoudprogramma’s

Bij online software werkt dat anders. Het programma is onderdeel van de service. In principe is er maar één versie. Die wordt regelmatig van updates voorzien. Een update bevat niet alleen fixes, maar voegt ook nieuwe opties toe. Met oog op de toekomst is dat erg handig. Aangezien de manier van boekhouden onderhevig is aan veranderingen. Nog niet zo lang geleden waren online boekhoudprogramma’s bijvoorbeeld een uitzondering. Terwijl het nu de standaard is. Als je een abonnement bij een online boekhoudprogramma hebt, dan groeit de software automatisch met de tijd mee.

Is wisselen van software gemakkelijker bij online programma’s?

Het tussentijds switchen van boekhoudprogramma is mogelijk. Het nadeel bij offline software is dat je de complete aanschafprijs al kwijt bent. Dat is niet zo’n groot probleem als je er lange tijd met plezier gebruik van hebt gemaakt. Maar wanneer je ontevreden bent over de geleverde diensten wissel je waarschijnlijk graag zo snel mogelijk. Het is zonde van het geld dat je kwijt bent aan de aankoop wanneer je binnen een paar maanden tot deze conclusie komt. Maar besef wel dat switchen van boekhoudsoftware altijd veel tijd in beslag neemt en niet heel efficiënt is. Hoewel het bij online boekhoudprogramma’s wel iets minder problematisch is.

Overstappen naar een andere online boekhoudapplicatie is iets eenvoudiger

In eerste instantie lijkt overstappen naar een ander online boekhoudprogramma geen enkel probleem. Je stopt je abonnement bij je huidige aanbieder en kiest voor een nieuwe. Hierdoor verlies je in ieder geval geen investeringskosten. Maar helemaal vlekkeloos verloopt overstappen niet. Aangezien het noodzakelijk is om je gegevens over te zetten. Dat is een tijdrovend proces, hoewel je in veel gevallen gebruik kan maken van een migratieservice. Hiermee zet je al je data eenvoudig over naar de nieuwe software. Maar dit kost alsnog relatief veel tijd. Daarnaast zul je aan de nieuwe software moeten wennen.

Toegankelijkheid van de software en gebruik op je smartphone

Offline programma’s installeer je op een computer. In de meeste gevallen is dat het enige device waar je de boekhouding op kunt doen. Aangezien hier niet alleen de software, maar ook je gegevens zijn opgeslagen. Zonder speciale koppeling is het niet mogelijk om gegevens te delen en op een ander device te verwerken. Dat is wel het geval bij online applicaties. Die open je namelijk in de browser, of er is zelfs een speciale applicatie voor je smartphone. Hierdoor ben je overal waar je bent in staat om je administratie in te zien en te bewerken. Zolang je toegang hebt tot het internet.

Conclusie: kies je voor een offline of online boekhoudprogramma?

De keuze tussen een online en een offline boekhoudprogramma is met name afhankelijk van je eigen voorkeuren. Denk goed na over hoe je de software gaat gebruiken en wat je zelf prettig vindt. Voor mkb’s en zzp’ers zijn beide alternatieven in principe toereikend. Overweeg of je graag toegang hebt tot de gegevens op meerdere devices. Want dan is een online boekhoudprogramma de beste optie. Dat geldt ook wanneer meerdere personen toegang dienen te hebben tot de gegevens. Maar bedenk wel dat het kiezen van het uiteindelijke product een grotere impact heeft op de gebruikerservaring dan de keuze voor online of offline boekhouding.

Kies voor een betrouwbare aanbieder met gebruiksvriendelijke software

Beslissen tussen offline en online boekhouden komt vooral neer op persoonlijke voorkeuren. Dat geldt in veel mindere mate voor het platform. Je besteedt het liefst zo min mogelijk tijd aan je administratie. Gebruiksgemak is daarom ontzettend belangrijk. Zoals gezegd hebben online boekhoudprogramma’s door de manier van betalen de verplichting om klanten tevreden te houden. Daarom vraagt het uitkiezen van een offline aanbieder wellicht om iets meer aandacht. Met name met het oog op klantenservice. Voor Nederlandse ondernemers zijn er gelukkig veel goede opties. Zoals eerder genoemd is Gravita gebruiksvriendelijk en is de service bij vragen en problemen van een erg hoog niveau. Andere voorbeelden van bekende en betrouwbare offline boekhoudprogramma’s zijn:

• GnuCash
• Easyadmin
• Pap software
• Mamut One
• Snelstart

Selecteer de modules en opties die je nodig hebt

De meeste offline boekhoudprogramma’s bestaan uit verschillende modules. Er zijn daarnaast aanbieders die uiteenlopende versies aanbieden. Hierdoor ben je in staat om precies de gedeeltes te selecteren die je nodig hebt. Dat bespaart kosten op zaken die je toch niet gebruikt. Gravita heeft bijvoorbeeld verschillende modules voor onder andere factureren, het beheren van een voorraad en urenregistratie. Door voor de juist onderdelen te kiezen stel je het perfecte pakket voor jou samen zonder teveel te betalen.

Meestgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.