De klant wil graag een prijsopgave, ook wel een offerte ontvangen, maar wat is het precies? In dit artikel leggen we je alles uit. Van wat een offerte precies is, tot hoe jij een professionele offerte kunt opstellen.
Inhoudsopgave
Offerte opstellen
Wanneer je een offerte gaat maken, maak je een uitgebreide prijsopgave van de goederen of diensten die je gaat leveren. Hierin wordt alle relevante informatie benoemd voor de potentiële klant. Een offerte opstellen moet dus met aandacht gebeuren. Door de juiste aspecten te belichten in de offerte kun je de potentiële klant over de streep trekken. Daarnaast is het belangrijk een professionele offerte te maken. Een eerste indruk maak je maar één keer, niet waar? Naast de uitstraling en inhoud, zijn er ook nog andere aspecten waaraan je moet denken bij het opstellen van een offerte.
Een offerte moet in elk geval de volgende aspecten bevatten:
- Eigen bedrijfsgegevens
- De gegevens van de klant
- De datum
- Een offertenummer
- Een korte introductie
- Te leveren producten of diensten
- Het uurloon en/of de totaalprijs per dienst of product
- Geldigheidsduur van de offerte
- De betalingsvoorwaarden
- Bijgevoegd de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de offerte
Hoe maak je een offerte?
Nadat je de wensen van de klant zo goed mogelijk in kaart hebt gebracht kun je aan de slag. Naast de verschillende aspecten (bovenstaand) die een offerte moet bevatten, zijn er ook nog een aantal andere dingen belangrijk.
Zo zijn er verschillende manieren om een offerte te maken. Je kunt er een offerte programma voor gebruiken. Er is aanbod in zowel gratis als betaalde programma’s om offertes mee te maken. Wanneer je er geen nieuw programma voor wil gebruiken of aanschaffen kun je ook naar programma’s kijken die je al in gebruik hebt. Denk hierbij aan het maken van een offerte in Word of het maken van een offerte in Excel. Net zoals je een factuur kunt maken in Word of gebruik kunt maken van de factuur sjablonen in Excel, kan dit ook voor offertes. De meeste mensen hebben deze Microsoft Office programma’s al voor andere werkzaamheden in gebruik. Hierdoor is het vaak makkelijk deze programma’s ook te gebruiken voor het maken van een offerte. Lees verderop in het artikel meer over de mogelijkheden.
Gratis een offerte maken
Wanneer je niet zo veel offertes hoeft te maken is het zonde om hier een programma voor aan te schaffen. Zeker omdat er ook een aantal goede gratis opties zijn om een offerte op te maken. Online zijn er talloze opties te vinden. Met behulp van deze programma’s hoef je alleen de benodigde gegevens te verzamelen en kun je een offerte laten maken. We hebben er aantal op een rijtje gezet.
- Google documenten
- Dit is een gratis te gebruiken online office pakket van Google Drive.
- Je kunt gebruik maken van openbare sjablonen en deze vullen met je eigen gegevens
- Je kunt het document ook volledig opmaken naar eigen wens, dit betekent wel dat je zelf de structuur moet bepalen van de offerte
- Jortt.nl
- Deze online tool maakt het mogelijk gratis offertes te maken in hun sjabloon
- Je verstuurt de offertes via de tool, maar wel vanuit jouw eigen bedrijfsnaam en mail adres.
- De begeleidende tekst bij de offerte kun je personaliseren
- Documenten als de algemene voorwaarden kun je meesturen in de mail met de offerte
- Je kunt de status van de offertes online in de gaten houden
- Rompslomp.nl
- Deze online tool maakt het mogelijk gratis offertes te maken
- De offertes zijn te personaliseren naar jouw eigen huisstijl
- De offertes kunnen digitaal ondertekend worden door de ontvangende partij
- Je kunt de status van de offertes online in de gaten houden
- Facturatieoffice.nl
- Deze online tool maakt het mogelijk gratis offertes te maken
- De huisstijl van de offerte kan gepersonaliseerd worden met je eigen logo
- De offertes zijn digitaal te ondertekenen door de klant
Online een offerte maken
De gratis tools die hierboven benoemd zijn kunnen gebruikt worden voor het maken van online offertes. Je hoeft hiervoor geen programma’s op je computer te downloaden. De offertes zijn online aan te maken en te monitoren.
Offerte maken in Word
Om het je makkelijk te maken heeft Word een aantal sjablonen standaard beschikbaar. Wanneer je een nieuw Word document opent kies dan voor een word document uit een sjabloon. Dan komen alle beschikbare sjablonen tevoorschijn en kun je met de zoekfunctie zoeken naar “offerte” sjablonen. De gegevens die erin staan zijn fictief en kun je vervangen voor de gegevens die bij de offerte horen.
De eerste keer dat je gebruik maakt van dit sjabloon is het verstandig een template aan te maken. Dit houdt in dat je het sjabloon aanpast naar jouw eigen huisstijl en gegevens. Het nieuwe document sla je op als “Offerte template”. De volgende keer dat je een offerte moet aanmaken, dupliceer je het template document. Wanneer je dan de nieuwe offerte opmaakt hoef je de offerte niet meer aan te passen naar jouw eigen huisstijl.
Heb je een schildersbedrijf en wil je een offerte opmaken voor schilderwerk? Dan kun je dus met het offerte sjabloon van Word een eigen template maken. Het logo en de gegevens van jouw schildersbedrijf zet je in het template. Wanneer je dan weer een offerte op wil maken voor schilderwerk kun je met het template snel aan de slag!
Offerte maken in Excel
Wanneer je een offerte gaat maken in Excel kun je gebruik maken van de beschikbare sjablonen. Je hoeft dus niet vanuit het niks aan de slag! Bij het openen van Excel zoek je tussen de sjablonen naar de “offerte” sjablonen. Alle beschikbare sjablonen zullen tevoorschijn komen. Het sjabloon dat het beste past bij wat je wil maken kies je. Nu hoef je alleen nog maar de juiste gegevens in te voeren en ben je klaar om de offerte te versturen.
Wil je de volgende keer dat je een offerte maakt in Excel wat tijd besparen, maak dan een offerte template. Pas de basisgegevens in het sjabloon aan naar jouw bedrijf. Denk hierbij aan het adres, KVK- en BTWnummer en het logo. Sla het Excel document op als “Offerte template”. Wanneer je opnieuw een offerte moet maken dupliceer je het document en vul je de offerte voor de desbetreffende opdracht. Op die manier bespaar je nog meer tijd.
Programma om offertes mee te maken
Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s waarmee je offertes kunt maken. Hieronder lichten we twee veelgebruikte offerte programma’s toe, namelijk SnelStart en Exact. Het grote voordeel van het gebruik van een boekhoudprogramma is dat alle verzonden offertes gemakkelijk terug te vinden zijn in een overzicht dat automatisch gemaakt wordt. Wanneer de termijn van de offerte verlopen is wordt dit aangegeven in het overzicht. Het maakt het opvolgen en monitoren van de offertes dus een stuk makkelijker!
SnelStart Offerte maken
SnelStart is een boekhoudsysteem waarmee je facturen en offertes kunt maken. Een voordeel hiervan is dat een offerte, wanneer deze geaccepteerd is, omgezet kan worden in een factuur. Op die manier hoef je niet opnieuw alle gegevens om in te voeren, maar ben je met één druk op de knop klaar.
Je kunt binnen SnelStart een offerte aanmaken op basis van de beschikbare sjablonen binnen het programma. Nadat je een sjabloon hebt geselecteerd vul je de gegevens in van de klant en geef je aan welke producten of diensten er geleverd zijn tegen welke prijs. Vervolgens komt de offerte in een overzicht te staan en kun je deze handmatig verzenden, of direct vanuit het SnelStart systeem.
Exact offerte maken
Exact is, net als SnelStart, een tool waarmee je offertes kunt maken. Dit is een CRM systeem, Customer Relations Management systeem. Dit systeem heeft dus naast het opmaken van offertes en facturen nog vele andere functionaliteiten. Indien je op zoek bent naar een complete oplossing dan is Exact wellicht iets voor jou. Je kunt hierin namelijk ook salarissen in uitkeren en bijvoorbeeld HR processen in vastleggen.
Het maken van een offerte in Exact gaat niet anders dan bij andere boekhoudprogramma’s. Met een template dat beschikbaar is binnen de Exact omgeving kun je eenvoudig een offerte aanmaken. Nadat alle algemene gegevens van jouw eigen bedrijf eenmaal ingesteld staan hoef je alleen nog klantspecifieke gegevens in te voeren. Met een druk op de knop is jouw offerte klaar om verstuurd te worden!
Je kunt nu een professionele offerte opstellen. Heeft de klant de offerte geaccepteerd? Dan kun je na de levering van de beloofde goederen en/of diensten de offerte omzetten in een factuur. Hoe je een factuur kunt maken lees je in ons artikelen over facturen maken.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.