Wie durft te investeren in kwalitatieve loonadministratie software verdient dat over een korte periode al terug. De kracht van een betrouwbare loonadministratie is namelijk niet te onderschatten. Overzicht staat hierbij centraal. Je wilt absoluut voorkomen dat er werknemers zijn die niet op tijd hun salaris ontvangen of een verkeerd bedrag.
Daar waar overzicht een vaste structuur nodig heeft om geen steken te laten vallen, wil je enige flexibiliteit kunnen waarborgen. Een hoop waar je waarschijnlijk afscheid van moet nemen als je nu alles nog zonder software doet. Maar wat als ik je vertel dat de meeste bedrijven die ik ken moeite hebben met het uitvoeren van de loonadministratie dat hebben omdat ze geen of de verkeerde software gebruiken?
Dan heb ik vast je aandacht te pakken. Je weet van mijn eerdere artikelen wat voor efficiënties er te realiseren zijn door software in te zetten. Zo ook bij loonadministratie software wat het betalen van je personeel makkelijker maakt. Laten we snel de kern van dit artikel bespreken.
Kort samengevat is dit de Top 3 beste loonadministratie software van dit moment:
- AFAS – Beste prijs/kwaliteit
- Hooray – Beste voor het MKB
- Employes Beste voor kleine en middelgrote bedrijven
- Koppelingen met externe apps
- Inclusief app voor IOS en Android
- Gratis proefabonnement
- Klantwaardering: 8.9
- Nederlandse klantenservice
- Digitaal personeelsdossier
- Inclusief verlofregistratie
- Klantwaardering: 8,3
- Makkelijk in gebruik
- Gratis proefperiode
- Incl. diverse workflows
- Klantwaardering: 8,1
Inhoudsopgave
Waarom je zonder loonadministratie software onverstandig bezig bent
Als je een ondernemer bent, heb je gegarandeerd actief te maken met loonadministratie. Vragen als hoe zorg ik ervoor dat mijn werknemers hun loon ontvangen? En wat moet ik precies betalen? Zijn er belastingvoordelen te realiseren waar ik mogelijk geen weet van heb? Als dit soort vragen voor jou niet ongewoon zijn, weet je dat het tijd is om naar oplossingen te kijken.
Software heeft het voor bedrijven makkelijker gemaakt om hun loonadministratie precies en efficiënt te beheren. Kwalitatieve software helpt je met het uitvoeren van de berekeningen, toepassen van belastingregels en het doorgeven hiervan aan de desbetreffende instellingen.
Ingewikkeld is het niet. Je kunt het net zo makkelijk vergelijken met het doorgeven van de uren middels een urenregistratie formulier. Zolang alles correct ingesteld is, doet de software het zware werk voor je.
Het bespaart je op de lange termijn een enorme hoeveelheid tijd en zorgt ervoor dat je personeel altijd op tijd het loon ontvangt. Je krijgt kortom je loonadministratie op orde. En dat mag wel wat waard zijn. Vooral als je verantwoordelijk bent voor het brood van tientallen mensen.
Dit artikel is geschreven voor ondernemers en beslissers die al loonadministratie software gebruiken en beter willen of nog alles met de hand doen.
Wat kan je met software voor loonadministratie doen?
Het is lastig om alles wat je met loonadministratie software kunt doen in een enkel artikel te bespreken. Dat komt deels doordat voor ieder bedrijf de toepassingen zullen verschillen. Een bedrijf in de agrarische sector vult de loonadministratie op een volstrekt andere manier in dan een webshop. Iets waar voor mij bijna geen rekening mee te houden is maar wat voor software geen probleem is.
De beste loonadministratie software is namelijk in staat om modulair te werken. Daar bedoel ik mee dat het de onderdelen naar voren schuift die je nodig hebt en de onderdelen die overbodig zijn verbergt. Hierdoor heb je automatisch een programma klaarstaan dat direct gebruikt kan worden om de loonadministratie op orde te brengen.
Het is een misvatting dat loonadministratie software er alleen is om loonstrookjes te maken. Natuurlijk is het hier een onderdeel van. De software is echter tot zoveel meer in staat. Ook zorgt de software ervoor dat je personeel op tijd het correcte salaris ontvangt. Iets wat voorkomt dat er ontevreden werknemers op de stoep staan.
Maar wat echt het belangrijkste nut van loonadministratie software is, is tijdsbesparing ontstaan doordat een groot aantal werkzaamheden door software ingevuld wordt. Daardoor maak je aan het einde van de rit meer winst. Voordelen die je verderop weer tegenkomt.
De salarisverwerking moet op ieder moment soepel verlopen. Het mag niet voorkomen dat personeel langer wacht op het salaris dan nodig is (of een verkeerd salaris ontvangt). Die zorg neemt software voor je uit handen. Dit is een simpele functie die in iedere software aanwezig is. Moderne software kan zoveel meer dat ik zo simpel mogelijk begin.
Meer dan een spreadsheet
NMBRS, een voorbeeld van loonadministratie software, zegt het zelf mooi ‘Lange tijd was het niets meer dan een spreadsheet. Bij loonsverhoging werden een paar cellen aangepast en dan was het weer genoeg. Tegenwoordig is het mogelijk om waardevolle inzichten uit software te halen. Dat is dan ook waar loonadministratie software zich mee weet te onderscheiden.’
Een simpele loonstrook maken is natuurlijk nog een van de belangrijkste onderdelen van de software. Maar als we dat buiten beschouwing laten, merk je dat we al heel snel naar nieuwe, unieke functies kunnen gaan kijken.
Mijn favoriete feature waar te weinig aandacht aan wordt besteed, zijn de integraties met andere software. Klassieke spreadsheets waren ‘dom’. Ze konden niet communiceren met andere objecten. Moderne software kan dat wel. Je kunt je loonadministratie laten praten met je boekhouding, relatiebeheer of iets totaal anders zoals een dashboard of urenregistratieprogramma. Loket, een voorbeeld van goede loonadministratie software, doet dat onder andere door het gebruik van een REST API.
Human Resources
De beste software die je voor loonadministratie kunt gebruiken, richt zich niet alleen om het administreren van het salaris. Het gaat verder. Namelijk door ook aandacht te besteden aan personeelsbeheer, oftewel Human Resources.
Als je een nieuwe werknemers aanneemt, komt daar behoorlijk wat bij kijken. Uiteindelijk moet je aan het einde van de maand een loonstrook maken en het loon storten. Daar blijft het natuurlijk niet bij. Diverse software (waaronder Exact en Loket) hebben HR ingebouwd. Daardoor kun je behalve loon ook een administratie bijhouden van verzuim, vakanties en verlof. Met een paar klikken heb je alles in een handomdraai geregeld. Iets waar normaal een volledige werknemer mee aan de slag moest.
Daar blijft het niet bij
De functionaliteiten kennen bijna geen einde. Vooral als je naar de kwalitatieve opties kijkt, is het aantal functies groot. Met in het bijzonder Exact. Daar kun je namelijk zelfs met CAO’s en afdrachtsverminderingen als de WBSO rekening houden. Een complexiteit die door de professionals uit Delft overwonnen is.
Over het algemeen, kunnen we bij de loonadministratie software van Employes, Loket en Exact van de volgende functies spreken:
- Werkt met alle dienstverbanden
- Automatische loonaangifte
- Loonstroken maken
- Minimumlonen
- CAO
- Afdrachtsverminderingen
- Toeslagen
- Toeslagen
- Betaalbatches
- Bijtelling auto’s
- Reserveringen
- Jaaropgaves
Dan heb ik het vooralsnog alleen over loonadministratie gehad. Kijken we ook naar HR dat bijvoorbeeld bij Employes en Exact aanwezig is, komen daar de volgende functies nog bij:
- Afdelingen
- Bedrijfsfuncties
- Documenten
- Rollen
- Notificaties van herinneringen
- Notities
- Contracten
- Verjaardagen en jubilea
- Velden aanpasbaar
- Workflows
Voor veel ondernemers is het die laatste functie die misschien nog wel het interessantst is binnen HR. Met workflows kun je namelijk een deel van je HR (en eventueel loonadministratie) automatiseren. Hierdoor bespaar je behalve tijd ook nog eens geld op uitvoerend personeel. Je kunt het ook eenvoudiger aanpakken door alleen een visuele flow te maken die je personeel volgt. Handig om ze te trainen in je nieuwe loonadministratie software.
De voordelen van loon administratie software
Het is geen verrassing meer dat je met loonadministratie software heel wat slimmer en goedkoper uit bent. Je bespaart gegarandeerd op een accountant die hiervan anders de uitvoering op zich zou nemen.
Toch weet ik van mijn eigen contact met klanten dat het altijd even helpt als we de voordelen van software voor het verzorgen van je loonadministratie nog een keer op een rij zetten. Om te beginnen:
- Je bent voordeliger uit
- Je bespaart tijd
- Je betaalt salaris op tijd uit
- Je werknemers zijn tevreden
- Je voldoet aan alle belastingregels
- Je hebt een correct overzicht van je loonadministratie
En zo kan het lijstje nog wel wat pagina’s doorgaan. De keuze moet makkelijk te maken zijn. Dus ik ben benieuwd waar jij voor kiest. Laten we kijken wat de beste loonadministratie software is waar jij op dit moment voor kunt gaan.
Wat is de beste loonadministratie software?
Je hebt behoorlijk wat keus als het op je loonadministratie aankomt. Een luxe, want er zijn de afgelopen jaren heel wat bedrijven bijgekomen die loonadministratie software ontwikkeld hebben. Je kunt aan de ene kant zeggen dat dit het kiezen van de beste lastiger gemaakt heeft. Ik ben van mening dat het voordeel blijft dat de kwaliteit wel hoger moet worden omdat er anders geen onderscheid kan worden gemaakt.
Op het moment van schrijven, zijn er vijf partijen waar ik aandacht aan wil besteden. De komende jaren komt hier ongetwijfeld meer loonadministratie software bij. Voor nu, gaat het om de volgenden vijf opties:
- Exact (Online) HR
- NMBRS
- Loket
- Employes
- Unit4
Van deze opties is Exact HR mijn huidige favoriet. Dat komt omdat Exact zowel aan de voorkant als achterkant transparant over de features is en deze ook nog eens goed uitvoert. De kwaliteit van de software is bij menig gebruiker goed bekend wat het gevolg is van het grote aantal klanten dat Exact tot digitale loonadministratie heeft mogen toevoegen. Daar blijft het natuurlijk niet bij.
Exact is op dit moment de beste loonadministratie software omdat:
- Het modulair op te bouwen is
- Het eenvoudig te combineren is met andere software (boekhouden, CRM etc.)
- Het geactualiseerd is met de huidige regelgeving
- Het team te vertrouwen is
- Training en onboarding mogelijk is
- De verwachting is dat de software door blijft ontwikkelen
Nu is het niet zo dat de andere voorbeelden slecht zijn. NMBRS en Unit4 laten naar mijn mening steken vallen door direct de salesmodus in te springen als een ondernemer aanklopt. Zelfs het doorbladeren van de functies op de websites van zowel NMBRS en Unit4 is alleen mogelijk als je jouw e-mailadres en telefoonnummer achterlaat. Het is dus niet mogelijk om je bij deze twee voorbeelden te oriënteren. Je wordt gegarandeerd door een verkoper opgebeld. Iets dat simpel aan te passen is wat ervoor zou zorgen dat ik dit artikel ook aanpas.
Loket en Employes krijg ik en veel van mijn klanten een beter gevoel bij. Het grote verschil tussen deze twee voorbeelden en Exact is dat Exact aanzienlijk uitgebreider is. De functionaliteiten die bij Exact loonadministratie software inbegrepen zijn, kun je niet zomaar vergelijken met die van Loket en Employes.
Wie zichzelf wilt garanderen van een fatsoenlijke loonadministratie door het gebruik van software, doet er vooralsnog goed aan om uitsluitend voor Exact HR te kiezen. Dit advies gaat gegarandeerd de komende jaren nog wel eens veranderen zodra nieuwe spelers hun intrede doen of bestaande software doorontwikkeld.
Welke kosten komen hierbij kijken?
De kosten van loonadministratie software lopen uiteen van € 25 per maand tot € 500 per maand. Meestal staan de kosten haaks op de omvang van het bedrijf. Hoe meer werknemers je op de loonadministratie hebt, hoe hoger de kosten zijn. Toch zijn onder andere Loket en Employes betaalbare alternatieven voor Exact en Unit4.
Je kunt bij laatstgenoemden niet voordeliger uitkomen dan € 89 per maand. Zelfs als je een loonadministratie met maar twee werknemers hebt. Dat is bij Loket en Employes anders. Daar kun je ruimschoots onder dit bedrag blijven als je een klein bedrijf hebt. Dit scheelt op jaarbasis toch al behoorlijk.
Ook qua functionaliteiten heb je bij een wat kleiner bedrijf waarschijnlijk niet de functionaliteiten van grote jongens als Exact en Unit4 nodig. Het is altijd nog mogelijk om op te schalen naar andere software als je bedrijf groeit. Om vroegtijdig al te betalen voor functies die je niet nodig hebt, is financieel onverstandig.
Waarom juist in kleine bedrijven werken zonder loonadministratie software gevaarlijk is
Een laatste noot voordat we het artikel afsluiten. Ik weet dat veel van mijn lezers kleine ondernemers zijn. Juist voor kleine ondernemers, is software de manier om het overzicht te behouden. Je hebt onmogelijk de tijd en resources allemaal te laten doen. Met software neem je het heft in handen en zorg je ervoor dat het juist wel mogelijk is om je loonadministratie overzichtelijk en correct te houden.
Veelgestelde vragen
Loonstroken maken met een boekhoudprogramma kost € 1,- per loonstrook. Dit is inclusief allerlei handige tools zoals verlofregistratie, verzuimregistratie, medewerkersportaal en de werkkostenregeling.
Doordat het boekhoudprogramma en de salarisadministratie in 1 pakket zit heb je uitstekend inzicht in de personeelskosten. Doordat de betaalbestanden en de aangiftes voor de loonheffing en pensioenen met elkaar zijn verbonden in hetzelfde pakket levert dit enorm veel gemak op.
Medewerkers kunnen salariszaken zelf regelen met de salaris app. Zo kunnen ze bijvoorbeeld verlof en verzuim doorgeven met de app. Daarnaast kan het personeel via de app hun loonstroken en jaaropgaven bekijken.
De boekhoudsoftware om loonstroken te maken is tegenwoordig erg gebruiksvriendelijk. Voor iedereen is dit een heel simpel klusje. Op eenvoudige wijze word er stap voor stap uitgelegd hoe het programma werkt. Door zelf de loonstroken te maken kun je veel geld besparen op een boekhouder of accountant.
Gerelateerde artikelen
NMBRS Review – HR & Payroll software
Hoe goed is de Payroll en HR Software van NMBRS? Getest voor zzp en mkb als boekhoudprogramma voor ondernemers.
Loonstroken Maken? In 2 Minuten Zelf Online Geregeld
Zelf online loonstroken maken voor € 1,- per loonstrook. Een simpele klus door loonstroken te maken met deze online boekhoudprogramma’s
Loon salarissoftware: Beste opties en vereisten voor salarisadministratie
Heb je een eigen bedrijf en ook nog eens een aantal medewerkers in dienst? Dan is het slim om goede loon salarissoftware te hebben.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.