Kritische Succesfactoren

Iedere ondernemer stelt doelen voor zijn onderneming, en of je deze doelen wel of niet behaalt hangt onder andere af van de kritische succesfactoren, ook wel KSF’s genoemd. In dit artikel bekijk ik wat kritische succesfactoren precies zijn, inclusief: voorbeelden, hoe je ze implementeert in jouw onderneming en meer handige tips over deze KSF’s.

Wat zijn kritische succesfactoren?

Kritische succesfactoren zijn de factoren die de doorslag geven of een doel wel of niet wordt behaald. Ofwel, of je wel of geen succes hebt; waarbij het behalen van een doel gelijk staat aan succes en andersom. Het zijn de factoren die het meeste invloed hebben op het succes van een onderneming, een project of een andere zakelijke inspanning. KSF’s zijn dus eigenlijk de sleutel tot succes.

KSF’s worden vaak verward met kritische prestatie indicatoren (KPI’s), maar deze twee termen zijn niet hetzelfde. Alhoewel ze ook veel overeenkomsten hebben en beide helpen ondernemingen bij het behalen van succes. Hieronder het verschil:

Kritische of Kritieke Succes Factoren (KSF’s) / critical success factors:
factoren die beslissend zijn voor het wel of niet behalen van een vooraf gesteld doel

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) / key performance indicators:
variabelen om prestaties van bedrijven te analyseren

KSF’s zijn oorspronkelijk bedacht door John F. Rockart in 1979, op basis van een onderzoek door D. Ronald Daniel in 1961. Inmiddels heeft de betekenis van dit begrip veel veranderingen ondergaan. De management term vormt de basis van een systeem dat ondernemingen kunnen toepassen om hun doelen te bereiken.

KPI’s worden dus niet ingezet om een doel te behalen, maar om te analyseren of dit doel is behaald. Het opstellen van deze doelen kun je het beste doen volgens de SMART methode, en SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

DE SMART methode

Hieronder meer informatie over hoe je een bepaalde doelstelling SMART kunt maken:

• Specifiek / Specific: zorg ervoor dat de doelstelling specifiek is, en niet vaag. Hoe specifieker; hoe beter. Dus niet: Ik wil meer omzet genereren, maar: Ik wil omzet genereren door het introduceren van een nieuw product aan mijn bestaande klanten
• Meetbaar / Measurable: het doel dient meetbaar te zijn, zodat het eenvoudiger is om vast te stellen wanneer een doel is behaald. Een voorbeeld van een meetbare doelstelling is: Ik wil €10.000 aan omzet genereren door het introduceren van een nieuw product aan mijn bestaande klanten. En dus niet: Ik wil meer omzet genereren door het introduceren van een nieuw product aan mijn klanten
• Acceptabel / Achievable: elke doelstelling moet acceptabel zijn, en het is hierbij belangrijk dat er voldoende draagvlak is. Als je samenwerkt met partners of met een team, is het essentieel dat iedereen achter dit doel staat. Een acceptabel doel is bijvoorbeeld: Ik wil binnen 2 maanden 10% meer volgers krijgen op Instagram. Een doel dat niet acceptabel is, is bijvoorbeeld: Ik wil binnen 2 maanden mijn product ook in het buitenland in de markt hebben gezet
• Realistisch / Realistic: doelstellingen moeten haalbaar zijn, maar niet té haalbaar. Ze dienen namelijk ook motiverend te zijn, en hiervoor moet je de juiste balans zien te vinden. Kies je echter voor een onrealistisch doel, dan werkt dit demotiverend. Het volgende doel is in de meeste gevallen onrealistisch: Ik wil binnen een maand twee keer zoveel verkopen behalen met mijn webshop. Een goed voorbeeld van een realistisch doel is: Ik wil iedere maand een X-percentage extra verkopen realiseren. Wat dit percentage precies is om een haalbaar maar toch motiverend doel te stellen, zal variëren per branche en onderneming
• Tijdsgebonden / Time bound: net als het meetbaar maken van een doel, is het tevens belangrijk om een bepaald einddoel te hebben. Dit zorgt ervoor dat je extra geconcentreerd aan jouw doel kunt werken en op deze manier kun je bepalen of een doel op tijd is behaald. Bijvoorbeeld: Ik wil voor het einde van het jaar mijn zakelijke webshop online hebben staan.

Nu je weet wat de SMART methode precies is, kun je jouw doelen stellen aan de hand van deze techniek. Hieronder een aantal voorbeelden van SMART doelen aan de hand van kritische succesfactoren:

Stimulatie van de verkoop:

Ik wil dit jaar voor het einde van kwartaal twee 15% meer webshop verkopen genereren door het werven van nieuwe klanten via de social media kanalen Instagram en Facebook.

Nieuwe klanten werven:
Ik wil iedere maand twee nieuwe gerechten op het menu plaatsen die nog niet eerder op het menu hebben gestaan en zijn gemaakt van 50% biologische of lokale ingrediënten om een ander publiek te trekken.

Meer leads genereren:

Ik wil voor 15 april 2023 500 nieuwe bezoekers naar mijn website hebben getrokken door het plaatsen van online advertenties met een maximaal budget van 1.000 euro.

Nadat de termijn van een bepaald doel is overschreden, is het heel eenvoudig om te meten of het doel is behaald en dus wel of niet succesvol is.

Voorbeelden van kritische succesfactoren

Om beter te begrijpen wat KSF’s zijn en hoe je ze gebruikt, is het goed om een kijkje te nemen in de praktijk. Hieronder een aantal handige voorbeelden van kritische succesfactoren, die toepasselijk zijn voor veel verschillende soorten ondernemingen:

Stimulatie van de verkoop: dit is een KSF die voor veel ondernemingen geldt. Want hoe beter de verkoop; hoe meer winst, en dit is een doel dat vrijwel alle ondernemingen met elkaar delen
Betere klantentevredenheid: dit is tevens een factor die erg belangrijk is voor het succes van een onderneming. Vrijwel iedere onderneming heeft er baat bij als klanten of andere relaties tevreden zijn over de verleende diensten, service of samenwerking. Want tevreden klanten zijn vaak klanten die terugkeren en jouw onderneming aanbevelen aan anderen

Korte levertijd: dit is een KSF die kan ontstaan uit een klacht. Denk aan klanten die klagen over een lange levertijd, waardoor ook dit een kritische succesfactor is. Want een onderneming die veel negatieve aandacht krijgt, zal het moeilijker hebben om succes te behalen

Het juist beheren van kosten: iedere onderneming dient de kosten op een goede manier te beheren en controle te hebben over hun uitgaven. Als je geen idee hebt welke kosten er worden gemaakt, als deze veel te hoog zijn, of als er niet de juiste keuzes worden gemaakt, zal het erg lastig voor een onderneming zijn om succes te behalen, winst te maken en zelfs om te blijven bestaan

Het naleven van de wetten- en regelgevingen: ongeacht de branche waarin je werkzaam bent zul je je moeten houden aan bepaalde wetten- en regelgevingen. Dit zullen er voor de ene sector meer zijn dan voor de andere. Toch zijn er altijd wel factoren waar je je aan zal moeten houden, om een succesvolle onderneming te runnen. Denk alleen maar aan het indienen van de BTW-aangifte, het voldoen aan het urencriterium of het indienen van de opgaaf ICP.

Andere voorbeelden van KSF’s zijn: een betere samenwerking binnen het team, een kwalitatiever product, meer zakelijke contacten, succesvol leiderschap en het aannemen van de juiste werknemers.

Het is erg belangrijk dat je niet zomaar de KSF’s van een andere onderneming overneemt, maar dat je deze afstemt op jouw onderneming. Iedere onderneming heeft namelijk behoefte aan andere kritische succesfactoren.

Waarom zijn KSF’s belangrijk voor een onderneming?

KSF’s zijn onmisbaar voor succesvolle ondernemingen en dit komt omdat:

Ze helpen bij het stellen van prioriteiten. KSF’s helpen zowel jou als ondernemer, maar ook eventuele werknemers, om te focussen op de meest belangrijke taken; dingen die een meerwaarde zijn voor de onderneming. Je kunt het zien als een soort kaart, die je de weg wijst naar het behalen van succes en het afvinken van specifieke doelen

Ze bevorderen de samenwerking. Als het duidelijker is wat de doelen van een organisatie zijn, is het makkelijker om hier samen naartoe te werken

Ze zijn essentieel voor het plannen van projecten. Naast het stellen van deadlines en het verdelen van taken, zijn KSF’s ontzettend handig om het uiteindelijke doel niet uit het oog te verliezen.

Aan de slag met KSF’s

Voordat je aan de slag kunt gaan met KSF’s, zul je eerst een strategisch plan moeten opstellen. Bedenk wat het uiteindelijke doel(en) is dat je wil behalen en hoe je dit kunt doen. Als je dit hebt gedaan kun je jouw KSF’s bepalen, zoals het aantrekken van nieuwe klanten of het lanceren van een nieuw product. KSF’s kunnen werkelijk van alles zijn, en dit is geheel afhankelijk van jouw plannen voor je bedrijf.

KSF’s zijn grofweg onder te verdelen in deze hoofdcategorieën:

Industrie-gerelateerde factoren: deze factoren zijn specifiek gericht op een bepaalde industrie, en noodzakelijk om te kunnen concurreren binnen een bepaalde branche. Denk aan: goedkopere verpakkingen om kosten te besparen als je eten bezorgt bij mensen thuis, of minder lange wachttijden voor de klantenservice als je een webshop hebt

Omgevingsfactoren: deze factoren hebben betrekking op regel- en wetgevingen, het milieu, duurzaamheid, nieuwe technologieën en meer. Zoals: het op de hoogte blijven van nieuwe technologische ontwikkelingen, als de dienstverlening die je aanbiedt betrekking heeft tot internetmarketing

Tijdelijke factoren: dit zijn factoren die nodig zijn om doelstellingen te behalen op de korte termijn, aangezien veel KSF’s gebruikt worden voor de langere termijn

Begin met bedenken wat het probleem is dat je wil oplossen in jouw onderneming. Wil je meer omzet behalen door het aanbieden van nieuwe diensten of door het aantrekken van nieuwe klanten? Wil je meer naamsbekendheid creëren? Of wil je beter worden in leidinggeven? Dit hoeft echter niet per se uit een probleem te ontstaan, want het kan ook een resultaat zijn dat je graag wil behalen. Bijvoorbeeld meer online verkopen of een x-bedrag aan omzet. Als je weet wat dit doel is, is het tijd om erover na te denken hoe je dit succes kunt meten. In sommige gevallen is dit heel eenvoudig, bijvoorbeeld als je jouw verkopen wil stimuleren. Hier kun je namelijk gewoon een bepaald aantal of bedrag aan koppelen. Het kan echter ook ingewikkelder zijn, bijvoorbeeld het meten van beter teamwork binnen jouw bedrijf.

Software voor de implementatie van KSF’s

Als je de KSF’s van jouw onderneming hebt bepaald, is het belangrijk om deze ook echt om te zetten naar de praktijk. Dit kan onder andere door het gebruik van online software. Zo kun je de vorderingen in de gaten houden en het helpt je om te bepalen of je een specifiek doel wel of niet hebt behaald. Tevens kan dit soort software helpen om probleemgebieden bloot te stellen, zodat je weet welke kritieke succesfactoren jouw onderneming verder kunnen helpen.

Welke software je precies nodig hebt, hangt af van jouw persoonlijke wensen en die voor je onderneming. Een aantal aanbieders om naar te kijken zijn: Exact, Teamleader, Monday, e-Boekhouden en meer. Vaak bieden de makers van deze software proefabonnementen aan, zodat je het programma zonder verplichtingen en kosten kunt uitproberen. Dit soort software is niet alleen handig om het resultaat van KSF’s bij te houden, maar ook om bij te sturen indien nodig.

Veelvoorkomende KSF’s en bijbehorende software

Een van de dingen waar vrijwel iedere onderneming aan zal moeten voldoen en wat tevens een kritische succesfactor is, is het naleven van wetten en regelgevingen. Een manier om dit op een makkelijke manier te doen zonder dat het veel tijd kost, is door gebruik te maken van online boekhoudsoftware. Op deze manier zorg je ervoor dat er geen foutjes in de administratie komen, dat je nooit vergeet om een aangifte in te dienen en dat je automatisch voldoet aan alle wettelijke belastingregels.

Dit soort software is vaak uit te breiden, en dit is erg handig voor andere KSF’s. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van software om de onderlinge samenwerking te bevorderen, zoals met een CRM-systeem. Als het jouw doel is om meer leads te genereren en je meerdere werknemers in dienst hebt, dan is het essentieel dat iedereen op de hoogte is van bepaalde acties. Met een CRM systeem is het ontzettend eenvoudig om een communicatiegeschiedenis van een bepaalde relatie bij te houden, zodat iedereen altijd up to date is van de huidige ontwikkelingen.

Meer omzet genereren is tevens een van die KSF’s waar vrijwel iedere onderneming naar streeft. Hiervoor dien je inzicht te hebben in de financiële kant van de onderneming, en ook hier kan boekhoudsoftware en debiteuren software bij helpen. Op deze manier staan alle cijfertjes op een centrale online plek en kunnen over al deze gegevens rapporten worden aangevraagd. Zo weet je precies waar knelpunten zitten, waar verbeteringen mogelijk zijn, maar ook welke aspecten juist het meest winstgevend zijn. Het is op deze manier veel eenvoudiger om in te spelen op kansen en om problemen te herkennen.

Conclusie

Kritische succesfactoren zijn belangrijk voor iedere onderneming. En zelfs als dit de eerste keer is dat je deze term bent tegengekomen, ben je er onbewust vast al mee bezig geweest. Want er zijn maar weinig ondernemingen die niet hebben nagedacht over hoe ze hun bedrijf kunnen laten groeien, welke producten kunnen worden toegevoegd aan het huidige assortiment, hoe er beter met huidige klanten kan worden omgegaan, of hoe je nieuwe klanten kunt werven. Met KSF’s bepaal je welke factoren het meest belangrijk zijn voor jouw onderneming of het behalen van een bepaald doel. Als je weet wat jouw kritische succesfactoren zijn (en deze verschillen per onderneming), is het belangrijk om doelstellingen op te stellen die SMART zijn. Want zo weet je precies of iets wel of niet succesvol is.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.