KM Registratie App

In dit artikel behandel ik de makkelijkste manieren om je kilometers bij te houden. Of dit nu is om te voldoen aan de regels van de Nederlandse Belastingdienst, of om je kilometers door te kunnen berekenen aan klanten. Ik bespreek meerdere KM registratie apps, inclusief extra functies en mogelijkheden, de kosten en de gebruiksvriendelijkheid. Zo weet jij na het lezen van dit artikel precies welke KM registratie app het beste is voor jou als ondernemer.

Wat is een KM registratie?

Voordat ik verderga op de beste software voor het registreren van ritten, eerst wat meer informatie over wat een kilometerregistratie precies inhoudt. Met name als je een rittenregistratie nodig hebt voor de Nederlandse Belastingdienst, is het belangrijk om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Hierdoor profiteer je van een aantal voordelen, zoals bijvoorbeeld het aftrekken van de autokosten van de belasting (brandstof, onderhoudskosten en afschrijvingen).

Een rittenregistratie is onderdeel van een zakelijke administratie, als je moet kunnen aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Het is belangrijk om een aantal basisgegevens in deze administratie op te nemen, zoals: het merk en het type van de auto, het kenteken, de periode waarin je de auto hebt gebruikt en de ritgegevens zelf.

De ritgegevens bestaan ook weer uit bepaalde gegevens, zoals: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het begin- en eindadres, de route, of het een privé of zakelijke rit was, en eventuele privé omrijkilometers. Dit laatste is enkel van toepassing als een rit zowel zakelijk als privé is. De route hoef je enkel op te nemen in de rittenregistratie als je een andere route hebt genomen dan de gebruikelijke route. Houd er rekening mee dat een rit een enkele trip is. Dus als je naar een klant rijdt vanaf je werk en weer terug naar kantoor, dan zijn dit twee ritten die je in de administratie moet opnemen. Als je boven de 500 km uitkomt of geen rittenregistratie bijhoudt, dien je rekening te houden met extra kosten of een boete.

Er is een uitzondering als je een bestelauto bezit en veel ritten maakt voor je werk. In dat geval mag je een vereenvoudigde rittenregistratie aanleveren. Zorg er in dit geval voor dat alle zakelijke adressen in de administratie zijn opgenomen en er dient per werkdag te worden aangegeven welke adressen zijn bezocht, in de juiste volgorde. De auto mag bij een vereenvoudigde rittenregistratie niet worden gebruikt voor privé doeleinden tijdens werktijd of de pauze. Dit geldt ook voor werknemers die een vereenvoudigde rittenadministratie bijhouden. Er geldt nog een laatste uitzondering voor rijinstructeurs. In dit geval hoef je aan het begin en het einde van de dag enkel de kilometerstand van de auto te noteren.

Als je een bestelauto hebt die je enkel zakelijk gebruikt, dan hoef je geen rittenregistratie bij te houden voor de belastingdienst. Uiteraard mag je in dit geval de auto niet privé gebruiken. Het kan natuurlijk wel zijn dat je alsnog behoefte hebt aan een KM registratie app, voor het doorfactureren van kilometers of voorrijkosten aan klanten.

Waarom een KM registratie app gebruiken?

Hoe je jouw rittenregistratie bijhoudt is aan jou en je bent niet verplicht om gebruik te maken van een KM registratie app. Zo’n app maakt het registreren van kilometers echter wel veel makkelijker en sneller, en het voorkomt fouten. Bovendien wordt alles op deze manier ook opgeslagen in de cloud, zodat je je geen zorgen hoeft te maken als bijvoorbeeld je computer kapot gaat. Ook het voldoen aan de bewaarplicht van 7 jaar lang is veel makkelijker met behulp van een app.

Hoewel er veel handige KM registratie apps op de markt zijn, is het belangrijk de oplossing te kiezen die past bij jouw behoeften. Denk aan een app voor iOS of Android, het registreren van ritten op basis van GPS, of een rittenregistratie die geheel automatisch werkt en waar je geen omkijken naar hebt.

Als je een MKB hebt is het ook belangrijk om na te denken wie er allemaal van de software gebruik gaan maken. Als er meerdere mensen ritten dienen te registreren, is het belangrijk dat de software zo eenvoudig mogelijk werkt en er geen voorkennis nodig is om de app te leren begrijpen.

Naast de gebruiksvriendelijkheid, functies en koppelingen zijn ook andere factoren van belang, zoals de kosten. De app moet natuurlijk binnen het budget passen van je onderneming en tevens een goede prijs-kwaliteitverhouding hebben. Tenslotte moet de aanbieder van de software beschikken over een betrouwbare en kundige klantenservice, zodat je bij iemand kunt aankloppen als er problemen zijn.

De beste KM registratie apps

Hieronder de top 3 KM registratie apps voor verschillende soorten ondernemers. Van een gratis kilometerregistratie app tot een zeer professionele app inclusief keurmerk.

Hieronder alvast een overzicht van de KM registratie apps die ik heb uitgekozen en bijbehorende plus- en minpunten, zodat je indien gewenst meteen naar het gewenste onderdeel kunt gaan.

Gekko:

Voordelen: gratis voor starters, gericht op ZZP’ers, direct mee te starten, eenvoudig in gebruik

Nadelen: minder geschikt voor wagenparken, minder geautomatiseerd

Track Jack:

Voordelen: op basis van een fysieke GPS tracker, geschikt voor voer- en vaartuigen ongeacht het aantal, conform de Nederlandse Belastingdienst, Nederlandstalige app, veel inzicht

Nadelen: geen maandabonnement mogelijk, aanschafkosten hardware

Track Assistant:

Voordelen: voor ZZP’ers tot het MKB, direct mee te starten, gunstig voor wagenparken van een specifiek aantal

Nadelen: bij bepaalde aantallen gebruikers of voertuigen kunnen de kosten onvoordelig uitvallen

Met de Gekko app zijn er twee manieren om kilometers te registreren. Via de automatische GPS tracker en handmatig, handig als je vergeten bent om de app aan te zetten tijdens een ritje. Het handmatig invoeren van kilometers doe je via Google Maps voor het berekenen van de afstand; de Trip Calculator.

Naast het bijhouden van kilometers met de auto, kun je met de Gekko kilometerregistratie app ook kilometers bijhouden als je met de fiets gaat of met het openbaar vervoer rijdt. Het is tevens mogelijk om een extra auto toe te voegen, als je meer dan één auto gebruikt voor zakelijke ritten.

De app van Gekko heeft een moderne uitstraling, en werkt eenvoudig en intuïtief. Houd er wel rekening mee dat veel in het Engels is, maar de handige pictogrammen zorgen voor een duidelijk beeld.

Om je kilometers door te factureren wordt de kilometerregistratie van Gekko gekoppeld aan je Gekko online account. Hier vind je een overzicht van de gereden kilometers en kun je indien gewenst rapportages opvragen en afdrukken. Je kunt voor verschillende filters kiezen, zoals per vervoerstype, soort rit en per klant.

Naast de gratis kilometerregistratie app beschikt Gekko ook over een betaald pakket. Sommige van eerder genoemde functies zijn enkel beschikbaar als je kiest voor een betaalde versie, zoals: het automatisch berekenen van de afstand, het vinden van adressen, het toevoegen van meerdere auto’s, een overzicht per klant en meer. Hieronder de pakketten en bijbehorende kosten:

Naast de vele voordelen kent Gekko ook een aantal nadelen. Dit zijn onder meer de Engelstalige software en de beperkte manieren om in contact te komen met de klantenservice. Dit laatste kan enkel per e-mail, door te mailen naar support@getgekko.com.

Het grote verschil tussen TrackJack en veel andere soorten kilometerregistratie apps is het feit dat TrackJack gebruikmaakt van een fysiek GPS track systeem voor het bijhouden van kilometers. Dit kastje beschikt over een Keurmerk Rittenregistratiesysteem (Keurmerk RRS). Trackjack zorgt ervoor dat het handmatig bijhouden van kilometers overbodig is, waardoor fouten worden voorkomen en je er zeker van bent dat alle kilometers geregistreerd worden. Alle geregistreerde ritten worden ook 7 jaar bewaard, zodat je automatisch voldoet aan de verplichte bewaartermijn van de Nederlandse Belastingdienst.

Voor het plaatsen van dit track systeem zijn er meerdere opties. Je hebt de mogelijkheid om dit zelf te doen of de tracker te laten installeren door TrackJack. Welke beide geschikt zijn voor zowel de automatische registratie van zakelijke als privé ritten. Het systeem is beschikbaar voor alle ritten in heel Europa.

Via de TrackJack online app heb je inzicht in de gegevens, door in te loggen op jouw eigen persoonlijke account. Alles werkt vanuit de cloud, dus je hoeft geen software te installeren. Je kunt meerdere gebruikers aanmaken inclusief verschillende toegangsrechten en gebruikers kunnen tegelijkertijd inloggen. Je kunt kiezen voor het automatisch genereren van periodieke rapporten, evenals het downloaden van rapportages in PDF of Excel. Bijkomend voordeel is dat je ook het CO2 verbruik kunt inzien, onder meer door het monitoren van het rijgedrag van de bestuurders. De app van TrackJack heeft een zakelijke en rustige uitstraling, en de software is geheel in het Nederlands. Je kunt eenvoudig gegevens filteren door te kiezen voor een bepaalde periode of het soort rit. De app is overigens beschikbaar voor zowel iOS als Android apparaten.

Omdat TrackJack werkt met een fysieke GPS tracker zitten de kosten voor dit rittenregistratiesysteem iets anders in elkaar. Je betaalt bij Trackjack niet per maand, maar per jaar. En hoe meer “service jaren” je afneemt; hoe meer korting je ontvangt op de abonnementskosten. Hieronder een overzicht van de vaste, jaarlijkse en eventuele bijkomende kosten:

TrackJack heeft meerdere voordelen, met name als je veel ritten dient te registreren en je handmatige handelingen wil vermijden. Het betekent wel dat de locatie van jouw wagen altijd wordt geregistreerd, wat voor sommige mensen kan voelen als een inbreuk op hun privacy. Andere nadelen zijn dat je met TrackJack direct vastzit aan een jaarabonnement, mocht de software toch niet bevallen.

Track Assistant biedt meerdere mogelijkheden aan om ritten bij te houden: handmatig, half automatisch en automatisch. Als je een rit handmatig wil registreren doe je dit door het invoeren van de eindbestemming in Google Maps, zodra je op jouw bestemming bent aangekomen. Bij het half automatisch registreren van een rit geef je met een slider in de app aan dat je begint aan een rit. Je stopt de registratie op dezelfde manier, zodra je bent aangekomen op locatie. De laatste optie is een automatische kilometerregistratie, waarbij de app herkent wanneer je de auto in- en uitstapt.

De app van Track Assistant richt zich op allerlei soorten ondernemers, van leaserijders tot ZZP’ers, en van meerdere auto’s tot meerdere bestuurders. Ook is het mogelijk om gecombineerde ritten bij te houden en privé en zakelijke kilometers kunnen worden gesplitst.

Een bijkomend voordeel van de Track Assistant KM registratie app is het online overzicht. Hier vind je alle ritten, evenals een prognose van het aantal privé gereden kilometers op jaarbasis. In de app kun je ook je persoonlijke gegevens inzien en indien gewenst wijzigen.

De KM registratie app van Track Assistant is gratis uit te proberen, zonder verplichtingen. Hiervoor dien je een account aan te maken en vervolgens de app te downloaden in de Play of App Store. De uitstraling van de app zelf is erg modern en werkt naar mijn mening erg gebruiksvriendelijk. Je hoeft niet lang te zoeken om een rit te registreren en alles spreekt voor zich.

Track Assistant werkt met verschillende abonnementen op jaarbasis. Hierbij heb je de keuze uit een pakket voor één of meerdere wagens. Met name als je veel auto’s in gebruik hebt is Track Assistant een voordelige keuze omdat je een vast bedrag betaalt, dat pas oploopt als je boven het maximale aantal voertuigen uitkomt. Dit is tevens ook een nadeel als je bijvoorbeeld 2 of 11 wagens gebruikt, omdat je dan net in een duurder segment valt. Naast deze twee pakketten is er ook nog een abonnement als je te maken hebt met wisselende bestuurders. Hieronder een overzicht van de kosten:

Houd er rekening mee dat het Multi Abonnement voor maximaal 10 auto’s is. Als je hierboven zit ga je meer betalen.

Conclusie

Een KM registratie app kan meerdere doelen hebben, zoals het voldoen aan de rittenregistratie voor de Nederlandse Belastingdienst en/of het bijhouden van kilometers voor klanten. Op basis van jouw doel, evenals het aantal wagens en gebruikers, is het belangrijk om een KM registratie app te kiezen die voldoet aan jouw behoeften. Het aanbod is zeer divers, waarbij er op verschillende manieren kilometers en ritten kunnen worden bijgehouden. Het grootste verschil is een app die werkt met behulp van de GPS in je mobiele telefoon en een app die gekoppeld is aan een fysieke tracker die wordt bevestigd op de auto zelf. In dit artikel benoem ik drie verschillende KM registratie apps waarbij alle voor- en nadelen, evenals de functies en kosten aan bod komen. Want niet ieder kilometerregistratie systeem past bij iedere ondernemer.

Veelgestelde vragen

Rittenregistratie software geeft rust

Maak jij al gebruik van een rittenregistratie app? Bekijk onze handige tips die je helpen te zzp’en als een pro.

Download gratis ZZP’en als een Pro en vind een dosis praktische tips, inspirerende voorbeelden of handige methoden en tactieken. Inclusief handige resources om je verder te kunnen verdiepen.

ZZP’en als een pro

Wij geven je tips op het gebied van organisatieprincipes, tactieken, tooling en workflows. Dit zijn praktische tips die jij als zzp’er ook direct kunt toepassen.

Lees dit ebook als je:

• Productiever wil zijn

• Verder wil groeien

• Meer focus op het werk en klanten wil

Download nu gratis!

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.