De beste Klantenbeheer Software van dit moment (Review)

Het beheren van klanten in software is absoluut onmisbaar. Om wat voor reden dan ook, wil je zeker weten dat je alle gegevens van je klanten op een centrale plek hebt. Dat helpt je om op de hoogte te zijn van de verjaardag van je contactpersoon. Of om even een seintje te geven als een onderhoudscontract bijna afloopt. Voor de meest uiteenlopende redenen, is dit artikel over klantenbeheer software dan ook een vereiste om te lezen als je nog niet zeker bent van je huidige oplossing voor het beheren van klanten.

De ouderwetse Rolodex met notities is bij vrijwel ieder bedrijf natuurlijk allang vervangen. Maar met wat eigenlijk? Ik zie vaak ondernemers met notitieblokken of apps werken om alle contacten bij te houden. Efficiënt gaat het zeker niet, want het overzicht zijn veel van deze ondernemers allang kwijt.

Zonde, want met goede klantenbeheer software zorg je ervoor dat je de volledige potentie van je bedrijf benut. Dat moet als je wilt blijven groeien. Je moet weten wanneer en over wat je met klanten contact op moet nemen. Net als het volgen van verkoopflows.

In dit artikel zet ik uitgebreid uiteen hoe klantenbeheer software je helpt om je bedrijf te versterken. Dat doe ik door je te vertellen over de software die ik voor mijn eigen bedrijf gebruik. Zo bespreek ik onder andere:

• Wat de voordelen van degelijk klantenbeheer zijn
• Hoe software je hierbij helpt
• Welke klantenbeheer software het beste is (naar mijn mening)
• Hoe je zelf kunt uitproberen of klantenbeheer software wat voor je is

Ik nodig je daarom uit er even rustig voor te gaan zitten en je software-pet op te zetten. We nemen een diepe duik in de wereld van klantenbeheer.

Je klantbeheer regelen met een CRM systeem? Exact Online kun je 30 dagen gratis uitproberen!

Claim nu 30 dagen gratis

Prijs / kwaliteit	4,2
Slimme functies	4,2
Gebruiksgemak	4,2

Wat is klantenbeheer?

Klantenbeheer wordt binnen de bedrijfswereld meestal aangeduid met de afkorting CRM, oftewel Customer Relationship Management. Middels dit vehikel ontstaat er een systeem, wat we in dit voorbeeld met klantenbeheer software bespreken, waar alle klanten van een bedrijf bij elkaar komen.

Vanuit deze centrale koepel is het mogelijk om van alles met deze data te doen. Je kunt alleen de namen en telefoonnummers toevoegen of je klanten juist met rijkere gegevens verrijken. Afhankelijk van de klantenbeheer software, kun je de meest specifieke details toevoegen. Vaak is het zelfs mogelijk om variabelen te maken die je zelf aan klanten toevoegt.

Nog even terug naar klantenbeheer, want dat is waar we dit hoofdstuk mee begonnen. Klantenbeheer richt zich uiteindelijk op het beheren van alles wat met een klant te maken heeft.

Persoonlijk leg ik je dat het liefst uit door je langs de volgende vragen mee te nemen:

• Wie zijn mijn klanten?
• Wat zijn belangrijke kenmerken van mijn klanten?
• Welke omzet zijn deze klanten goed voor?
• Welke omzet zijn deze klanten potentieel in de toekomst goed voor?
• Wie zijn mijn contactpersonen?
• Welke lopende projecten zijn er bij deze klanten?
• Welke onderhandelingen lopen er momenteel met deze klanten?

Dit zijn slechts een aantal vragen die je jezelf moet stellen. Waarschijnlijk zijn er voor jouw branche nog veel meer relevante vragen die bij klantenbeheer komen kijken. Laat me vooral weten welke vragen jij zou toevoegen!

Hoe helpt software je met klantenbeheer?

Software is het perfecte hulpmiddel om klanten professioneel te beheren. Het is niet mogelijk om met een oplossing als Excel of papier je klantenbeheer te onderhouden. Je hebt een structuur nodig waarbij aan alles gedacht wordt. Dat is simpelweg alleen mogelijk met een professioneel programma. En dat programma, is wat mij betreft Exact. Daar het volgende hoofdstuk meer over.

Voor nu, wil ik je laten zien hoe klantenbeheer software je helpt om meer grip te krijgen op je bedrijf. Er zijn op ieder moment zoveel dynamische processen waarop het bijna onmogelijk is om invloed op te krijgen. Met software, krijg je deze grip terug.

Vaste plek voor al je klantgegevens

Je hebt in het vorige hoofdstuk gelezen hoe gedetailleerd je jouw klantgegevens wel niet kunt maken. Doordat je met klantenbeheer software een vaste plek krijgt voor deze gegevens, kun je ook andere functies hiermee laten samenwerken. Wat dacht je van een boekhoudprogramma (zoals Exact Online Boekhouden) waarmee je direct facturen en offertes kunt koppelen aan je contacten?

Het gevoel dat het niet meer nodig is om overal en nergens je klantgegevens te bewaren, voelt als comfortabel aan. Waar je ook bent, log je in op je klantenbeheer software en je hebt meteen een overzicht van alle contacten die jouw omzet doen stijgen.

Wat misschien nog wel veel belangrijker is, is dat je tegelijkertijd met collega’s in klantenbeheer software kunt werken. Real-time kun je aan contacten werken. Wat jij aanpast, wordt automatisch bij andere schermen aangepast. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je niet tegelijkertijd in dergelijke software kunt werken. Ook is het steeds vaker mogelijk om projecten in combinatie met klanten uit te klappen. Daardoor zie je precies waar je collega’s voor een specifieke klant mee bezig zijn geweest.

Inzicht in sales

Spelen sales een belangrijke functie in jouw bedrijf? Dan is een goed klantenbeheer programma een no-brainer. Je moet namelijk een vaste plek hebben waar je op een overzichtelijke manier kunt inzien wat de prestaties van het salesteam zijn.

Dit is zoals je zonder twijfel had verwacht, met klantenbeheer software mogelijk. Zorg ervoor dat je salesteam de software actief gebruikt en alles is rechtstreeks te volgen. Ben je zelf verantwoordelijk voor alle sales? Dan kun je in de klantenbeheer software alles zelf invoeren. Je hoeft dan dus niet meer van programma naar programma of van notitie naar notitie te gaan.

Een groot voordeel is dat je ook data kunt krijgen uit de sales die wel of juist niet doorgegaan zijn. Zie je bij bepaalde klanten dat sales keer op keer niet doorgaan? Dan is er veel data beschikbaar waarmee je mogelijk de oorzaak hiervan kunt vinden. Een te lang verkoopproces of een verkoper die ondermaats presteert.

Professioneel

Doordat jouw bedrijf veel dichter op het klantcontact zit, kom je in de benadering van klanten professioneler over. Jouw bedrijf is beter op de hoogte van wat er speelt en laat zien dat het interesse in de klant toont. Verkopers hebben op ieder moment alle benodigde informatie tot hun beschikking en jij weet precies wat de status van projecten is. Door de juiste koppelingen te maken, kun je ook nog eens gegevens uit verschillende kanalen halen. Hierdoor verrijk je in een hoog tempo de gegevens die je al van je klanten hebt.

Exact Klantenbeheer Software is de beste keuze van dit moment

Ik steek het niet onder stoelen of banken. Exact gebruik ik voor mijn klantenbeheer. Ik heb nog nooit een programma gezien dat in de buurt komt van de kracht en veelzijdigheid van Exact. En het is nog van Nederlandse bodem ook.

Waarschijnlijk heb je al vaker van Exact gehoord. Misschien niet voor het beheren van je klantcontacten of opzetten van sales pipelines, maar voor boekhouden. Exact Software heeft zijn bekendheid aan boekhouden te danken. De laatste jaren zijn daar sterke programma’s bijgekomen waarmee je dus ook je klanten professioneel kunt beheren.

Zelf ben ik een jaar of drie gebruiker van de klantenbeheer software van klantenbeheer. Ik heb je er daarom veel over te vertellen.

Dat begint bij het snel en prettig centraal op kunnen slaan van klantinformatie. Doordat alles in Exact zo slim met elkaar geïntegreerd is, zit ik niet aan andere software vast. Als je al boekhoud met Exact, kun je direct data vanuit je boekhouding naar je klantenbeheer toe trekken. Anders kun je natuurlijk ook gegevens exporteren vanuit je boekhoudprogramma. Zo slim is Exact!

Een centrale plek waar alle klantgegevens te vinden zijn verrijkt met variabelen die voor jouw contacten met je klanten belangrijk zijn. Zelf heb ik tientallen variabelen toegevoegd om mijn klantenbeheer systeem te verbeteren. Ik geef bijvoorbeeld aan welk bedrijfstype mijn klanten zijn of met welke aangiftes ze geholpen moeten worden. Daarnaast zijn er variabelen te vinden waarmee ik aangeef of het netwerk van de klant interessant is. Mocht er namelijk ooit verkopen worden gedaan, weet ik welke contactpersonen ik als eerst moet bereiken.

Forecasting: maak professionele prognoses

Een van de meest krachtige functies van klantenbeheer bij Exact, is dat de software in staat is om prognose te maken. Het moet ontzettend ingewikkeld zijn om formules te ontwikkelen waarmee je voor de meest uiteenlopende bedrijven forecasting kunt doen. In het geval van Exact, lijkt dit in de software verrassing goed gelukt te zijn.

Je kunt forecasting in Exact in combinatie met het CRM op twee manieren gebruiken. Namelijk:

1. Forecasting op basis van sales pipelines (welke verkopen gaan mogelijk door en welke omzet levert dit op)
2. Forecasting op basis van huidige contracten en verleningen (welke klantcontacten leveren momenteel welke omzet op, hoeveel procent haakt hier waarschijnlijk van af en wat komt er mogelijk bij?)

De tweede manier is voor mij ontzettend belangrijk gebleken. Toen ik voor het eerst zag dat je met Exact prognoses op basis van je klantdata kunt doen, had ik niet verwacht dat het enigszins accuraat zou zijn. Maar wat blijkt? Tot 5% drie jaar op rij zit de forecasting van Exact goed. Indrukwekkend.

Klantenbeheer app? Ontmoet de Exact CRM app

De nieuwste versie van de klantenbeheer app is een echte opstap naar meer. Exact heeft de tijd genomen om een app te ontwikkelen waarmee ze hun eigen klanten iets te bieden hebben. De huidige versie geeft je vrijwel alle functies die je ook in de normale variant kunt gebruiken. Voor veel bedrijven is het een app die dagelijks door een groot deel van het personeel gebruikt zal worden.

Dat komt alleen al omdat er aan het begin van de dag meteen een overzicht te vinden is van de geplande afspraken. Veel van je collega’s zullen de app gebruiken om hun eigen planning bij te houden zodat de rest van het personeel precies weet waar ze mee bezig zijn.

Per afspraak zijn natuurlijk de belangrijkste details te vinden. Vlak voor een salesmeeting nog even de belangrijkste punten doornemen? Of jezelf bijwerken met gespreksonderwerpen die echt langs moeten komen? Met de klantenbeheer app is dat zo gedaan.

Daarnaast vind ik persoonlijk de activiteitenlijst erg prettig. Alle opportunities zijn hier met een paar steekwoorden op te zetten. Hierdoor kun je op een later moment de kansen uitschrijven zodat je ermee aan de slag kunt.

Doordat je de klantenbeheer software met je agenda kunt koppelen, hoef je niet altijd in de Exact software te werken. Alles wat je vanuit de agenda invoert, komt automatisch in de software te staan. Afspraak verplaatst of juist net een nieuwe afspraak gemaakt? Dan zet je met gemak de afspraak vanuit je agenda bij de juiste klant in de klantenbeheer software.

Per klant alle gegevens die je nodig hebt

Uiteindelijk komt de meeste waarde neer op het overzicht dat je met klantenbeheer software krijgt. Verkoopkansmanagement, pijplijn voor sales en verkoopprognoses zijn allemaal heel fijn. Ik heb tot dusver het meest geprofiteerd van het feit dat ik voor het eerst alle klantgegevens binnen handbereik heb. Vooral als je meer dan 100 klanten hebt, heb je echt software nodig om klanten professioneel te beheren.

Vanuit mijn klantenbeheer doe ik tegenwoordig bijna alles. Ik maak facturen en offertes aan doordat mijn klantenbeheer met mijn boekhouding gekoppeld is. Ik zie daardoor precies welke klanten voor welke omzet gezorgd hebben. Daarnaast weet ik welke klanten wat langer over een betaling doen of facturen hebben openstaan. Dat neem ik mee als ik met ze contact opneem.

Alles wat ik in de benadering van mijn klanten doe, doe ik op basis van data uit mijn klantenbeheersysteem. Hierdoor maak ik minder fouten, speel ik beter in op kansen en weet ik zeker dat mijn klanten voldoende contactmomenten met mij hebben. Dat waarderen ze. Ik zie namelijk dat aanzienlijk minder klanten na enkele jaren hun contact opzeggen. En daar ben ik trots op.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.