Boekhouders krijgen te maken met allerlei Engelstalige financiële termen. Neem nu ‘ligitation hold’ of ‘preservation order’. Gaat er bij jou geen lichtje branden? Misschien komt de term ‘bewaarplicht’ je meer bekend voor. Toch wil je er graag meer van af weten. In dat geval ben je bij ons aan het juiste adres. In dit artikel vind je alles wat je moet weten over de bewaarplicht.
Wat is een bewaarplicht?
Een bewaarplicht is een formeel verzoek of een verplichting om documenten, gegevens en andere informatie te bewaren die relevant kunnen zijn voor een rechtszaak. Het wordt meestal opgelegd in het kader van civiele of strafrechtelijke procedures, onderzoeken door regelgevende instanties of interne bedrijfsonderzoeken.
Wat is het doel van een bewaarplicht?
Het doel van een bewaarplicht is ervoor te zorgen dat alle mogelijk relevante informatie wordt bewaard en niet wordt vernietigd, gewijzigd of verloren gaat in de loop van een rechtszaak. Dit is belangrijk omdat de vernietiging of wijziging van bewijsmateriaal de integriteit van een rechtszaak in gevaar kan brengen en kan leiden tot sancties of boetes.
Waaruit bestaat een bewaarplicht?
Bij een bewaarplicht is er meestal sprake van zowel fysieke als digitale documenten en gegevens. Dit betekent dat alle relevante informatie moet worden bewaard, ongeacht of die op papier of op de computer is opgeslagen. Hierbij gaat het onder andere om e-mails, tekstberichten, documenten, foto’s, geluidsopnamen en andere soorten digitale media.
Wanneer is een bewaarplicht relevant?
Een bewaarplicht is relevant wanneer er een mogelijk juridisch geschil of een rechtszaak tussen een of meerdere partijen ontstaat. Er is in dat geval mogelijk sprake van een verzoek om documenten of informatie in verband met een geschil, of andere omstandigheden die erop wijzen dat een rechtszaak op handen is.
Belangrijke documenten bewaard
Zodra een rechtszaak is aangespannen, is het belangrijk dat alle betrokken partijen stappen ondernemen om mogelijk relevante documenten en informatie te bewaren. In een dergelijke situatie moeten fysieke documenten worden verzameld en veiliggesteld. Ook is het verstandig om kopieën van digitale documenten te maken. Deze belangrijke stap zorgt er voor dat de informatie niet verloren gaat of wordt gewijzigd.
Het verzamelen van relevant bewijsmateriaal
Het is belangrijk dat partijen met elkaar communiceren over het proces en alle documenten of informatie bijhouden die relevant kunnen zijn voor de zaak. Dit zorgt er voor dat al het relevante bewijsmateriaal op een eerlijke manier wordt verzameld en bewaard. Alleen dan zijn partijen in staat een volledig en nauwkeurig beeld te schetsen van de gebeurtenissen waarover het geschil gaat.
Hoe zorg je er voor dat een bewaarplicht wordt nageleefd?
Om naleving van een wettelijke bewaarplicht te verzekeren, is het belangrijk dat organisaties duidelijke procedures hanteren voor het identificeren en bewaren van relevante informatie. Zodoende krijgen de werknemers meestal instructies en/of trainingen op het gebied van de bewaarplicht. Zo leert men welke procedures er worden gehanteerd
voor het vastleggen en bewaren van relevante documenten en gegevens.
Waarom zorgvuldige documentatie van groot belang is
Voor ondernemingen, instellingen en organisaties is het van groot belang dat ze zich aan hun bewaarplicht houden. Daardoor komen ze bij een eventuele rechtszaak niet in de problemen. Zodoende dienen ze hun inspanningen om relevante informatie te bewaren te documenteren. Dit moet op een zorgvuldige manier plaatsvinden, want het toont aan dat een bedrijf of organisatie te goeder trouw handelt en de bewaarplicht serieus neemt. Het niet naleven van deze verplichting kan ernstige gevolgen hebben, waaronder boetes, sancties en in sommige gevallen zelfs strafrechtelijke vervolging.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
