Administratie bewaren | Hoe lang moet je de administratie bewaren?

Hoe lang moet je de (digitale) administratie bewaren voordat je deze mag vernietigen en weggooien? De één spreekt over 7 jaar en de ander over 10 jaar. Hoe werkt het? Het antwoord is minimaal 7 jaar en in sommige situaties 10 jaar. En wat moet je dan precies bewaren van je administratie?

Administratie bewaren voor ondernemers

Als ondernemer moet je de administratie 7 jaar bewaren, maar alles wat met onroerend goed te maken heeft moet 10 jaar bewaard blijven. De bewaartermijn gaat in na afloop van het jaar. Dus een factuur van maart 2020 moet bewaard blijven tot en met 2027.

Administratie bewaren voor particulieren

Bij een belastingcontrole moet je aantonen dat iets klopt. De belastingdienst mag hierbij tot 5 jaar terug gaan. Ook voor particulieren is het dus verstandig om belangrijke documenten overzichtelijk te bewaren. Je kan hierbij denken aan de jaaropgave van je werkgever of bank.

Bewaartermijn van 7 jaar

Alle belangrijke gegevens die met je bedrijf te maken hebben moeten bewaard blijven, dus ook bijvoorbeeld de gegevens die in je boekhoudprogramma zitten. Naast de facturen en bonnetjes moeten ook de relevantie notities en je agenda bewaard blijven. Wat je in ieder geval moet bewaren is het volgende:

  • debiteurenadministratie
  • crediteurenadministratie
  • voorraadadministratie
  • grootboek
  • loonadministratie
  • inkoopadministratie
  • verkoopadministratie
  • kasboek
  • bankboek

Bewaartermijn van 10 jaar

Voor de administratie die betrekking heeft op onroerende goed is de bewaartermijn 10 jaar. Dit is bijvoorbeeld van belang als je een bedrijfspand hebt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de notarisaktes van de aankoop en de hypotheek. De langere bewaarplicht heeft te maken met de herzieningstermijn voor de aftrek van voorbelasting op onroerend goed.

Afspraken over een kortere bewaartermijn

Het is mogelijk om met de belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaartermijn. De eventuele afspraken die je hierover maakt met belastingdienst heeft geen betrekking op andere overheidsinstanties die je wel kunnen houden aan de bewaartermijn van 7 jaar. Denk er dus goed over na of je dit wil.

Gegevens op papier digitaal opslaan?

Het maakt niet uit of de gegevens op papier zijn of digitaal, de bewaartermijn is gelijk. Volgens de Belastingdienst moeten de gegevens bewaard worden in de vorm zoals je deze ontvangen hebt. Hetgeen je digitaal ontvangen hebt moet je digitaal bewaren en hetgeen je op papier ontvangen hebt moet je op papier bewaren.

Het is het handigste om facturen en bonnetjes op papier te scannen en digitaal op te slaan in bijvoorbeeld een boekhoudprogramma. Dit omdat bonnetjes na verloop van tijd vervagen en onleesbaar worden. Daarnaast is het een stuk overzichtelijker en kunnen de facturen en bonnetjes handiger weer opgezocht worden.

Brand of een gestolen computer is geen excuus

Brand of diefstal is geen excuus om aan de bewaarplicht te ontkomen. Ook in deze situaties zul je de administratie moeten kunnen overleggen van de afgelopen 7 jaar. Zorg er dus voor dat je de bestanden in de cloud hebt opslagen.

Boekhoudsoftware

Met een online boekhoudprogramma is het eenvoudig om alle facturen en bonnetjes digitaal te bewaren en hoef je geen back-ups te maken. Alle gegevens worden in de cloud bewaard. We hebben diverse boekhoudpakketten getest waarmee je de voldoet aan de bewaarplicht.

Gerelateerde artikelen

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Door de site te blijven gebruiken, ga je akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Deze site is standaard ingesteld op 'cookies toestaan", om je de beste mogelijke blader ervaring te geven. Als je deze site blijft gebruiken zonder je cookie instellingen te wijzigen, of als je klikt op "Accepteren" hieronder, dan geef je toestemming voor het gebruik van Cookies.

Sluiten