Producten en diensten lever je natuurlijk niet voor niets. Aan het einde van het proces stuur je een rekening naar jouw klant(en), beter bekend als de factuur. Niet factureren leidt mogelijk tot problemen met de Belastingdienst. Zodoende is het heel belangrijk om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke eisen wordt voldaan. In dit artikel bespreken we alles rondom factuureisen, zodat je probleemloos betalingen ontvangt.
Aan welke factuureisen moet je voldoen?
Zoals de naam al zegt gelden er voor het opstellen van een factuur een aantal eisen. Ten eerste moet het bepaalde informatie bevatten. We zetten ze even overzichtelijk op een rij:
- Jouw (bedrijfs)naam en adres
- Een uniek factuurnummer
- Het KVK nummer
- Het BTW identificatienummer
- De datum van de factuur
- De naam van de klant
- De betaaltermijn
- Een beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De hoeveelheid geleverde producten en/of diensten
- De prijs per eenheid
- Het totaal betaalde bedrag
- Het BTW bedrag
- Eventuele kortingen
Verzend de factuur op tijd
Een andere belangrijke eis is dat de je factuur op tijd moet verzenden. Dit betekent dat de factuur zo snel mogelijk na de levering van de geleverde producten/diensten naar de klant moet worden gestuurd. Vertraging bij het verzenden van facturen leidt tot latere betalingen en dat is zonde.
Nauwkeurige controle vereist
Facturen moeten uiteraard ook nauwkeurig zijn. Controleer dan ook meerdere keren of alle informatie op de factuur juist is, inclusief de klantgegevens, het betaalde bedrag, de BTW en mogelijke kortingen. Eventuele fouten op de factuur moeten zo snel mogelijk worden gecorrigeerd.
Vermeld de betaaltermijn
Vermeld daarnaast altijd de betalingsvoorwaarden op de factuur, zoals de betaaltermijn. De standaard termijn voor grootbedrijven voor het midden- en kleinbedrijf en ZZP’ers is 30 dagen. Langer dan deze periode mag alleen wanneer je duidelijk kunt laten zien dat de koper en verkoper er geen nadelen van ondervinden.
Duidelijk taalgebruik
Naast nauwkeurig moeten facturen ook duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Gebruik duidelijke taal en vermijd taalgebruik dat klanten in verwarring kan brengen. Wil je echt duidelijk en helder zijn? Neem dan een specificatie van de kosten op, zodat klanten precies weten waarvoor ze betalen.
Bewaar de factuur voor een langere periode
Een andere belangrijke eis van een factuur is dat het gedurende een bepaalde periode bewaard moet blijven. Neem alle belangrijke financiële documenten op in een boekhouding of laat dit door een professional doen. Maak een onderverdeling per jaar en bewaar ze op een goede plek. Mocht de Belastingdienst er om vragen voor een controle, dan heb je alles bij de hand.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhoudprogramma Gebruiken?
- Onbeperkt inkoopfacturen
- Onbeperkt verkoopfacturen
- Inclusief BTW aangifte
- Inclusief bankkoppelingen
- Inclusief boekhoud app
- Inclusief CRM
- Inclusief gratis cursus boekhouden
(geen abonnement = geen maandelijkse kosten)
