De boekhouding van een bedrijf is een complex proces waarbij allerlei begrippen je om de oren vliegen. Helemaal wanneer je de boekhouder bent van een groot bedrijf met dochterondernemingen. In dat geval spreken we van een ‘moedermaatschappij’. Intercompany is een begrip dat er aan verwant is. Misschien klinkt het je niet bekend in de oren. Geen probleem, want in dit artikel leggen we graag uit wat het is.
Wat betekent intercompany?
Intercompany boekhouding heeft betrekking op alle financiële transacties die plaatsvinden tussen verschillende partijen binnen hetzelfde bedrijf. Denk aan transacties tussen dochterondernemingen, moedermaatschappijen of andere partijen die er aan verwant zijn. Deze vorm van boekhouden bestaat natuurlijk niet voor niets. Het doel is dat elk dochtermaatschappij of andere verwante entiteit de eigen financiële positie nauwkeurig beheert en in kaart brengt. Op die manier is de onderneming als geheel in staat om de financiën op een effectieve en efficiënte manier te beheren.
Concern
Het bedrijfsleven telt tientallen moeder- en dochterondernemingen. Zo is Ahold Dehaize het moederbedrijf van zowel Albert Heijn als Bol.com. Samen vormen ze een concern. De dochtermaatschappijen opereren onafhankelijk, maar maken toch deel uit van dezelfde organisatie. Zodoende vallen alle transacties die plaatsvinden binnen hetzelfde bedrijf onder de ‘intercompany’ paraplu.
Wat zijn intercompany transacties?
We schreven zonet al heel even over intercompany transacties. We hebben het hier over de betalingen die plaatsvinden bij de de koop of verkoop van producten en/of diensten, eventuele leningen en andere financiële zaken. Deze transacties krijgen een plek in de boekhouding van elk bedrijf organisatie die bij de transactie betrokken is.
Intercompany in de praktijk
Laten we even een praktijkvoorbeeld gebruiken om de boel te verduidelijken. Stel je voor dat een dochteronderneming producten verkoopt aan een andere dochteronderneming. In dat geval boekt de verkopende dochteronderneming de verkoop als opbrengst en de kopende dochteronderneming de aankoop als uitgave. Op deze manier worden de transacties nauwkeurig weergegeven in de jaarrekening van elke onderneming en in de geconsolideerde jaarrekening van de organisatie als geheel.
Waarom zijn intercompany transacties zo belangrijk?
Dit type transactie is belangrijk, laten we dat vooropstellen. Daar zijn verschillende redenen voor. Zo zorgen ze er voor dat producten op een efficiënte manier bij een bedrijf binnen het concern terecht komen. Stel je voor dat een dohteronderneming overtollige voorraden heeft. Eventueel kan ze de producten/goederen verkopen aan de andere dochterneming die ze misschien wel nodig heeft. Dit geeft producten een tweede leven, vermindert verspilling en is dus heel goed voor het milieu.
Het bespaart bedrijven veel tijd
Een groot voordeel van intercompany transacties is dat ze veel tijd besparen. Zo maken ze transacties eenvoudiger en goedkoper. Wanneer een dochteronderneming producten en/of diensten koopt bij een externe leverancier volgen er vaak extra transactiekosten. Denk bijvoorbeeld aan belastingen en douanekosten. Je bespaart echter een hoop geld door producten binnen een bedrijf te kopen en te verkopen.
Minder kans op fouten
Intercompany transacties verminder ook de kans op fouten, en ook dat is goed nieuws. Informatie hoeft namelijk maar één keer te worden ingevoerd. Vervolgens worden eventuele wijzigingen automatisch verwerkt in het systeem van het hele bedrijf.
Zorgt voor een overzichtelijke boekhouding
In het systeem staan alle zakelijke activiteiten en de transactiegeschiedenis vermeld. Dit is goed voor het financiële verslagleggingsproces. (Jaar)rekeningen worden efficiënt en zorgvuldig opgesteld en zin altijd te controleren. Daardoor beschikken zowel het moederbedrijf als de dochterondernemingen over een overzichtelijke en correcte boekhouding en dat is goed voor de financiële positie van het concern.
Wat zijn de uitdagingen van intercompany accounting?
Intercompany boekhouden is belangrijk, maar brengt wel een aantal uitdagingen met zich mee. Wees je daar goed van bewust. Zo is het niet altijd gemakkelijk dat er verschillende bedrijven binnen een concern actief zijn. Ze hanteren vaak verschillende boekhoudregels- en praktijken. Dit maakt het soms ingewikkeld om met elkaar te communiceren. Dit kan het proces waarbij alle transacties met elkaar worden verbonden bemoeilijken.
Taal- en cultuurbarrières
Naast verschillende boekhoudregels krijgen sommige bedrijven te maken met taal- en cultuurbarrières. Dit is met name het geval bij een internationaal concern. Bij intercompany boekhouding zijn vaak entiteiten uit verschillende landen en regio’s betrokken. Dit zorgt soms voor taal- en cultuurverschillen, wat de communicatie en samenwerking kan bemoeilijken.
Tijdzoneverschillen
Intercompany accounting vereist coördinatie en communicatie tussen organisaties in verschillende tijdzones. Je kunt misschien wel raden dat het daardoor ingewikkeld is om efficiënt te werken. Dit terwijl de boekhouding bij een groot bedrijf efficiënte en nauwkeurigheid vereist. Bij het verzamelen en vastleggen van belangrijke gegevens ontstaan er soms problemen door slechtere communicatie, cultuurverschillen en verschillende tijdzones. Dit moet dus goed in de gaten worden gehouden.
Hoe maak je van intercompany boekhouden een succes?
Om bovengenoemde problemen te overwinnen dienen bedrijven een effectieve strategie te implementeren. Gebruik de volgende tips om dit voor elkaar te krijgen:
Tip 1: Stel duidelijke beleidslijnen en procedures vast
Bedrijven moeten duidelijke beleidslijnen en procedures opstellen voor intercompany accounting. Dit betreft ook richtlijnen voor het registreren van transacties en het afstemmen van rekeningen met elkaar.
Tip 2: Pas standaardisatie van de boekhouding toe
Ondernemingen die gebruik maken van deze vorm van boekhouding moeten zoveel mogelijk streven naar standaardisatie van boekhoudbeleid en -praktijken van alle partijen. Dit versterkt zowel de consistentie als nauwkeurigheid.
Tip 3: Implementeer ijzersterke systemen en technologie
Bedrijven moeten voldoende investeren in goede boekhoudsystemen en technologie om de intercompany accounting processen te automatiseren. Daarmee verminder je handmatig werken en verbeter je tegelijkertijd de nauwkeurigheid.
Tip 4: Zorg voor voldoende training en ondersteuning van medewerkers
Ondernemingen moeten werknemers die betrokken zijn bij de intercompany accounting voldoende training en ondersteuning bieden om hen te voorzien van de vaardigheden en kennis die ze nodig hebben om hun taken effectief uit te voeren.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
