Heb je een eigen bedrijf? Dan ken je deze situatie misschien wel: je wacht langere tijd op een betaling en dan blijkt dat het bedrag niet overeenkomt met wat er op de factuur staat. Dit zogeheten betalingsverschil is ontzettend frustrerend. Welke gevolgen heeft het voor de koper en verkoper en hoe kun je het voorkomen? Wij zochten het voor je uit.
Wat is een betalingsverschil?
Er is sprake van een betalingsverschil als het bedrag dat verschuldigd is en het werkelijk betaalde bedrag niet overeenkomen. Dit komt in verschillende situaties voor en kan door diverse factoren worden veroorzaakt. Zo komt het voor dat een bedrijf bijvoorbeeld een bepaald bedrag factureert aan de klant. Hij of zij betaalt echter een ander bedrag, waardoor er een betalingsverschil ontstaat.Dit kan het gevolg zijn van een misverstand over de voorwaarden van de facturering, een fout in het facturering – of betalingsproces of een geschil over de geleverde producten en/diensten.
Hoe ontstaat een betalingsverschil?
Betalingsverschillen ontstaan soms ook tijdens financiële transacties tussen personen of organisaties. Dit komt vaker voor dan je denkt. Twee of meerdere partijen sluiten vaak een contract met elkaar af waarin de betalingsvoorwaarden staan. Het staat bijvoorbeeld aangeven wanneer en op welke manier het geld moeten worden betaald. Er kan echter een wijziging in de voorwaarden van de transactie plaatsvinden. Ook een fout in het betalingsverschil of een geschil of de betalingsvoorwaarden komt helaas voor. Het resultaat? Een betalingsverschil.
Wat moet je doen als er sprake is van een betalingsverschil?
Een betalingsverschil is geen goed nieuws. Als ontvangende partij krijg je immers niet het afgesproken bedrag. De partij die betaalt blijft (deels) in gebreke. Bovendien heeft het gevolgen voor bedrijven, zoals minder inkomsten. In sommige gevallen kan dit probleem worden opgelost door onderhandeling of bemiddeling. Daarbij stemmen beide partijen in met een herziene betalingsregeling. Lopen de onderhandelingen echter vast? Dan volgen er mogelijk gerechtelijke stappen, zoals een rechtszaak.
Meer weten over facturen maken als ZZP’er?
Als ZZP’er wil je graag eenvoudig facturen maken en verwerken. In Excel maak je al vrij snel foutjes en wordt het niet overzichtelijk zodra het aantal facturen groeit.
Wist je bijvoorbeeld dat je 2 keer sneller factureert met een factuurprogramma ten opzichte van Excel?
Juist, het is dus tijd voor een makkelijkere oplossing: een factuurprogramma. Maar hoe vind je de juiste tool met de functies die jij echt nodig hebt? Er zijn een aantal checks die je hierbij helpen.
Door deze vragen te beantwoorden, is het kiezen van de beste software een stuk eenvoudiger. Met deze checklist weet je zeker dat jouw factuurprogramma voldoet aan je wensen. Download hier de checklist!
Checklist: kies het beste factuurprogramma
-
Hoe je facturen kunt versturen
-
Hoe je betalingen sneller en makkelijk verwerkt
-
Hoe je facturen en bonnetjes eenvoudig kan verwerken
-
Welke handige functies voor jou echt belangrijk zijn
-
Inzicht in de mogelijkheden van factuurprogramma’s
-
Functies kiezen die voor jou belangrijk zijn
-
Hoe je tijd bespaart op administratieve handelingen
Hoe voorkom je dit probleem?
Voorkomen is beter dan genezen. Zodoende is het belangrijk dat de partijen duidelijk communiceren en overeenstemming bereiken over de voorwaarden van elke financiële transactie. Ook dienen je het facturerings- en betalingsproces zorgvuldig bij te houden en beheren. En we raden aan om duidelijke beleidslijnen en procedures vast te stellen voor de behandeling van betalingsverschillen. Vermeld daarbij altijd de procedures voor het oplossen van geschillen en welke rechtsmiddelen er worden ingeschakeld als dat noodzakelijk is.
Duidelijke communicatie is noodzakelijk
Feit is dat een betalingsverschil zonder duidelijke communicatie en onderhandeling kan leiden tot conflicten. Dit kan zo uit de hand lopen dat een rechtszaak noodzakelijk is. En dat wil natuurlijk niemand. Zodoende is het belangrijk dat partijen proactief zijn in het voorkomen en oplossen ervan om eventuele negatieve gevolgen voor hun financiële positie en/of zakelijke relaties tot een minimum te beperken.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.