Heb je wel eens van UBL gehoord? Dit komt namelijk voor wanneer je facturen en bestelbonnen gaat opstellen. Het staat voor Universal Business Language en is een digitale standaard voor de elektronische bedrijfsvoering. De facturen die je online verstuurt, zijn vrijwel allemaal binnen dit formaat opgesteld. Het is daarom ook te herkennen aan het .xml bestandje, dat met de PDF meegestuurd wordt door het systeem. Nederlandse en Belgische overheden gebruiken deze standaard al voor de facturen die verstuurd worden binnen het land en je kunt er veel voordelen aan behalen als je het ook gaat doen.
Wat betekent UBL?
E-facturen hebben een standaard formaat die we UBL noemen. Het is niets anders dan een XLM bestand en ziet er anders uit dan een PDF formaat. Wel is het zeer praktisch aangezien je er heel gemakkelijk factuurgegevens mee kan versturen. Zo kan het zijn dat er bepaalde data in een boekhoudpakket staat die je graag naar een ander boekhoudpakket wil sturen. Door een UBL factuur te gebruiken hoef je dit niet handmatig te doen. In plaats daarvan klik je simpelweg op ‘verzenden’. Binnen een minuut staat de data in een ander document. Hoe handig!
Welke voordelen bieden UBL facturen?
Een van de voordelen van een UBL factuur is dat de maker en ontvanger goed met elkaar in contact staan. Er hoeft niets handmatig meer te worden ingevuld en alle vindt digitaal plaats. Daardoor hoeven beide partijen elkaar niet eens te kennen om contact te hebben. Bovendien is het tegenwoordig mogelijk om een e-factuur te verzenden via het Europese PEPPOL netwerk. Dit betekent dat je de digitale factuur naar OIN- en KvK nummers kunt sturen. Vrijwel iedere ondernemer is op deze manier te bereiken. Het versturen van e-facturen via dit netwerk is zelfs sinds april 2019 verplicht in Nederland.
Data foutloos overgenomen met UBL
Met UBL zorg je dat jouw computer de facturen digitaal inleest. Daarbij kan de computer deze facturen ook direct versturen. Je weet hierdoor zeker dat de data foutloos wordt overgenomen en wordt verwerkt in jouw boekhouding. Daarbij heb je ook alles bij de hand, want de facturen kunnen overzichtelijk bij elkaar opgesteld worden. Het uitgangspunt is dat het land e-factureren door gaat voeren. Daarom wordt het ook vaak verplicht om het juiste formaat door te sturen wanneer je met overheidsinstanties samenwerkt. Het kan als ondernemer een goede zet zijn om hiernaar over te stappen.
Waarom is het een goed idee om UBL te gebruiken?
Steeds meer ondernemers gebruiken UBL-facturen. Dat is geen verrassing wanneer je de voordelen ziet. Zo is het niet meer nodig om handmatig facturen in te voeren en te verwerken. Alles vindt automatisch plaats, zelfs het uploaden van een factuur in het door jouw gewenste boekhoudpakket. Ook hoef je de rekening niet meer te scannen of door te sturen naar de boekhouder/accountant. Op die manier bespaar je veel tijd en moeite. En de tijd die overblijft kun je besteden aan andere zaken binnen het het bedrijf.
Snellere betalingen door klanten
Een ander groot voordeel van dit type facturen is dat klanten veel sneller betalen. Wist je dat het gemiddeld wel twee weken duurt voordat een rekening wordt betaald? Bij UBL verloopt het proces veel sneller. Gemiddeld staat het geld al binnen drie dagen op je rekening. Dit komt door het feit dat de factuur direct deel uitmaakt van de boekhouding van de ontvanger.
Overzichtelijke administratie
Minstens zo fijn is dat de administratie van ondernemers dankzij UBL factoren een stuk overzichtelijker is. Late betalingen komen zoals we eerder schreven veel minder voor. En daardoor is de administratie altijd up-to-date én heb je een beter inzicht in de kosten en uitgaven van jouw bedrijf.
Minder fouten
Fouten maken is menselijk. Maar gelukkig komen die in een UBL factuur niet meer voor. Alle data wordt immers automatisch verwerkt in het andere boekhoudpakket. Daardoor zijn tikfouten voorgoed verleden tijd. Ook klopt de factuurdata honderd procent omdat de computer het herkent.
Sneller, efficiënter en goedkoper werken dan ooit
Omdat een computer al het werkt overneemt zijn er nauwelijks mensen meer nodig om de factuur te verwerken. Dat verkleint de kans op fouten én bespaart een hoop kosten. Je werkt efficiënter, sneller en goedkoper dan ooit. Ondernemers in Nederland en daarbuiten gebruiken dan ook steeds vaker UBL factoren. Daarbij is het gebruik van het zogeheten Peppol netwerk sinds 2019 verplicht.
UBL en Europa: hoe zit het precies?
Ook bij het sturen van facturen naar bedrijven binnen Europa. Niet elke ondernemer vindt dit even gemakkeljk omdat er wereldwijd meer dan twintig formaten voor e-facturen worden gebruikt. Laten we er voor het gemak een paar op een rijtje zetten:
- Finland: FinVoice
- Noorwegen: EHF
- Duitsland: ZUGFeRD
- Frankrijk: Factur-X
- Zweden: Svefaktura
Overstappen naar e-factureren
Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma wordt een UBL-formaat vaak automatisch gegenereerd. Het programma kijkt namelijk naar alle aspecten en leest de facturen automatisch in. Het wordt daarom ook vaak de moedertaal van een online boekhoudprogramma genoemd. Wanneer je het allemaal handmatig doet, moet je wel langzaam over gaan schakelen. Het is in de toekomst namelijk de standaard, waardoor het jou veel problemen op gaat leveren wanneer je je hier niet aan houdt als ondernemer. Daarbij is het ook een goed hulpmiddel om de boekhouding op een efficiënte manier uit te voeren.
Maak eenvoudig een UBL van je verkoopfacturen met een boekhoudprogramma. Bekijk hier het overzicht van de beste boekhoudsoftware.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gerelateerde artikelen
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
