Heb je je ooit afgevraagd wat een subadministratie is? Eigenlijk is dit begrip heel eenvoudig uit te leggen. Een subrekening is een speciale vorm van boekhouden die gedetailleerde informatie bijhoudt over een specifieke grootboekrekening. In dit artikel gaan we dieper in op wat een subadministratie crediteuren is en geven we enkele voorbeelden zodat je het nog beter begrijpt.
Welke subrekeningen komen het meeste voor?
Laten we beginnen met de meest voorkomende subrekeningen: crediteuren en debiteuren. Deze subrekeningen houden een gedetailleerde lijst bij van openstaande posten. Hierdoor weet je precies wie je nog geld schuldig bent (debiteuren) en wie je nog moet betalen (crediteuren).
Verzamelrekeningen
Laten we eens verder kijken naar subadministraties met debiteuren en crediteuren. Ze staan in de financiële wereld ook bekend als ‘verzamelrekeningen’ omdat ze niet alleen financiële transacties post voor post registreren, maar ook het totaalbedrag. Aan het einde van een bepaalde periode, zoals het boekjaar, staat de som van deze rekeningen op de balans van het bedrijf.
Wat zijn debiteuren?
Misschien ben je de trotse eigenaar of eigenaresse van een eigen bedrijf. Daarbij verkoop je producten en/of diensten aan verschillende klanten. Sommige klanten betalen u onmiddellijk, terwijl anderen dat op een later tijdstip doen. In het laatste geval zijn de klanten die jou nog niet hebben betaald zogeheten ‘debiteuren’. Omdat alle onbetaalde facturen worden geregistreerd in je debiteurenadministratie, kun je altijd zien wie hoeveel schuldig is.
Wat zijn crediteuren?
Aan de andere kant zijn er ook leveranciers die je moeten betalen voor de goederen of diensten die je hebt geleverd. Dit worden crediteuren genoemd. Crediteuren houden bij welke facturen wanneer betaald moeten worden. Een ander goed voorbeeld van een subadministratie is het zogeheten ‘voorraadregister’. Hierin wordt precies bijgehouden welke goederen of artikelen in voorraad zijn. De totale waarde van deze voorraad wordt weergegeven op de balans onder de naam ‘voorraden’.
Waarom zijn facturen zo belangrijk voor de crediteuren administratie
Het beheren van crediteuren en debiteuren is van vitaal belang voor een gezonde financiële positie van een bedrijf. De factuur speelt daarbij een sleutelrol. Deze rekening bevat alle relevante gegevens op een georganiseerde manier, inclusief vervaldatums, betalingsbedragen en alle onkosten op een rijtje.
Welke elementen spelen nog meer een sleutelrol bij dit type administratie?
Naast facturen zijn ook deze elementen van groot belang bij de crediteuren administratie:
- Factuurverwerking: Dit houdt in dat alle facturen geregistreerd en gecontroleerd worden op juistheid. Denk bijvoorbeeld aan controleren van geleverde goederen en diensten, prijsafspraken en kortingen.
- Betalingen: Registreer altijd vervaldata voor betalingen aan crediteuren. En zorg ervoor dat alle betalingen op tijd worden gedaan om boetes en vertragingen te voorkomen.
- Verrekeningen: Zorg ervoor dat de juiste boekingen worden gedaan om de juistheid van crediteurenrekeningen te handhaven, rekening houdend met kortingen, retouren, factuur fouten en nog veel meer.
- Communicatie: goede communicatie met crediteuren is erg belangrijk. Beantwoord vragen daarom altijd, los geschillen op en onderhandel over betalingstermijnen als dat nodig is.
- Rapportage: Crediteuren schrijven rapporten die het management inzicht geven in de financiële verplichtingen van het bedrijf. Deze helpen bij het nemen van belangrijke beslissingen en het beheer van de cashflow.
- Archivering: Het hebben van een goed onderhouden archiveringssysteem voor facturen en documenten is van groot belang voor het gemakkelijk terugvinden van documenten tijdens audits en auditonderzoeken.
Overzichtelijke crediteuren administratie draagt bij aan de financiële stabiliteit
We kunnen wel zeggen dat goed beheer van de crediteuren administratie een zeer belangrijke rol speelt bij de financiële gezondheid van een bedrijf. Met voldoende liquiditeit en een overzichtelijke administratie is een onderneming in staat om aan alle financiële verplichtingen te voldoen. Het op een efficiënte en gestructureerde manier beheren van de crediteuren administratie zorgt voor financiële stabiliteit én voor betere zakelijke relaties met crediteuren.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
