Wat is een PEPPOL?

Misschien ben je dit begrip wel eens tegengekomen: Peppol. Of duizelt het je momenteel al en heb je geen idee wat het is? Maak je geen zorgen: wij doken in de materie en ontdekten allerlei interessante feiten over dit begrip. Hoog tijd om uit te zoeken wat het betekent!

Wat is Peppol?

Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ en is een open netwerk dat veilige uitwisseling van digitale zakelijke documenten, zoals facturen, mogelijk maakt. Via Peppol kun je documenten veilig verzenden en ontvangen. Medegefinancierd door de Europese Commissie en 18 overheidsinstanties, heeft Peppol als doel het aankoop-tot-betaling-proces te vereenvoudigen tussen overheidsinstanties, particuliere bedrijven en leveranciers. Het Peppol-netwerk is ontwikkeld met de deelname van de Europese Commissie, maar het is een internationaal netwerk dat ook buiten Europa wordt gebruikt. Het heeft veelbelovende vooruitgang geboekt om de nieuwe standaard te worden in het uitwisselen van facturen.

Wanneer van alle partijen de administratie op dit netwerk is geregistreerd, dan kan de elektronische factuur direct naar de boekhouding gestuurd worden. Om als ondernemer gebruik te kunnen maken van het netwerk moet er een validatieproces plaatsvinden voor legitimiteit. Daarna kan het wel veel voordelen opleveren voor jouw bedrijf en de partijen waarmee je samenwerkt.

Hoe werkt Peppol?

Peppol vormt een netwerk dat erkende Access Points omvat, waarmee je digitale bestanden, zoals facturen, kunt verzenden. Het verbinden met een dergelijk Access Point wordt gedaan via zogenaamde serviceproviders. Je kunt dit bereiken door gebruik te maken van de facturatiesoftware van de serviceprovider, of door jouw eigen softwarepakket te koppelen aan het Access Point. Het verzenden van enkel digitale facturen, die ook wel e-facturen worden genoemd, verloopt via het Peppol-netwerk. In tegenstelling tot pdf-documenten, zijn dit volledig digitale EDI-bestanden (Electronic Data Interchange), dat wil zeggen, gestructureerde elektronische bestanden, die zijn opgesteld volgens de EDIFACT-standaard (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport), een internationale standaard voor zakelijke documenten.

wat is peppol

Wat zijn de voordelen van Peppol?

Dankzij de beveiligde en afgeschermde aard van Peppol, kun je vertrouwelijke financiële gegevens veilig uitwisselen. Bovendien is de identiteit van alle deelnemers aan het netwerk geverifieerd, wat extra zekerheid biedt. Dit garandeert dat de ontvangen facturen authentiek zijn en helpt je factuurfraude te voorkomen. Op die manier blijf je er zeker van dat de facturen afkomstig zijn van de beoogde ontvanger en kan fraude worden vermeden. Tevens biedt Peppol de mogelijkheid om je facturatieproces te automatiseren. Doordat de facturen die je via het netwerk verzendt volledig digitaal zijn, worden ze geautomatiseerd verwerkt in facturatiesoftware. Daardoor kun je jouw facturatieproces efficiënter en geautomatiseerd laten verlopen. Handig!

Welke voordelen biedt Peppol nog meer?

Door gebruik te maken van digitale facturen in de zogeheten UBL-standaard, is et mogelijk om deze automatisch en zeer nauwkeurig te verwerken. Dit maakt handmatige invoer van gegevens overbodig wordt. En, heel fijn, dat voorkomt menselijke vergissingen tijdens het verwerkingsproces. Met een directe link naar jouw bankrekening worden betalingen en facturen automatisch in overeenstemming gebracht. Dit geeft je een beter overzicht van de financiële positie van je onderneming. Daarnaast biedt Peppol een snelle afhandeling, wat veel gebruikers een groot voordeel vinden. Binnen 10 minuten na verzending ontvangt de ontvanger de factuur al. Deze snelle verwerking in combinatie met automatisering bespaart veel tijd.

Alles wordt direct verwerkt

Met PEPPOL kun je er dus voor zorgen dat je jouw geld sneller hebt en dat ook de facturen op de juiste plek terecht komen. Je hebt hierdoor ook minder werk voor het uitvoeren van jouw administratie. De bedragen worden namelijk direct verwerkt in het systeem, waardoor je de bedragen bij de hand hebt wanneer de belastingaangifte eraan komt. Zo hoef je niet op voorhand nog veel tijd te besteden aan de administratie en kun je veel sneller weer door met de overige onderdelen van de bedrijfsvoering. Het netwerk kan jou dus ook helpen om meer tijd over te houden voor jouw bedrijf. Daarnaast krijg je hiermee een betere liquiditeit.

Peppol als manier tegen fraude

De verplichting van Peppol als standaard voor het verzenden van e-facturen wordt steeds vaker door overheidsinstanties opgelegd als een maatregel om factuurfraude tegen te gaan. Peppol wint steeds meer terrein in Europa en wereldwijd als een gangbare methode voor het verzenden van facturen naar overheidsinstanties (B2G) en zelfs tussen bedrijven (B2B). Om toegang te krijgen tot alles wat leveranciers nodig hebben, volstaat het om de registratie-identificator te gebruiken die aan jou is toegewezen bij Peppol. Via de Peppol Directory is het gemakkelijk om alle identificators en aangesloten bedrijven terug te vinden.

Gerelateerde artikelen

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wil je meer uitleg of tips voor je boekhouding?