Communicatie is zeer belangrijk binnen een bedrijf, of het nu groot of klein is. Een management rapportage is daarbij onmisbaar. Het maakt namelijk de overdracht van essentiële informatie tussen verschillende managementniveaus mogelijk. Dit door middel van schriftelijke, mondelinge en visuele hulpmiddelen, zoals grafieken, diagrammen en taartdiagrammen. En dit is nog maar één doel van de rapportage. We vertellen er graag nog veel meer over in dit artikel.
Wat is een management rapportage?
Deze vorm van rapportage is een efficiënte manier om het functioneren van afdelingen in de gaten te houden. Het doet dit door middel van financiële en niet-financiële gegevens analyse binnen een specifiek tijdsbestek. Een vakkundig opgesteld rapport helpt managers bij hun meest belangrijke taken, zoals plannen, organiseren, teams aansturen en tegelijkertijd belangrijke zakelijke beslissingen nemen die gevolgen hebben voor veel werknemers. Planning software kan een handig hulpmiddel zijn.
Welke functies heeft dit type rapportage?
Een managementrapportage vervult verschillende functies. Één daarvan is hulp bij de controle door het bijhouden van KPI’s die laten zien of en hoe een bedrijf bepaalde doelstellingen bereikt. Belanghebbenden, zowel interne als externe, hebben er baat bij om zoveel mogelijk relevante informatie van het bedrijf te hebben.
Herkennen van trends
Een management rapport geeft gedetailleerde informatie over de activiteiten van het bedrijf en is daarom zeer belangrijk. Je kunt er bepaalde trends mee herkennen en op basis daarvan wellicht een prognose maken. Door bepaalde informatie, zoals cijfers, nauwkeurig te evalueren bereiken bedrijven vaak sneller hun doelen.
Waarom is evaluatie en rapportage zo belangrijk?
Zeer goede efficiëntie binnen het bedrijf wordt bereikt door regelmatig te evalueren met behulp van management rapportages. Ze tonen aan wat goed en niet goed gaat. Zo houden deze rapporten KPI’s (Key Performance Indicators) bij voor een beter zakelijk inzicht. Dit is belangrijk, want daardoor zie je als management vrij snel waar er discrepantie is tussen de werkelijke en de geplande voortgang. En op basis daarvan is het mogelijk om maatregelen te nemen, waardoor de bedrijfsprestaties verbeteren.
Hoe stel je een management rapportage op?
Nu komen we aan bij een andere belangrijke vraag: hoe stel je een management rapportage op? Daar zijn verschillende manieren voor. De keuze voor een specifieke methode hangt af van het type, de omvang en de aard van de gegevens die beschikbaar zijn. Laten we eens kijken naar de verschillende soorten rapportages.
Schriftelijke rapporten
Managers maken en communiceren rapporten in geschreven vorm. Ze zijn grofweg in te delen in drie drie soorten, namelijk financiële overzichten, tabellen en getallen. De eerste variant is bedoeld om een grote hoeveelheid gegevens om te zetten in een simpel format. Daardoor is de data eenvoudig met elkaar te vergelijken. Het management is daar erg blij mee, aangezien het op basis van de financiële analyseresultaten belangrijke beslissingen op zakelijk gebied neemt.
Tabellen
Rapporten met tabellen bestaan, zoals de naam al zegt, uit rapporten in tabelvorm. Denk bijvoorbeeld aan cijfers van de afgelopen maand, maar ook toekomstige doelen die de prestaties van afdelingen aangeven. Zo worden de verkoop of productiecijfers vaak in tabellen weergeven. Het maakt het een stuk eenvoudiger om te zien in welke delen van het bedrijf verbetering nodig is.
Mondelinge rapportages
Managers gebruiken verschillende methoden om hun teams van de nodige informatie te voorzien. Denk bijvoorbeeld aan vergaderingen, groepsdiscussies of conferenties. Dit zijn mondelinge rapportages waar vaak meerdere personen bij betrokken zijn. Iedereen is immers belangrijk voor het functioneren van het bedrijf. Je kunt een mondelinge rapportage bijvoorbeeld gebruiken voor:
- Interne managementdoeleinden
- Beleidsvorming
- Het oplossen van teamgerelateerde problemen.
Rapportages in de vorm van grafieken
Het visualiseren van gegevens met behulp van grafieken is een handige manier om gegevens te rapporteren. Grafieken zijn voor de meeste mensen namelijk sneller te begrijpen dan tabellen vol cijfers. Ze worden dan ook vaak gelezen. Bovendien zijn er allerlei varianten van, variërend van diagrammen tot grafieken, taartdiagrammen en statistieken. De mogelijkheden zijn eindeloos! Alle grafieken geven een momentopname van trends of inzichten die misschien moeilijk (of in ieder geval tijdrovend) te achterhalen zijn wanneer je ze handmatig doorspit.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar