Wat is een Kilometeradministratie?

In onze dynamische wereld zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om te groeien en om onnodige kosten te beperken. Een kostenpost die veel bedrijfseigenaren echter over het hoofd zijn de kilometervergoedingen voor werknemers. Door slecht beheer valt een vergoeding mogelijk te laag of te hoog uit. En dat is zeker niet de enige reden waarom een efficiente kilometeradministratie zo belangrijk is. Laten we er eens goed naar kijken.

Wat is een kilometeradministratie?

In een kilometeradministratie staan alle zakelijke kilometers die met een bedrijfsauto zijn afgelegd. Als bedrijf zie je precies hoeveel werknemers hebben gereden. Deze informatie op de juiste manier beheren en bijhouden zorgt niet alleen voor een nauwkeurige vergoeding, maar stroomlijnt ook processen en zorgt er voor dat de regels rondom zakelijk rijden worden nageleefd.

Klik hier voor meer informatie

Waarom is het een goed idee om een kilometeradministratie te hebben?

Dit type administratie is zeer praktisch. Ten eerste zorgt het er voor dat bedrijven zakelijke reizen van werknemers kunnen volgen. Vervolgens worden deze nauwkeurig vergoed op basis van gestandaardiseerde kilometertarieven. In Nederland is de belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten 0.21 cent per kilometer. Deze regeling geldt sinds 1 januari 2023, want voorheen was het 0.19 cent per kilometer. Vanaf 2024 geldt overigens een vergoeding van 0.24 cent per kilometer.

Wat is het nut van geautomatiseerde tracking tools?

Dankzij het gebruik van geautomatiseerde tracking tools weten bedrijven precies hoeveel kilometer een werknemer heeft afgelegd. In plaats van giswerk is er nu sprake van eerlijke en transparante vergoedingen. Deze aanpak verhoogt de tevredenheid van werknemers, vermindert geschillen en bevordert het vertrouwen en de eerlijkheid binnen het bedrijf. Populaire tools voor kilometeradministratie zijn onder andere:

Geotrack
Rittenmeester
Inseego
Moving Intelligence

Efficiënter rijden op basis van relevante informatie

Bovengenoemde tools zorgen voor een efficiënte financiële planning en budgettering. Zo brengen ze niet alleen het aantal kilometers in kaart, maar ook de huidige en toekomstige kosten. Ook zie je vrij snel waar veel gereden wordt. Misschien is het een optie om het aantal kilometers te verminderen. Kijk als bedrijf goed naar alternatieven, bijvoorbeeld in de vorm van carpoolen.

Efficiënter rijden zorgt voor lagere kosten

Bedrijven die hun kilometers niet goed beheren geven soms onbedoeld teveel geld uit. Dit terwijl het invoeren van kilometeradministratie helpt bij het opsporen van gebieden waar te veel kilometers worden gemaakt. Op basis van die informatie kan een bedrijf maatregelen nemen om routes te optimaliseren. Efficiënt rijden verlaagt niet alleen de brandstofkosten, maar minimaliseren ook de slijtage van het voertuig, Daardoor dalen de onderhoudskosten en gaat een auto veel langer mee. Je plukt er als bedrijf dus alleen maar de voordelen van.

Ga nauwkeurig te werk en voorkom problemen

Nauwkeurig kilometerbeheer zorgt er voor dat alle arbeidsvoorschriften en onkostendeclaraties honderd procent kloppen. Dankzij een gedetailleerde kilometeradministratie gaan bedrijven vol vertrouwen audits tegemoet én vermijden ze eventuele juridische problemen. Niemand wil vanwege het aantal gereden kilometers in een conflict met een werknemer belanden.

Geautomatiseerd proces zorgt voor meer productiviteit

Het handmatig registreren en vergoeden van kilometers is tijdrovend en foutgevoelig. Met een kilometeradministratie kun je het gehele proces automatiseren. Daarmee bespaar je veel tijd, ook van de werknemers. Tegelijkertijd worden alle administratieve taken gestroomlijnd. Deze efficiëntie zorgt voor meer productiviteit. Zowel werkgever als werknemer hebben meer tijd voor hun kerntaken, in plaats van dat de focus ligt op
ingewikkelde kilometerberekeningen en papierwerk.

Kilometeradministratie en veiligheid

Wist je dat de kilometeradministratie een belangrijke rol speelt bij risicobeheer? We hebben het in dat geval vooral over de risico’s die het rijgedrag van werknemers met zich meebrengt. Bedrijven sporen potentiële veiligheidsproblemen mogelijk sneller op door hun rijgedrag te controleren. Ook worden er beleidswijzigingen doorgevoerd als dat nodig is. Door proactief risico’s te beheren, wordt de veiligheid van werknemers gewaarborgd en blijft de goede bedrijfsreputatie in stand. Ook bij een eventuele verzekeringsclaim speelt de kilometeradministratie een belangrijke rol. Het geeft immers informatie over het aantal gereden kilometers. Op basis van die informatie staat de eisende partij wel of niet sterk.

Welke invloed heeft een goed onderhouden administratie op de bedrijfsvoering?

Het implementeren van een kilometerbeheersysteem levert waardevolle gegevens op, die je zeker moet analyseren. Zo is het misschien wel mogelijk om minder vaak de weg op te gaan. Dit vermindert de uitstoot van uitlaatgassen en dat past perfect binnen de duurzame milieudoelstellingen van vandaag de dag. Het dus geen slecht idee om je er als bedrijf eens in te verdiepen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een kilometeradministratie?