Wat is een Kasverschil? Uitleg en tips voor je boekhouding

Veel bedrijven maken gebruik van een kasboek. Daarin staat onder andere het kassasaldo vermeld. Maar soms wijkt het geld dat daadwerkelijk in de kassa zit af van dit bedrag. In dat geval is er sprake van een kasverschil. Wat houdt het precies in en waardoor ontstaat het? In dit artikel leggen we het met veel plezier voor je uit.

Wat is een kasverschil?

Wie dagelijks te maken heeft met transacties loopt er vroeg of laat tegenaan: een kasverschil. Dit betekent dat het kassasaldo en het aanwezige kasgeld niet overeenkomen. Het werkelijk ontvangen contant geld is dus niet hetzelfde als de verwachte waarde. Zoals je misschien wel kunt raden brengt dit een aantal consequenties met zich mee. Als het goed is boek je een bepaalde verkoop in. Daar moet je vervolgens omzetbelasting over betalen. Maar wanneer het daadwerkelijke bedrag ontbreekt, verlies je dus geld. Een kasverschil heeft dus direct impact op de omzet die je maakt.

Klik hier voor meer informatie

Kasverschil: een praktijkvoorbeeld

Helaas krijgen veel bedrijven te maken met een kasverschil. Laten we even een praktijkvoorbeeld gebruiken om het nog beter te begrijpen. Stel je voor dat je als winkel een product verkoopt, bijvoorbeeld een tafel. Het gevraagde bedrag is 350 euro, maar in de kas zit slechts 300 euro. In dat geval is er sprake van een kasverschil van 50 euro.

Waaruit bestaat een kascontrole?

Een kascontrole vindt altijd op dezelfde manier plaats. De boekhouder stelt bij een audit een kolommenbalans op. Die bestaat uit een aantal onderdelen, te weten:

De balans
Saldibalans
Proefbalans
Winst- en verliesrekening

Wat als er sprake is van fouten?

Na het opstellen van de saldibalans dien je te controleren of alle genoteerde bedragen kloppen. Let er op dat je geen boekingen vergeet en dat er geen voorraadverschillen zijn. Daarnaast dient het aanwezige kasgeld correct te zijn. Controleer tenslotte of het kasgeld overeenkomt met het saldo in de boekhouding. Is er sprake van fouten? Dan stelt een boekhouder soms een journaalpost opstellen om ze te corrigeren. Deze boekingen staan bekend als ‘voorafgaande journaalposten’ en worden geboekt voor het opstellen van de eindbalans en de winst- en verliesrekening.

Waardoor ontstaat een kasverschil?

Een kasverschil ontstaat om verschillende redenen, die niet altijd te voorkomen zijn. Zo ontstaan er soms fouten in het kasregister. Het is en blijft mensenwerk, waardoor rekenfouten of verkeerd ingevoerde bedragen nu eenmaal wel eens voorkomen. Dit maakt het extra belangrijk om regelmatig controles uit te voeren. Bedrijven moeten voldoende personeel hebben om geregistreerde transacties te controleren. Het is hun taak om de kasregisters bij te houden en dat alle medewerkers die de transacties registreren nauwkeurig te werk gaan.

Foutje bedankt

Onopzettelijke fouten zijn niet altijd te voorkomen, hoe vervelend het is. Zo kan het zijn dat een medewerker een verkeerd bedrag ontvangt van een klant of dat hij niet het correcte bedrag teruggeeft in contanten. Menselijke vergissingen, afleidingen of te weinig aandacht zijn vaak de oorzaak. Het is belangrijk dat een bedrijf voldoende training biedt aan haar medewerkers om de kans op fouten zoveel mogelijk te verkleinen.

Diefstal of fraude

Soms is een kasverschil het resultaat van diefstal of fraude. Oftewel, met opzet ‘fouten’ maken. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die geld stelen uit de kassa Ook financiële fraude komt helaas vaker door dan je denkt. Het implementeren van interne manieren van controle, bijvoorbeeld audits, is een manier om dergelijke criminele praktijken zoveel mogelijk te voorkomen. Daarnaast is het belangrijk om een vermoeden van fraude serieus te nemen en meteen te onderzoeken.

Verloren bonnetjes

Een andere oorzaak van een kasverschil is dat transacties met contant geld niet op de correcte manier worden geregistreerd. Dit terwijl een betaling altijd een plekje moet krijgen in de boekhouding. Ook het verlies van bonnetjes leidt soms tot een verschil tussen de werkelijke kasbalans en de verwachte kasbalans. Het is van groot belang dat medewerkers in winkels alle transacties meteen vastleggen en dat ze alle bonnetjes goed bewaren. Daarmee voorkom je uiteindelijk een hoop problemen.

Verkeerde timing

Sommige kasverschillen niet zijn blijvend. Dit heeft alles te maken met de timing. Zo kan het zijn dat een klant aan het einde van de dag met contant geld betaalt. Vervolgens wordt de transactie pas op de volgende werkdag geregistreerd. Het resultaat is een kasverschil, die de volgende dag weer is hersteld.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een kasverschil?