Wat is een Kasadministratie? Uitleg en tips voor je boekhouding

Wanneer het gaat om geldtransacties wil je als bedrijf natuurlijk geen enkele fout maken. Het goede nieuws is dat er allerlei hulpmiddelen zijn om de administratie in goede banen te leiden. Zo kun je gebruik maken van de zogeheten ‘kasadministratie’. Wat is het precies en hoe moet je er mee omgaan? Je leest de antwoorden in dit uitgebreide artikel!

Wat is een kasadministratie?

Een kasadministratie is een financieel overzicht waarin alle contante betalingen en ontvangsten worden bijgehouden. Het bijhouden van een kasboek is zeer belangrijk voor bedrijven. Je behoudt immers financieel overzicht door alle contante transacties vast te leggen. Wist je dat bedrijven en zelfstandigen wettelijk verplicht zijn om hun administratie 5 tot 10 jaar te bewaren? Het kan zijn dat je de financiële gegevens moet delen met de belastingdienst, omdat er bijvoorbeeld een controle plaatsvindt. Doe je dit niet op de juiste manier, dan volgt er mogelijk een naheffing of een boete. En dat wil niemand!

Klik hier voor meer informatie

Waarom moet je bonnetjes en facturen altijd bewaren?

Een bedrijf doet als het goed is regelmatig investeringen. Wanneer je je contant betaalt voor goederen, producten of diensten, is het heel belangrijk om de ontvangen kasbonnetjes en facturen veilig te bewaren. Verwerk de ontvangsten en facturen via kasbeheer. Papier is daar een prima optie voor, maar de meeste ondernemers kiezen tegenwoordig voor spreadsheets en/of boekhoudsoftware. Populaire namen zijn bijvoorbeeld ‘Rompslomp’ en ‘eBoekhouden’.

Welke gegevens bevatten bonnetjes en facturen?

In een kasadministratie vind je facturen en bonnetjes met allerlei belangrijke gegevens. Denk bijvoorbeeld aan de transactiedatum, de omschrijving, het documentnummer, het BTW percentage, BTW exclusief, BTW inclusief, de totale uitgaven en het kassa saldo. Bewaar alles op een toegankelijke en veilige plek. Je moet de informatie immers bijna 10 jaar bewaren. Papier en digitaal brengen zo hun eigen voor- en nadelen met zich mee. Een voordeel van de eerste optie is dat je snel toegang hebt tot belangrijke documenten, mits je ze overzichtelijk bewaart. Papier kan echter verloren gaan door een brand, waterschade of een andere ramp. Ook diefstal is helaas niet altijd te voorkomen. Ook een digitale administratie is echter niet waterdicht. Zo bestaat het risico op een computercrash of hackers. Wij raden aan om een kasboek op te slaan in de cloud. Dit betekent dat je belangrijke data online opslaat.

Hoe houd je een kasboek bij?

Het bijhouden van een kasboek is een eenvoudig proces waarin alle transacties met betrekking tot de geldstroom binnen een bedrijf worden vastgelegd. De belastingdienst is vrij streng wat betreft eisen en controles. Zo zijn ondernemers in de horeca en detailhandel verplicht om hun kasboek dagelijks bijhouden. Die bestaat simpelweg uit alle inkomsten en uitgaven.

Heb je een beetje hulp nodig bij het bijhouden van een kasboek? Gebruik dan het volgende stappenplan:

Stap 1: Begin de dag met contant geld
bijvoorbeeld met een bedrag van 300 euro.

Stap 2: Voer alle inkomsten in
Voer voor elke dag alle behaalde inkomsten in. Je kunt het eventueel automatiseren door het te koppelen met een online (boekhoud) programma.

Stap 3: Registreer alle uitgaven
Alle uitgaven, of het nu kleine aankopen, salarisvoorschotten en schoonmaakkosten zijn, moet je registreren. Bewaar altijd alle bonnetjes. Tip: maak er voor de zekerheid foto’s van en bewaar die in de cloud. Dan raak je de bonnetjes nooit meer kwijt!

Stap 4: Voer verschillende betaalmethoden in
Van pin tot contant geld, betaling op afbetaling en creditcards: voer alle betaalmethoden in. Daarmee zorg je dat de juiste methode in het boekhoudsysteem wordt geregistreerd. En dat maakt het op zijn beurt een stuk eenvoudiger om verschillende betaalmethodes met elkaar te vergelijken.

Stap 5: Stort het geld op een bankrekening
Heb je veel contant geld? Stort het dan op een bankrekening, zodat het in het kasboek wordt geregistreerd. Bovendien begin je op die manier elke dag met een schone lei. Een andere optie is dat je contant geld bewaard in een kluis.

Stap 6: Registreer kasverschillen
Veel bedrijven krijgen vroeg of laat te maken met kasverschillen. Soms vinden er invoerfouten in de kassa plaats, is er sprake van verkeerd wisselgeld of fraude. Dit maakt het bijhouden van kasgeld nog belangrijker. Op die manier houd je als ondernemer altijd jouw kasstroom bij en rol je glansrijk door eventuele controles van de Belastingdienst.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een kasadministratie?