Elke onderneming heeft inkomsten en uitgaven. Wanneer er constant geld in omloop is spreken we van ‘kas’. Daarbij maakt het niet uit waar het zich bevindt. Natuurlijk komt er veel meer kijken bij het begrip ‘kas’. Het is een interessant proces waar we je graag wat meer over willen vertellen.
Wat is een kas?
Een overzicht van alle inkomsten en uitgaven in contanten noemen we een ‘kas’. Bij ontvangst van contant geld wordt het zogeheten kasboek bijgewerkt. Dit gebeurt door middel van debetboekingen waarbij de activa toeneemt en creditboekingen waarbij de activa juist afneemt. In dat laatste geval heeft er een betaling plaatsgevonden met contant geld. Een grootboek wordt regelmatig bijgewerkt om up-to-date te blijven. Toch vindt dit niet continue plaats en kunnen er zich bijzondere situaties voordoen die niemand had voorzien. Hoe dan ook is het belangrijk om de kas scherp in de gaten te houden. Daardoor weet je precies hoeveel contant geld er in omloop is. Financieel florerende bedrijven hebben vaak een overzichtelijke en nette administratie en daar hoort dit onderdeel bij.
Wanneer is het nodig om geld te tellen?
Bedrijven de te maken hebben met contant betaalde transacties verwerken dit in een kasboek. Soms is het echter ook nodig om het ontvangen geld te tellen. In een winkel gebeurt dit bijvoorbeeld dagelijks. Tijdens zo’n telling wordt het werkelijke bedrag in de kas vastgesteld. Als alles klopt, komt het bedrag in het kasregister overeen met het saldo in het boekhoudsysteem. Daarna de kasboek eenvoudig worden bijgewerkt. Het verzamelde contante geld wordt meestal al dezelfde dag op een bankrekening gestort.
Wat is is een kastekort en een kasoverschot?
De bovenstaande situatie is ideaal. Maar de praktijk is vaak weerbarstiger. Zo komt het wel eens voor dat er fouten worden gemaakt bij het tellen. Een verschil tussen het bedrag in de kassa en het saldo in de boekhouding noemen we het ‘kasverschil’. Dit kan zowel een kastekort zijn als een kasoverschot. Zoals je misschien wel kunt raden is er bij de eerste situatie minder contant geld in de kassa dan dat er in de boekhouding staat. Bij een kasoverschot is juist het tegenovergestelde het geval. Overigens gebruiken veel bedrijven een aparte grootboekrekening voor dergelijke kasverschillen.
Mag je de kas gebruiken voor persoonlijke opnames?
Het komt wel eens voor dat een ondernemer geld opneemt uit het kasboek voor persoonlijk gebruik. Dit mag echter zomaar worden geregistreerd als een negatief kasverschil. Het is namelijk een bijzondere opname. Zodoende raden we aan om een speciale rekening te openen. Vervolgens dien je de opname correct in te boeken. Het gevolg is dat de kasmiddelen (credit) dalen en de speciale rekeningen (debet) stijgen.
Tip: open verschillende speciale rekeningen
Je kunt verschillende speciale rekeningen openen om de redenen voor opnames van elkaar te onderscheiden. Denk bijvoorbeeld aan opnames voor de betaling van de inkomstenbelasting, opnames voor het betalen van zorgkosten en nog veel meer wat je misschien als ondernemer nodig hebt. Door verschillende categorieën aan te maken zorg je voor overzicht en voorkom je verwarrende situaties.
Tot slot: noteer bijzondere stortingen altijd
Het komt wel eens voor dat een werkgever zelf geld stort omdat er te weinig mutaties in de kas zijn. Misschien heb je wel eens met deze situatie te maken gehad. Er is sprake van een bijzondere storting, die je altijd nauwkeurig moet vermelden in het kasboek. We raden aan om specifieke aantekeningen te maken over wanneer en waarvoor deze bijzondere storting is gedaan. Daarmee zorg je voor een overzichtelijke administratie én voorkom je verwarring bij de belastinginspecteurs.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
