Een overzichtelijke boekhouding is van levensbelang voor een bedrijf. Het geeft ondernemers inzicht in alle cijfers die met hun bedrijf te maken hebben, zoals winst en verlies. Het vastleggen van transacties is een belangrijk aspect van de boekhouding. Bedrijven gebruiken het dan ook graag. Maar wat is een journaalpost precies?
Wat is een journaalpost?
In een journaalpost staan alle transacties van een bedrijf vermeld. Dit zijn zowel uitgaande als inkomende betalingen. Elke journaalpost bestaat uit twee delen, namelijk een debet- en een creditzijde. Beide maken onderdeel uit van een transactie en moeten altijd in evenwicht zijn. Hier komt de dubbele boekhouding om de hoek kijken. Dubbel boekhouden betekent dat er voor elke geregistreerde transactie altijd een bijbehorende debet- en creditboeking is.
Overigens hoeven er niet altijd twee regels te zijn. Meer mag ook, zolang je maar voor evenwicht zorgt.
Debet en credit: een praktijkvoorbeeld
Laten we een praktijkvoorbeeld gebruiken om debet en credit beter te begrijpen. Stel je voor dat jouw onderneming voor 5000 euro aan aandelen koopt. De transactie wordt vervolgens in de journaalpost geregistreerd als een ‘debet’ van 5000 euro op de voorraadrekening en als credit van de bankrekening. Dit zorgt voor evenwicht van beide zijdes en een financiële administratie die klopt als een bus.
Wat is een boekjaar en waarom is het relevant?
Een ander belangrijk element van een journaalpost die we graag benoemen is het zogeheten ‘boekjaar’. Dit is de periode van 12 maanden die een bedrijf gebruikt voor de boekhouding. Het registreren van transacties in het juiste fiscale jaar is belangrijk omdat je daarmee de regels van de Belastingdienst naleeft. Overigens kan het zowel een kalenderjaar als een speciaal boekjaar betreffen, dit verschilt per bedrijf.
De rol van het grootboek
Een journaalpost heeft nog een andere belangrijke functie. Bedrijven gebruiken het namelijk ook om een grootboek op te stellen. Dit is een uitgebreide boekhouding waarin alle financiële transacties van een bedrijf in een boekjaar worden vastgelegd en gecategoriseerd. Het grootboek bevat zeer relevante informatie, waaronder alle facturen die zijn verstuurd en ontvangen.
Waarom is nauwkeurigheid van levensbelang en hoe doe je dat?
Nauwkeurigheid te werk gaan is zeer belangrijk. Zodoende moet een journaalpost altijd op de juiste grootboekrekeningen en kostenplaatsen worden geboekt. Grootboekrekeningen zijn registraties van bepaalde soorten financiële transacties, zoals inkomsten en uitgaven. Kostenplaatsen zijn subsecties binnen het grootboek die bedrijven helpen de kosten per afdeling of project te volgen.
Grootboekrekening in de praktijk
Laten we wederom een praktijkvoorbeeld gebruiken. Stel je voor dat een bedrijf een grootboekrekening heeft voor alle salarissen en lonen van werknemers. Binnen deze rekening kan een kostenplaats voor een afdeling worden aangemaakt, zoals verkoop en marketing. Op die manier kan het bedrijf bijhouden hoeveel het uitgeeft aan salarissen en lonen voor elke afdeling.
Waarom zijn journaalposten en kostenplaatsen zo belangrijk?
Zowel journaalposten als kostenplaatsen geven bedrijven een duidelijk overzicht van hun financiële transacties. Deze informatie is van groot belang bij het nemen van belangrijke beslissingen op zakelijk gebied. Zo kun je op basis van die informatie bepalen in welke middelen je wilt investeren en waar je juist op moet bezuinigen. Door vast te stellen waar kosten te veel worden uitgegeven, zijn bedrijven in staat om hun activiteiten te optimaliseren én om hun winstgevendheid te verhogen.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
