Wat is een Inkoopverklaring? Uitleg en tips voor je boekhouding

In Nederland gelden een aantal Belastingregels als het om de inkoop gaat. Zo dien je in sommige situaties een zogeheten inkoopverklaring op te stellen. Wat houdt dit document in en waar moet je rekening mee houden? Wij zochten het voor je uit.

Klik hier voor meer informatie

Wat is een inkoopverklaring?

Soms komt het voor dat je bij één leverancier voor 500 euro of meer aan goederen inkoopt. In dat geval ben je verplicht om een zogeheten inkoopverklaring op te stellen. Daarmee toon je aan dat je de producten zonder BTW hebt gekocht. Vergeet dit document niet, want het is verplicht. Bovendien moet je de volgende gegevens altijd vermelden:

De datum waarop de goederen zijn geleverd
De naam en het adres van jouw bedrijf
De naam en het adres van de leverancier
Een heldere omschrijving van de goederen
De hoeveelheid goederen
Het factuurbedrag
Een verklaring waarin staat dat jouw leverancier over deze goederen geen btw als voorbelasting heeft afgetrokken.

Waarom is een inkoopverklaring belangrijk?

Of je nu kantoorspullen nodig hebt of grondstoffen wil kopen: een inkoopverklaring hoort erbij in het bedrijfsleven. Het bevestigt dat er tussen de koper en de leverancier een transactie heeft plaatsgevonden. Beide partijen zijn zich daarbij bewust van hun verplichtingen, namelijk het leveren van de gekochte goederen en het betalen van een geschikte prijs voor of na de levering. Simpel gezegd: dankzij deze verklaring weten bedrijven waar ze aan toe zijn.

Bewijs voor administratie
Een inkoopverklaring geef je aan de partij waar je de goederen aanschaft. Vervolgens is er alleen nog een handtekening nodig om de verklaring geldig te maken. Tip: maak altijd een kopie en bewaar het als bewijs in jou administratie. Hou daarnaast rekening met verschillende situaties. Zo kan het zijn dat je een gebruikt bedrijfsmiddel aanschaft bij een leverancier die de kleine ondernemersregeling (KOR) toepast. Er is dus geen sprake van btw aftrek, maar wel moet de ondernemer duidelijk aangeven dat de KOR is toegepast.

Bescherming tegen wanbetaling
Een inkoopverklaring helpt de koper ook om de voorraad bij te houden en de kasstroom te beheren. Je weet immers precies wat er is gekocht. En dankzij dit document is deze partij er zeker van zijn dat hij het juiste bedrag betaalt voor de ontvangen goederen. De inkoopverklaring is minstens zo belangrijk voor leveranciers. Het is een duidelijk bewijs dat er bestellingen hebben plaatsgevonden. Tevens bevat betalingsvoorwaarden die ervoor zorgen dat leveranciers op tijd betaald worden. Oftewel: door inkoopverklaring op te stellen beschermen leveranciers zich tegen wanbetaling en betalingsgeschillen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een inkoopverklaring?