Wat is een Inkoopfactuur? Uitleg en tips voor je boekhouding

Wie een eigen bedrijf heeft krijgt er iedere maand of misschien wel elke week mee te maken: een inkoopfactuur. Of wie weet ben je nieuw op dat vlak en wil je graag weten wat het inhoudt. Dan hebben we goed nieuws voor je: in dit artikel lees je alle ins- en outs over inkoop facturen.

Wat is een inkoopfactuur?

Een factuur is een document dat door een verkoper aan een koper wordt uitgereikt. Het vermeldt de geleverde producten of diensten, de overeengekomen prijs en eventuele belastingen of vergoedingen die van toepassing zijn. In feite is het een bewijs dat de transactie heeft plaatsgevonden. Je ontvangt een inkoopfactuur na een bestelling bij een of meerdere leveranciers. Ze sturen jou een document waarop staat wat je hebt gekocht en wat je nog moet betalen. Het is precies het tegenovergestelde van een verkoopfactuur, die je verstrekt aan leveranciers.

Klik hier voor meer informatie

Waarom is een inkoopfactuur belangrijk?

Goed beheer van (inkoop)facturen is belangrijk voor zowel kopers als verkopers. Voor de koper biedt het een overzicht van de ontvangen producten en diensten en de daarmee samenhangende kosten. Deze informatie is nodig om de uitgaven bij te houden en ervoor te zorgen dat er nauwkeurig en op tijd wordt betaald. Verkopers registreren aan de hand van facturen hun verkopen en de bijbehorende inkomsten. Tevens kun je met behulp van een inkoopfactuur alle voorraden registreren én heb je alle informatie voor de Belastingdienst overzichtelijk bij de hand.

Welke informatie bevat dit type factuur?

Wie weet heb je een inkoopfactuur ontvangen of verstuur je ze regelmatig. Zorg er voor dat je de juiste informatie vermeldt. De specifieke details van de factuur kunnen variëren, afhankelijk van de aard van de transactie en de betrokken partijen. Hoe dan ook bestaat een factuur meestal uit de volgende onderdelen:

Naam, adres en contactgegevens van de koper
Naam en adres van de ontvanger
Uniek factuurnummer
Datum waarop de factuur is uitgereikt
Beschrijving van de aangeboden producten en/of diensten
Hoeveelheid geleverde producten en/of diensten
De prijs voor de producten en/of diensten
Toepasselijke belastingen of vergoedingen
Betalingsvoorwaarden, inclusief vervaldatum en betalingsmethode.

Hoe gebruik je inkoopfacturen?

Inmiddels begrijp je wat een inkoopfactuur is en waarom het belangrijk is voor ondernemers. Maar hoe gebruik je het nu zo effectief mogelijk? Bij deze een aantal tips.

1 – Controleer de informatie op de factuur
Voordat je een factuur betaalt, is het heel belangrijk om te controleren of de verstrekte informatie juist is. Check bijvoorbeeld goed of de ontvangen producten en/of diensten overeenkomen met de factuur. Zorg ervoor dat het product is zoals beschreven en dat de overeengekomen prijs klopt. Klopt er iets niet? Neem dan contact op met de verkoper voor opheldering.

2 – Zorg voor een up-to-date administratie
Het regelmatig vastleggen van inkoopfacturen is zeer belangrijk voor een nauwkeurige boekhouding en belastingrapportage. Zet een eigen systeem op voor het bewaren van facturen, of het nu fysiek of digitaal is. En zorg ervoor dat ze gemakkelijk toegankelijk zijn als dat nodig is.

3 – Betaal op tijd
Facturen op tijd betalen is niet alleen belangrijk om goede zakenrelaties te onderhouden, maar ook om betalingsachterstanden en boetes te voorkomen. Zet een systeem op om vervaldata bij te houden. Noteer de informatie bijvoorbeeld in een Excel bestand. Ook belangrijk: betaal het liefst meteen, dan heb je het meteen gehad.

4 – Houd late betalingen bij
Helaas overkomt het veel ondernemers: betalingen die te laat worden voldaan. Daar kunnen allerlei redenen voor zijn. Neem hoe dan ook contact op met de verkoper of koper op om ervoor te zorgen dat het probleem wordt opgelost. Te late betalingen zijn schadelijk voor zakelijke relaties en leiden in het ergste geval tot extra kosten en juridische stappen. En dat moet je uiteraard proberen te voorkomen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een inkoopfactuur?