Het hebben van een eigen bedrijf is een complexe zaak. Als ondernemer weet je dit aar al te goed. Een van de zaken waar jouw bedrijf voor moet zorgen is het bijhouden van hun financiën. Dit houdt in dat alle aankopen die plaatsvinden nauwkeurig worden geregistreerd in documenten. Gelukkig is er een manier om dit te vereenvoudigen, namelijk het gebruik van een inkoopboek. Heb je geen idee wat dit is? In dit artikel leggen we graag uit wat het inhoudt en hoe je er de bedrijfsfinanciën mee organiseert.
Wat is een inkoopboek?
Je kunt een inkoopboek zien als een financieel document waarin je alle aankopen van een bedrijf vastlegt. Oftewel: een dossier waarin alle aankopen in chronologische volgorde te vinden zijn, inclusief de datum van aankoop, de naam van de koper en de beschrijving van de producten en/of diensten. Ook de hoeveelheid gekochte waar, de prijs en eventuele belastingen of kortingen staan als het goed is vermeld.
Waarom is een inkoopboek zo belangrijk?
Bijna elk bedrijf heeft een of meerdere inkoopboeken. En dat is natuurlijk niet zomaar. Zo is het een effectieve manier om alle uitgaven bij te houden. Door exact vast te leggen wat je hebt gekocht zie je vrij snel waar je teveel geld aan uitgeeft. Soms is het een goed idee om te bezuinigen. Deze stap bespaart jou veel geld, terwijl het bedrijf zelf er echt niet op achteruit hoeft te gaan.
Meer georganiseerd te werk
Het bijhouden van al je aankopen is niet de leukste taak ooit, daar willen we gewoon eerlijk over zijn. Toch is het belangrijk om te doen, aangezien het zorgt voor meer structuur. Natuurlijk is het wel zo handig om alle aankoopgegevens op één plek te bewaren. Daardoor raak je belangrijke informatie niet snel kwijt. Ook vind je informatie over specifieke aankopen in een handomdraai. En dat komt goed van pas wanneer je bijvoorbeeld een controle hebt van de Belastingdienst.
Meer financieel overzicht
Zoals gezegd is het inkoopboek een belangrijke bron van informatie bij het opstellen van financiële overzichten. Het document bevat gegevens over alle aankopen van je bedrijf, wat uitermate belangrijk is voor een nauwkeurige financiële verslaglegging. Met behulp van het inkoopboek ben jij zelf of een externe partij in staat om de financiële gezondheid van het bedrijf te beoordelen. En dat kan alleen met een nauwkeurig en volledig financieel overzicht, opgesteld op basis van het inkoopboek.
Ontdek mogelijke belastingaftrekposten
Het bijhouden van een overzicht van alle aankopen levert je mogelijk zelfs belastingvoordeel op. Door goed te kijken ontdek je mogelijk potentiële belastingaftrekposten. Dit betekent dat kosten van bijvoorbeeld aankopen als apparatuur af mag trekken op je belastingaangifte. En dat betekent maar één ding: je krijgt geld terug.
Zelf je boekhouding doen?
Overweeg je om zelf je boekhouding te gaan bijhouden? Wist je dat zelf je boekhouding doen helemaal niet moeilijk hoeft te zijn? Zorg er dan voor dat je deze 7 belangrijke stappen volgt.
In onze checklist zelf boekhouden vind je het stappenplan voor het opzetten van je boekhouding. Download het stappenplan gratis!
Zelf boekhouden in 7 stappen
-
Praktische boekhouding tips en tools voor starters en zzp’ers
-
Eenvoudig zelf je boekhouding opzetten
-
Stap-voor-stap zelf boekhouden
-
Handige tools en apps
-
Hoe je eenvoudig kunt factureren
-
Hoe je een compleet overzicht heb van je boekhouding
-
Inclusief BTW-aangifte
Hoe stel je een inkoopboek samen?
Het zelf samenstellen van een inkoopboek is niet heel ingewikkeld, maar je moet wel een aantal stappen doorlopen. Wij hebben ze even voor jou op een rijtje gezet:
1 – Kies de vorm waarin je de informatie wil bewaren
Kies ten eerste het formaat van je inkoopboek. Daarbij heb je de keuze tussen een fysieke variant of software om een digitaal inkoopboek te maken.
2 – Leg alle aankopen vast
De meest belangrijke stap is het vastleggen van alle aankopen in je inkoopboek. Dat spreekt voor zich. Door aankopen zo snel mogelijk na de aankoop te registreren, zorg je voor een nauwkeurige en actuele registratie.
3 – Bedenk welke informatie je wilt opnemen
Vervolgens is het tijd om te beslissen welke informatie je in het inkoopboek opneemt. Vermeld in elk geval de datum van een specifieke aankoop, de naam van de leverancier en een beschrijving van de gekochte producten of diensten Verwerk ook de hoeveelheid, de prijs en eventueel toegepaste belastingen of kortingen.
4 – Maak kolommen om informatie overzichtelijk te maken
Heb je alle informatie verzameld? Verwerk het dan op een overzichtelijke manier. Zo raden we aan om een kolom te maken voor een fysiek document. Bij software is het vaak mogelijk om een sjabloon te maken voor alle informatie die je nodig hebt.
Tips voor het gebruik van een inkoopboek
Heb je inmiddels een eigen inkoopboek? Hou het dan goed op orde. Zo moet de informatie actueel zijn. Zorg ervoor dat je je aankopen zo snel mogelijk nadat je ze hebt gedaan in je inkoopboek noteert. En werp regelmatig even een blik op het document. Door dit te doen spoor je fouten vroegtijdig op en zorg je er voor dat de financiële administratie honderd procent klopt.
Identificeer gebieden om mogelijk op te bezuinigen
Gebruik je inkoopgrootboek om alle uitgaven te controleren en om bepaalde gebieden te ontdekken waar je mogelijk op kunt bezuinigen. Op die manier verbeter je de winstgevendheid en de bedrijfsresultaten. Een win-win situatie dus.
Gebruik het inkoopboek voor financieel overzicht
Gebruik het inkoopboek om financiële overzichten op te stellen, zoals winst- en verliesrekeningen en balansen. Op die manier zie je al snel of het bedrijf financieel gezond is. Ook wordt het nemen van zakelijke beslissingen en het doen van investeringen een stuk eenvoudiger wanneer je over de juiste informatie beschikt.
Kies voor digitaal
Overweeg het gebruik van een digitale variant van een inkoopboek, zoals een spreadsheet of boekhoudsoftware. Het is een eenvoudige manier om aankopen bij te houden. En daardoor is jouw administratie altijd accuraat en up-to-date. Heel handig!
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.