Inkoopbeheer is een vast onderdeel van het bedrijfsbeleid. Het voeren van een correcte administratie waarin alle (financiële) gegevens nauwkeurig worden bijgehouden hoort daarbij. Inkoopdocumenten maken deel uit van de zogeheten inkoopadministratie. Wat houdt dit precies in? Laten we er snel een naar kijken!
Wat is een inkoopadministratie?
De naam verraadt het al een beetje: de inkoopadministratie bevat alle documenten en informatie die betrekking hebben op het inkoopproces. Denk bijvoorbeeld aan inkooporders, contracten, informatie over de leverancier(s) en facturen. Het effectief bijhouden van alle gegevens is een taak van het bedrijf zelf. Gegevens die zeker niet mogen ontbreken zijn onder andere:
- De details van de bestelling, zoals de inkooporders
- De naam van de leverancier(s)
- De betalingsvoorwaarden
Hulp nodig? Schakel een boekhouder in
Doorgaans neemt de inkoopafdeling deze taak op zijn rekening. Wanneer er echter te weinig tijd is om het zelf uit te voeren doet een boekhouder het graag. Die heeft ervaring verstand van zaken en weet precies uit welke onderdelen de inkoopadministratie moet bestaan.
Uit welke onderdelen bestaat de inkoopadministratie?
Misschien vraag je je nu af: ‘maar uit welke onderdelen bestaat de inkoopadministratie dan?’. Laten we ze eens op een rijtje zetten:
Inkooporders
Dit zijn alle documenten waarmee een bedrijf producten en/of diensten bestelt bij een leverancier.
Informatie over de leverancier(s)
Een uitgebreide en actuele leveranciersdatabase maakt deel uit van effectief inkoopbeheer. Alle informatie over leverancier(s) dient nauwkeurig te worden bijgehouden, variërend van contactgegevens tot contracten en eventuele certificaten. Besteed hier als bedrijf, instelling of organisatie voldoende aandacht aan. Alleen dan ben je in staat om snel en efficiënt te communiceren met jouw leverancier(s). Ook is het op basis van een goede database mogelijk om contracten te beheren én om de prestaties van de leverancier(s) te controleren en te evalueren.
Facturen
Het is zeer belangrijk om alle inkoopfacturen te verwerken en te beheren in de inkoopadministratie. Dit betreft zowel de ontvangst als de verwering, verificatie en betaling. Vergeet niet om de facturen regelmatig te vergelijke met de inkooporders en ontvangstbewijzen om te zien of alles klopt. Het is immers niet de bedoeling dat er dubbele betalingen worden gedaan!
Contracten
Contracten zijn een ander essentieel onderdeel van de inkoopadministratie. Simpel gezegd zijn dit juridisch bindende overeenkomsten tussen een bedrijf en haar leveranciers. In een inkoopcontract vind je alle afspraken die tussen de partijen zijn gemaakt. Het zorgt er voor dat aan alle contractuele verplichtingen wordt voldaan en dat er geen juridische problemen ontstaan door het ontbreken van bepaalde informatie.
Tot slot: waarom een nauwkeurige inkoopadministratie zeer belangrijk is
Het bijhouden van alle inkoopdocumenten en bijbehorende gegevens dient op een nauwkeurige manier plaats vinden. Dit geeft een bedrijf of organisatie waardevolle inzichten over alle inkoopactiviteiten die plaatsvinden. Zo krijg je een compleet beeld van de inkoopkosten en de uitgavenpatronen. Ook zie je vrij snel hoe een bepaalde leverancier presteert. En op basis van die informatie kun je bepaalde zakelijke beslissingen nemen, bijvoorbeeld het verbeteren van bepaalde inkoopstrategieën. En ook niet onbelangrijk is dat je dankzij een nauwkeurige administratie fouten als dubbele betalingen en verkeerde bestellingen voorkomt. Op die manier voorkom je dus onnodige kosten en tijdverlies. Wel zo fijn!
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
