Facturen versturen en ontvangen hoort bij het bedrijfsproces. Wie eens goed kijkt naar dit document ziet dat het uit verschillende onderdelen bestaat. Een daarvan is de factuurregel. Wat is het precies en waar bestaat het uit? Je leest het antwoord in dit artikel.
Wat is een factuurregel?
Een factuurregel geeft gedetailleerde informatie over het product of de dienst die geleverd en gefactureerd wordt. Het is een belangrijk onderdeel van de factuur, aangezien je door de Belastingdienst verplicht bent om bepaalde informatie te vermelden. Denk aan het volgende:
- Een beschrijving van de geleverde producten en/of diensten
- Het netto bedrag per uur of stukprijs
- De aantallen
- De berekening
- Het BTW tarief
Controleer de factuurregels meerdere keren
Heb je een factuur opgesteld? Controleer de factuurregels dan meerdere keren om er zeker van te zijn dat alles klopt. En andersom geldt natuurlijk ook dat de prijs voor de ontvangen producten en/of diensten klopt.
Waarom is een beknopte beschrijving belangrijk?
Laten we eens verder duiken in het fenomeen ‘factuurregel’ en het opsplitsen in verschillende elementen. Het eerste deel van de factuurregel is de beschrijving van het gefactureerde artikel. Dit moet een duidelijke en beknopte beschrijving zijn van het product of de dienst die je hebt verstuurd of ontvangen. Deze beschrijving moet zo gedetailleerd zijn dat jij of de klant gemakkelijk kunt vaststellen wat er in rekening wordt gebracht.
Praktijkvoorbeeld: geleverde diensten/producten
Laten we een praktijkvoorbeeld gebruiken. Stel je voor dat jouw fiets onlangs is gerepareerd. In dat geval moet de beschrijving informatie bevatten over het soort reparatie, het merk fiets en de datum waarop de reparatie is gedaan. Deze informatie zorgt er voor dat de factuur juist is en dat je de beschreven diensten hebt verricht of ontvangen.
Controleer de hoeveelheid
Het tweede onderdeel van de factuurregel is de hoeveelheid. Dit verwijst naar het aantal producten of het aantal diensten dat je hebt verstuurd of ontvangen. Controleer altijd of de hoeveelheid die op de factuur staat juist is. Als bedrijf wil je niet teveel versturen en verrekenen aan klanten. En als klant wil je niet teveel ontvangen en betalen, dat spreekt voor zich. Wanneer je meer dan één product of dienst hebt verstuurd of ontvangen, controleer dan of de vermelde hoeveelheden overeenkomen met de hoeveelheden die zijn verzonden of ontvangen.
De eenheidsprijs
De derde regel van de factuur is de eenheidsprijs. Dit heeft betrekking op de prijs van het gefactureerde artikel of de dienst. Wanneer je bijvoorbeeld 5 gereedschapsonderdelen hebt ontvangen voor 5 euro per stuk, dan is de eenheidsprijs 5 euro. Het is dus de prij per stuk. En dit is heel belangrijk, omdat je daarmee het totale bedrag kunt berekenen dat voor een product of dienst in rekening wordt gebracht.
Het totaal in rekening gebrachte bedrag
Het vierde en laatste deel van de factuurregel is het totale in rekening gebrachte bedrag. Dit zijn de totale kosten van de producten en/of diensten die je factureert, inclusief belastingen en kosten. Het is belangrijk te controleren of het gefactureerde totaalbedrag juist is en overeenkomt met de hoeveelheden en eenheidskosten die op de factuur staan.
Meer weten over facturen maken als ZZP’er?
Als ZZP’er wil je graag eenvoudig facturen maken en verwerken. In Excel maak je al vrij snel foutjes en wordt het niet overzichtelijk zodra het aantal facturen groeit.
Wist je bijvoorbeeld dat je 2 keer sneller factureert met een factuurprogramma ten opzichte van Excel?
Juist, het is dus tijd voor een makkelijkere oplossing: een factuurprogramma. Maar hoe vind je de juiste tool met de functies die jij echt nodig hebt? Er zijn een aantal checks die je hierbij helpen.
Door deze vragen te beantwoorden, is het kiezen van de beste software een stuk eenvoudiger. Met deze checklist weet je zeker dat jouw factuurprogramma voldoet aan je wensen. Download hier de checklist!
Checklist: kies het beste factuurprogramma
-
Hoe je facturen kunt versturen
-
Hoe je betalingen sneller en makkelijk verwerkt
-
Hoe je facturen en bonnetjes eenvoudig kan verwerken
-
Welke handige functies voor jou echt belangrijk zijn
-
Inzicht in de mogelijkheden van factuurprogramma’s
-
Functies kiezen die voor jou belangrijk zijn
-
Hoe je tijd bespaart op administratieve handelingen
Wat te doen als de factuurregels niet kloppen?
Soms kan het zijn dat bepaalde onderdelen van de factuurregel niet kloppen, zoals onjuiste hoeveelheden of eenheidskosten. Fouten maken is menselijk, maar los het probleem zo snel mogelijk op. Heb je zelf een foutieve factuur ontvangen? Neem dan contact op met de verkoper of leverancier en vraag om uitleg of correctie van de factuur. Het is verstandig om factuurproblemen vroeg op te lossen, om grotere problemen in de toekomst te voorkomen.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.