De kans is best groot dat je er wel eens een hebt verstuurd of ontvangen: een factuur. Dit is een document dat een bedrijf aan een klant of leverancier stuurt om hem kosten in rekening te brengen voor geleverde goederen of diensten. Het bedrag op de factuur is de hoeveelheid geld die aan het bedrijf moet worden betaald voor het product of de dienst die de klant heeft ontvangen. We spreken in dat geval van het ‘factuurbedrag’. Laten we er eens uitgebreid naar kijken.
Wat is een factuurbedrag?
Facturen spelen in het bedrijfsleven een zeer belangrijke rol om ervoor te zorgen dat het bedrijf betaald wordt voor de geleverde diensten of producten. Het factuurbedrag is een belangrijk onderdeel van het factureringsproces, want is het geld dat de klant of klanten moeten betalen aan de onderneming.
Hoe wordt een factuurbedrag berekend?
Een factuurbedrag wordt meestal berekend door de kosten van alle door de klant ontvangen producten of diensten bij elkaar op te tellen. Dit betreft vaak de kosten van het product zelf omvatten, maar ook bijkomende kosten zoals verzending en afhandeling. Soms wordt er over het factuurbedrag belasting geheven. Denk bijvoorbeeld aan de omzetbelasting of de BTW. De hoogte van de belasting verschilt en is onder andere afhankelijk van de locatie van het bedrijf en het soort product of dienst dat geleverd wordt.
Welke gegevens moeten er op een factuur staan?
Zodra het factuurbedrag is berekend, is het tijd om het document per e-mail of post naar de klant te sturen. De meeste facturen worden tegenwoordig digitaal verstuurd. Let er op dat je een aantal belangrijke gegevens op de factuur zet. We helpen je graag een handje en zetten ze even voor jou op een rij:
- De naam en het volledige adres van de verkoper
- Het factuurnummer
- Het factuurbedrag
- De factuurdatum
- De datum waarop de producten en/of diensten zijn geleverd
Waarom is het versturen van een nauwkeurige factuur belangrijk?
Het is belangrijk dat een bedrijf een overzichtelijke en nauwkeurige factuur verstuurd, inclusief bovenstaande gegevens. Dit voorkomt verwarrende situaties en geschillen. Want wees eerlijk: geen enkel bedrijf wil in conflict komen met klant(en).
Meer weten over facturen maken als ZZP’er?
Als ZZP’er wil je graag eenvoudig facturen maken en verwerken. In Excel maak je al vrij snel foutjes en wordt het niet overzichtelijk zodra het aantal facturen groeit.
Wist je bijvoorbeeld dat je 2 keer sneller factureert met een factuurprogramma ten opzichte van Excel?
Juist, het is dus tijd voor een makkelijkere oplossing: een factuurprogramma. Maar hoe vind je de juiste tool met de functies die jij echt nodig hebt? Er zijn een aantal checks die je hierbij helpen.
Door deze vragen te beantwoorden, is het kiezen van de beste software een stuk eenvoudiger. Met deze checklist weet je zeker dat jouw factuurprogramma voldoet aan je wensen. Download hier de checklist!
Checklist: kies het beste factuurprogramma
-
Hoe je facturen kunt versturen
-
Hoe je betalingen sneller en makkelijk verwerkt
-
Hoe je facturen en bonnetjes eenvoudig kan verwerken
-
Welke handige functies voor jou echt belangrijk zijn
-
Inzicht in de mogelijkheden van factuurprogramma’s
-
Functies kiezen die voor jou belangrijk zijn
-
Hoe je tijd bespaart op administratieve handelingen
Wat moet de klant doen als er iets onduidelijk is?
De klant zelf heeft natuurlijk ook een bepaalde verantwoordelijk. Hij of zij moet de factuur goed lezen en begrijpen wat er precies in rekening wordt gebracht. Is er iets onduidelijk? Dan moet de klant contact opnemen met de verkoper(s). Dit is extra belangrijk wanneer er sprake is van fouten bij de op de factuur vermelde bedragen.
Is het mogelijk om korting te krijgen op een factuurbedrag?
Soms heeft een klant geluk en biedt een bedrijf kortingen of promoties aan om het factuurbedrag te verlagen. Dit is een effectieve methode om klanten hun facturen sneller te doen betalen. Zo komt het voor dat een bedrijf korting geeft as een klant binnen 30 betaald. Ook zogeheten ‘bulkkortingen’ komen voor en verlagen het factuurbedrag aanzienlijk. Dit houdt in dat een klant korting krijgt als hij of zij grote hoeveelheden afneemt. Het is een stimulans om meer te kopen en tegelijkertijd genereert een bedrijf er meer inkomsten mee. Twee vliegen in één klap dus!
Wat als een klant het factuurbedrag niet kan voldoen?
Helaas lukt het niet iedereen om een factuur op tijd te betalen. We leven in dure tijden en misschien zit iemand krap bij kas. Wanneer de klant hierover communiceert, zou je als bedrijf een betalingsplan of financieringsopties voor kunnen stellen. Daardoor betaalt een klant bijvoorbeeld wel het factuurbedrag, maar dan in delen. Dit is een optie wanneer een klant een hoog factuurbedrag niet in één keer kan voldoen. Hopelijk kom je er samen uit!
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.