Het is een beetje een open deur, maar het is belangrijk dat een bedrijf financieel gezond is. Helaas is dat in de praktijk niet altijd zo. Niet elke onderneming heeft bijvoorbeeld een goede debiteurenadministratie. Daardoor is niet altijd duidelijk hoeveel geld een bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. En andersom weet een onderneming vanwege een gebrekkige financiële administratie niet hoeveel schulden het heeft. Kortom: hoog tijd om meer aandacht te besteden aan debiteurenadministratie. Wat houdt het precies in en waar moet je rekening mee houden?
Wat is de betekenis van debiteuren?
Debiteuren is een term die gebruikt wordt om het geld te beschrijven dat een bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. Het te ontvangen bedrag meestal het resultaat van een verkoop van goederen of diensten aan een consument die nog niet betaald heeft voor wat hij of zij gekregen heeft. In boekhoudkundige termen worden debiteuren beschouwd als een kortetermijnschuld, omdat het geld naar verwachting vrij snel zal worden ontvangen.
Debiteuren in de praktijk
Laten we even een praktijkvoorbeeld gebruiken. Stel je voor dat een bedrijf bijvoorbeeld een product op krediet verkoopt aan een klant. In dat geval wordt het bedrag van die verkoop in de administratie geboekt als een vordering. De klant heeft daarna een bepaalde hoeveelheid tijd, meestal 30 tot 60 dagen, om het artikel te betalen. Wanneer de klant voor het product betaalt, wordt de vordering ingeboekt als betaald.
Wat is het belang van debiteuren?
Debiteuren zijn om verschillende redenen een essentieel onderdeel van de financiële gezondheid van een bedrijf. Op korte termijn is het een bron van geld die kan worden gebruikt om uitgaven te betalen, nieuwe diensten of producten aan te schaffen of om diverse andere uitgaven te dekken. Dit komt omdat organisaties gewoonlijk binnen een korte periode, meestal 30 tot 60 dagen, een betaling ontvangen.
Betere financiële administratie
Ten tweede is het verwerken van debiteuren in de administratie een manier om bij te houden hoeveel saldo er beschikbaar is. De gegevens van klanten kunnen gebruikt worden om de financiële administratie van een bedrijf aan te passen en/of te verbeteren. Zo zijn er misschien wel betere terugbetalingsvoorwaarden voor klanten nodig. En voor klanten pakt het goed uit wanneer een bedrijf korting aanbiedt voor vroege betalingen.
Tips om efficiënt om te gaan met debiteuren
Het beheer van vorderingen is een integraal onderdeel van de financiële administratie van elke organisatie. Om efficiënt om te gaan met debiteuren is het essentieel om een systeem te hebben waarmee je de hoeveelheid geld die je verschuldigd bent kunt bijhouden. Dit is minder lastig dan het klinkt. Bij deze een aantal tips:
Tip 1: Ontwikkel een beleid voor rapportage
Voor bedrijven is het belangrijk om een beleid voor debiteuren te ontwikkelen, inclusief eventuele kortingen voor vroege betaling en de afwikkeling. Bedenk bijvoorbeeld goed welke stappen je gaat nemen als de klant zijn of haar factuur niet op tijd betaald.
Tip 2: Betaal rekeningen onmiddellijk
Moet je een of meerdere rekeningen betalen? Voldoe de factuur dan zo snel mogelijk. Dit voorkomt achterstallige betalingen.
Tip 3: Controleer rekeningen regelmatig
Controleer debiteuren regelmatig. Daardoor signaleer je eventuele problemen vroegtijdig, waardoor je sneller actie kunt ondernemen.
Tip 4: Laat klanten zo snel mogelijk weten dat er sprake is van achterstallige rekeningen
Misschien heb je een of meerdere klanten met achterstallige rekeningen. Niet fijn voor jou en de klant. Soms is de klant simpelweg een betaling vergeten en is er geen sprake van opzet. Aan jou de taak om te laten weten dat er nog een factuur openstaat. Schrijf een vriendelijk en net bericht, dan is de kans groot dat jouw factuur zo snel mogelijk wordt voldaan.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
