Wat is een Boekstuk? Uitleg en tips voor je boekhouding

Bij iedere vorm van de boekhouding krijg je te maken met een boekstuk. Je kunt daarom de administratie niet zomaar uitvoeren zonder dat je weet wat je hiervoor nodig hebt. Dit stuk is eigenlijk het onderliggende document dat hoort bij een boeking. Dit kunnen veel verschillende documenten zijn, maar moeten wel altijd mee geleverd worden om de boekhouding te kunnen verantwoorden. Je kunt hiermee altijd terugvinden op basis van welke factuur of welke bon de boeking is gedaan.

Een boekhouding dient altijd overzichtelijk en correct te zijn. Het heeft immers direct betrekking op de financiële situatie van een bedrijf. Wanneer de Belastingdienst aanklopt voor een controle wil je niet met foute gegevens aankomen. Het toevoegen van een zogeheten boekstuk maakt een administratie extra overzichtelijk. Wat is het precies en hoe voeg je het toe aan de boekhouding? De antwoorden vind je in dit artikel.

Klik hier voor meer informatie

Wat is een boekstuk?

Het is belangrijk dat je iedere boeking toevoegt aan de boekhouding. Heb je hier te weinig kennis of tijd voor? Dan raden we aan om een boekhouder in te schakelen. Bij elke boeking hoort een onderliggend document, zoals een factuur of bonnetje. We noemen dit het ‘boekstuk’. Het is een onderdeel van de financiële administratie die je altijd moet invoeren om het overzicht te bewaren.

Gegevens gemakkelijk terugvinden

Een boekstuk is zeer nuttig omdat je op basis van de bon of het factuur de bijbehorende boeking eenvoudig kunt terugvinden. Je zult jezelf nog dankbaar zijn als de boekhouding gecontroleerd wordt. Alle gegevens zijn dankzij het boekstuk eenvoudig terug te vinden. Ook bij een controle van de Belastingdienst heb je altijd een auditfile die honderd procent klopt.

Boekstuk: een klein praktijkvoorbeeld

Laten we even een praktijkvoorbeeld gebruiken waarin een boekstuk voorkomt. Stel je voor dat je een factuur ontvangt. In dat geval boek je die in jouw financiële administratie, samen met de mutatie.

Een boekstuk kent verschillende manieren

Een boekstuk moet daarom altijd ingevoerd worden in de financiële administratie. Dit geldt voor iedere boeking die je doet. Je hebt hierdoor een goed overzicht van de inkomsten en uitgaven, wat voor jouw eigen controle een goede basis is. Ook heb je direct een kloppende auditfile tot jouw beschikking, waardoor een controle van de Belastingdienst ook geen probleem meer is. Alle inkoop- en verkoopfacturen en bankafschriften behoren tot deze documenten. Er bestaan daarnaast nog veel andere boekstukken, welke je erbij kunt stoppen. Je kunt hier ook naar gaan kijken voordat je met de boekhouding aan de slag gaat.

Ook stukken in te voeren die minder worden gebruikt

Zo worden memoriaal boekstukken niet vaak gebruikt door bedrijven. Bij dit boekstuk maak je een boeking aan in een dagboek, waarna e de voorraadmutaties kunt verwerken. Het onderliggende stuk is de magazijnbon, waarop alle gegevens staan vermeld. Hierdoor kun je de voorraden eenvoudig invoeren en ben je verzekerd van een goede administratie. Bij een boekhoudprogramma is dit eenvoudig in te voeren, waarna alle eindcijfers berekend kunnen worden. Ook worden de nummers direct bijgevoegd, waardoor je nergens meer omkijken naar hebt. Zorg er daarom voor dat je altijd alle stukken bij de hand hebt, waardoor een boekhoudprogramma ze direct door kan gaan voeren in het bestand.

Wat voor soorten boekstukken bestaan er?

Vrijwel iedere ondernemer krijgt te maken met boekstukken. Er bestaan verschillende varianten van. Al eerder noemden we het bonnetje, maar ook inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, kasboeken, offerte en contracten vallen binnen deze categorie. Bijna elk bedrijf gebruikt deze boekstukken. Sommige varianten zijn echter uitzonderlijk, zoals de ‘memoriale boekstukken’. Deze zijn specifiek bedoeld voor een zogeheten ‘memoriaal dagboek’. Daarmee verwerk je bijvoorbeeld voorraadmutaties. Op de magazijnbon staan de gegevens van de voorraad die je in wil voeren. Voeg het als een boekstuk toe aan de financiële administratie om alle voorraadgegevens later terug te vinden.

Boekstukken en boekhoudsoftware

Tegenwoordig maken boekstukken vaak onderdeel uit van een digitale boekhoudsoftware. Zo hoef je nooit meer facturen en bonnetjes te bewaren in een map. In plaats daarvan staat alles overzichtelijk online. Kies altijd voor een boekhoudpakket die het invoeren van boekstukken heel eenvoudig maakt. En zorg er voor dat je altijd een back-up hebt. Stel je voor dat je stopt met het boekhoudprogramma. In dat geval ben je niet meteen al jouw boekhoudgegevens kwijt. Wel zo fijn!

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een boekstuk?