Wat is e-Boekhouden? Uitleg en tips voor je boekhouding

Boekhouden, oftewel het bijhouden van de financiële administratie van een bedrijf, bestaat al eeuwenlang. Het is echter pas sinds kort dat het beheer van boekhoudkundige gegevens plaatsvindt via software op de computer. Ook financiële transacties worden vandaag de dag nauwkeurig bijgehouden via e-boekhouden. Hoe werkt dit precies en op welke manieren is het gunstig voor bedrijven? Je leest de antwoorden in ons artikel.

Wat is e-boekhouden?

Steeds meer bedrijven willen hun financiële processen automatiseren en efficiënter maken. Dit is goed voor het overzicht, de nauwkeurigheid en de transparantie. Elektronisch boekhouden is een manier om dit voor elkaar te krijgen. Het staat bekend als ‘e-boekhouden’ en betreft alle technologieën die worden gebruikt om de financiële administratie uit te voeren. Zo kun je als ondernemer speciale software gebruiken om facturen te maken en op te sturen. Bekende programma’s zijn bijvoorbeeld:

Ficsus.nl
e-Boekhouden.nl
Moneybird
AFAS SB+
Gripp
DigiBTW
MoneyMonk
MyFinance
Silvasoft

Klik hier voor meer informatie

Wat is het voordeel van digitale boekhoudsoftware?

Bovenstaande software is niet alleen uiterst geschikt om facturen mee te maken, maar ook om allerlei routinematige taken op het gebied van boekhouden te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van klanten die wel en niet hebben betaald. Ook is het mogelijk om alle facturen in dergelijke software veilig op te slaan. Deze digitale hulpmiddelen verkleinen de kans op fouten en maken de financiële administratie nauwkeuriger en vollediger dan ooit. In dat opzicht mag elektronisch boekhouden best ‘revolutionair’ worden genoemd.

Veel tijdwinst dankzij e-boekhouden

E-boekhouden vermindert de tijd en moeite die normaliter nodig is voor het bijhouden van de boekhouding aanzienlijk. Ga maar na: traditioneel boekhouden vereist vaak handmatige invoer, wat zowel tijdrovend als foutgevoelig is. Digitale hulpmiddelen en technologieën automatiseren deze taak en zorgen voor veel tijdwinst. En dit geeft bedrijven de ruimte om zich te richten op andere zaken.

Financiële prestaties sneller duidelijk

Een digitale boekhouding brengt de financiële prestaties van een bedrijf sneller in kaart dan ooit. Zo leveren veel softwareprogramma’s real-time gegevens over financiële transacties, waardoor bedrijven snel trends herkennen en alle kosten kunnen bijhouden. Daardoor zijn ze in staat om snellere en betere beslissingen te nemen over investeringen, uitgaven en andere financiële zaken.

Wat zijn de risico’s van e-boekhouden?

Ondanks de vele voordelen brengt e-boekhouden ook risico’s met zich mee. Wees je daar goed van bewust voordat je een software programma gaat gebruiken. Het waarborgen van de veiligheid en integriteit van financiële gegevens is een grote uitdaging. Feit is dat digitale technologieën en hulpmiddelen kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen en datalekken. Daardoor is de vertrouwelijkheid van financiële gegevens soms in gevaar. Ook kan persoonlijke informatie van bedrijven en/of klanten op straat belanden. Om deze risico’s aan te pakken moeten bedrijven passende maatregelen nemen om hun financiële gegevens te beschermen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik sterke wachtwoorden, het versleutelen van gevoelige gegevens en het implementeren van uitgebreide procedures voor back-up en gegevensherstel.

Waarom moet je medewerkers toch een boekhoudkundige opleiding/cursus geven?

Er is nog een ander belangrijk punt die we willen benoemen. Hoewel digitale hulpmiddelen tegenwoordig veel boekhoudkundige taken automatiseren, veroorzaken ze soms ook fouten en inconsistenties. Zo is het nog altijd aan de mens om gegevens op een correcte manier in te vullen. Maar wanneer dat niet op de juiste wijze gebeurt, wordt de nauwkeurigheid van financiële overzichten en rapporten aangetast. Zodoende dienen bedrijven medewerkers altijd een boekhoudkundige opleiding te geven. Dit zorgt voor kennis van zaken en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.

Inschakelen van boekhouder en/of accountant

Is het niet mogelijk om medewerkers een boekhoudkundige cursus te laten volgen? Een andere optie is het inschakelen van externe boekhouders en/of accountants. Hoe dan ook is het van groot belang om de boekhouding door een deskundige te laten doen, of dat nu digitaal of met de hand gebeurt. Hij of zij voert interne controles en beoordelingsprocessen uit om de financiële administratie 100 procent waterdicht te laten zijn.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is e-boekhouden?