Wat is deponering bij de KvK?

Veel ondernemingen in Nederland zijn verplicht om een jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor een eenmanszaak geldt dit niet, maar bijvoorbeeld wel voor een besloten en naamloos vennootschap. Misschien heb je geen idee wat dit precies betekent. Wij helpen je graag op weg in de complexe wereld van de boekhouding. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over een deponering bij de KVK.

Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening is niets anders dan een financieel overzicht. Dit belangrijke document geeft informatie over de activa, passiva, inkomsten, uitgaven, winst, in- en uitgaande kasstromen en andere belangrijke financiële informatie. Deze informatie is zeer belangrijk voor belanghebbenden van het bedrijf, zoals aandeelhouders, schuldeisers en toezichthouders, om de financiële positie van het bedrijf te beoordelen en om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.

Klik hier voor meer informatie

Deze belangrijke begrippen vind je terug in de jaarrekening

Laten we even kijken naar de betekenis van de bovengenoemde begrippen:

Balans: Geeft een momentopname van de financiële positie van een bedrijf en toont de activa, passiva en het eigen vermogen.
Resultatenrekening: Bevat informatie over de inkomsten en uitgaven van een bedrijf over een bepaalde periode, zodat belanghebbenden de financiële positie van het bedrijf kunnen vaststellen.
Kasstroomoverzicht: Hierin vind je alle informatie over in- en uitgaande kasstromen van een bedrijf, zodat belanghebbenden de liquiditeit en financiële flexibiliteit van een bedrijf kunnen beoordelen.
Mutatieoverzicht van het eigen vermogen: Bevat informatie over de veranderingen in het eigen vermogen van een bedrijf binnen een bepaalde periode, inclusief de effecten van aandelentransacties. Denk bijvoorbeeld aan de uitgifte van nieuwe aandelen en dividendbetalingen.

Een deponering bij de KVK: wat betekent het?

Met een deponering bij de KVK bedoelen we dat de jaarrekening digitaal wordt gedeeld. Er geldt een wettelijke verplicht voor de ‘micro’, ‘klein’ en ‘middelgrote’ bedrijfsklassen. Dit type bedrijven zich verplicht om hun jaarrekening bij de KVK te deponeren:

Een besloten vennootschap
Een naamloos vennootschap
Een buitenlands vennootschap
Een coöperatie
Een stichting of vereniging die minstens 2 jaar lang een omzet hebben gehad van 4.4 miljoen euro
Een buitenlandse rechtspersoon die vestigingen in Nederland heeft. Dit rechtspersoon is ook verplicht om in het land van herkomst een jaarrekening te publiceren
Een VOF of een CV (commanditaire vennootschap) met buitenlandse kapitaalvennoten die het beheer in handen hebben

Waarom is er sprake van een wettelijke verplichting?

Deze wettelijke verplichting bestaat natuurlijk niet voor niets. De overheid wil graag dat iemand de financiële gegevens van bedrijven kan inzien wanneer hij of zij dat wil. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor een partij die mogelijk wil investeren in het bedrijf. Alle gegevens zorgen voor een compleet beeld van de financiële situatie en of een onderneming wel of niet rendabel is.

Tip: deel geen zeer gevoelige persoonlijke informatie

De jaarrekening van een bedrijf is in principe dus openbaar. Zodoende is het niet verstandig om al te gevoelige persoonlijke informatie te delen. De Kamer van Koophandel adviseert dan ook om voorzichtig te zijn met het delen van bijvoorbeeld handtekeningen en foto’s.

Hoe controleer je of het deponeren van de jaarrekening goed is verlopen?

Heb je jouw jaarrekening gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel? Controleer dan altijd even of dit op de juiste manier is verlopen. Dit kun je heel simpel doen door jouw KVK nummer of bedrijfsnummer in te vullen. Kijk ook even of het juiste boekjaar in de resultaten staat. Vanaf 2024 is het digitaal deponeren van de jaarrekening standaard. Momenteel sturen sommige bedrijven het nog in via de e-mail of post, maar die mogelijkheid gaat op korte termijn verdwijnen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.