Wat is de betalingsconditie?

Wanneer je te maken hebt met facturen, dan heb je ook direct te maken met de betalingsconditie. Dit is namelijk een belangrijk onderdeel van de factuur, waarin je de klant kenbaar maakt binnen welk termijn het bedrag voldaan moet worden. Hiervoor wordt niet alleen een termijn afgesproken, maar ook bepaalde betalingsvoorwaarden. Het is niet verplicht om te vermelden, maar het geeft alle partijen wel extra houvast indien er niet voldaan wordt aan de betalingsplicht vanuit de klant of een leverancier. Je moet daarom goed weten welke mogelijkheden er zijn en op welke manier je stappen kunt ondernemen bij verzuim.

De betalingsconditie verschilt per bedrijf

De betalingsconditie kan aangeven hoe iemand de betaling kan doen, binnen welk termijn dit gebeurt en met welke voorwaarden. Je kunt deze conditie onderaan de factuur plaatsen. De termijn die gehanteerd wordt, kan variëren tussen de 15 en 60 dagen. In enkele gevallen wordt een langer termijn gehanteerd. Wanneer er algemene voorwaarden op van toepassing zijn, dan moet de klant ook helder voor ogen hebben waar deze voorwaarden te vinden zijn. In dit geval kan er namelijk naar gekeken worden wanneer er problemen ontstaan. Ook deze voorwaarden kunnen voor jou van belang zijn.

wat is de betalingsconditie

De stappen na verzuim

Het kan namelijk zijn dat de klant of de leverancier verzuimt om aan de betalingsconditie te voldoen. Ondanks dat je het geld graag in handen wilt krijgen, is het verstandig om eerst een herinnering te sturen. Deze herinnering kan er namelijk voor zorgen dat de relatie met de klant goed blijft. Wanneer ook deze tijd verstrijkt, dan is het goed om een aanmaning te versturen. Dit is een dringender bericht, waarin een laatste kans wordt gegeven. Als ook dit niet werkt, kun je naar een incassobureau stappen. De kosten van het incassobureau moet je dan wel zelf betalen.

Welke soorten betalingscondities bestaan er?

Betalingscondities bestaan in allerlei vormen. Aan welke je moet voldoen hangt af van de gemaakte afspraken met de andere partij. Deze voorwaarden komen vaak voor:

1 – Volledige betaling vooraf
Zoals hierboven vermeld kunnen sommige bedrijven volledige betaling eisen voordat het werk begint. Dit is vaak het geval bij grotere projecten of transacties waar meer risico aan verbonden is. Je wilt als bedrijf immers geen wanbetaler(s) bij grote bedragen

2 – Gedeeltelijke betalingen
Bij dit type regeling staan bedrijven meestal gedeeltelijke betalingen toe gedurende de looptijd van het project. Dit vermindert de financiële last voor de klant en biedt ook enige zekerheid voor het bedrijf voor het geval het project niet wordt afgerond of dat het budget overschreden wordt.

3 – Progress billing
Progress billing is een soort gedeeltelijke betalingsregeling waarbij op gezette tijden (meestal maandelijks) facturen worden uitgeschreven op basis van de voortgang van het project. Het maakt doorgaans deel uit van een groot project op de lange termijn. Deze manier van werken zorgt er voor dat beide partijen op de hoogte blijven van de status van het project én dat betalingen tijdelijk worden gedaan.

4 – Escrow
Een escrow-rekening wordt opgezet om geld vast te houden totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Je komt het vaak tegen bij onroerend goed transacties om zowel kopers als verkopers te beschermen tegen fraude of wanbetaling. Pas wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, komt het geld uit de escrow vrij en ontvangt de juiste partij het op zijn of haar rekening.

Waarom is een betalingsconditie belangrijk?

Een betalingsconditie beschermt zowel bedrijven als consumenten door duidelijke verwachtingen te scheppen over wanneer en hoe er betaald zal worden. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen de voorwaarden begrijpen en ermee instemmen voordat ze een transactie of overeenkomst aangaan.

Waar moet je op letten bij het opstellen van betalingsvoorwaarden?

Bij het opstellen van betalingscondities zijn er enkele zaken waar je goed op moet letten. Ten eerste is er de betalingstermijn, die aangeeft wanneer betalingen verschuldigd zijn en hoe ze gedaan moeten worden. Hou dit in gedachten bij het specificeren van de betalingstermijn in een contract:

1 – De vervaldatum
Dit is de dag dat de betaling verschuldigd is. Het is belangrijk om een datum te prikken die realistisch en haalbaar is voor beide betrokken partijen.

2 – De wijze van betaling
Wordt er betaald via bankoverschrijving, cheque, of een andere methode? Zorg ervoor dat je details opneemt over hoe de betalingen moeten worden gedaan.

3 – Late betalingen
Wat gebeurt er als een betaling niet op tijd wordt gedaan? Wordt er rente of een andere boete in rekening gebracht? Zomaar wat vragen die je moet kunnen beantwoorden bij het opstellen van een contract. Zorg ervoor dat de informatie over (te laat) betalen in het contract staat, zodat beide partijen zich bewust zijn van de gevolgen van te late betaling.

4 – Annuleringsbeleid
Wat gebeurt er als een van beide partijen het contract wil annuleren? Zijn er annuleringskosten? Neem deze details op in het contract, zodat beide partijen zich bewust zijn van hun verplichtingen als ze besluiten de overeenkomst voortijdig te beëindigen. 5 – Wijzigingen
Het is altijd verstandig om een clausule op te nemen die het mogelijk maakt om wijzigingen aan te brengen in de betalingsvoorwaarden, mochten de omstandigheden later veranderen. Dit geeft beide partijen enige flexibiliteit en voorkomt geschillen op een later moment.

Lees ook het complete artikel voor een voorbeeld boekhouding.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

 

Gerelateerde artikelen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wil je meer uitleg of tips voor je boekhouding?